Облік виконання запасів

Запаси у процесі діяльності установи поступово вибувають, забезпечуючи безперервність останньої. Відповідно до сфер діяльності бюджетних установ та напрямків використання кінцевий рух запасів відбувається за такими напрямками:

· передача до структурних підрозділів для споживання (на кафедри, у відділення, до харчоблоків) тощо;

· втрати і нестача запасів (унаслідок стихійного лиха, крадіжок, природних втрат, загибелі тварин, молодняка тощо);

· реалізація (надлишкових запасів, продукції).

· Розробляючи заходи з організації обліку вибуття запасів, слід виокремити такі напрямки:

· визначення нормативної бази;

· організація процесу відпуску зі складу (комори) запасів;

· організація списання запасів;

· розробка облікових номенклатур;

· вибір носіїв облікової інформації;

· розробка графіків документообігу;

· організація норм запасів.

До нормативних документів, що регулюють зазначений складовий напрям обліку запасів, належить більшість із наведених у підрозд. 6.1, тому доповнимо цей список Інструкцією про застосування норм природних втрат медикаментів, вати і медичних пиявок в аптеках, норм втрат скляного аптечного посуду на аптечних складах, фармацевтичних складах.

Організація норм запасів починається з вивчення споживання матеріалів, медикаментів, продуктів харчування та інших запасів. Норми розробляються як установою безпосередньо, так і зовнішніми суб’єктами регламентації — центральними органами виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю. Так, норми харчування одного хворого визначає Інститут харчування Міністерства охорони здоров’я стосовно дієтичних столів, у грошовому та натуральному виразі на 1 день. Норми лікарських засобів визначаються відповідно до методологічної форми та традиційної лікувальної схеми на одного хворого. Норми інших матеріалів регламентуються внутрішніми нормативними актами установи і встановлюються з розрахунку на один структурний підрозділ, одну обслуговуючу одиницю тощо.

Відповідно до встановлених норм на певну одиницю з урахуванням кількості чи обсягу послуг, об’єктів обслуговування тощо, планується загальний обсяг запасів на наступний звітний період. Зазначена робота є підготовчою до складання кошторису, а розрахунки за відповідними видами запасів в розрізі статей економічної класифікації видатків додаються до проекту кошторису у вигляді документації з функцією обґрунтування.

У роботі з визначення необхідних обсягів запасів бере участь плановий та бухгалтерський відділи, а також відділ матеріально-технічного забезпечення. Представники бухгалтерської служби, залучені до цієї роботи, повинні регулювати процес розробки планів і норм з двох позицій:

· по-перше, забезпечення установи достатнім обсягом матеріальних запасів для безперервного, якісного її функціонування;

· по-друге, запобігання неефектному використанню бюджетних коштів через неефективні (надмірні чи непотрібні) закупівлі матеріальних запасів.

Для організації процесу відпуску зі складу (комори) запасів необхідне впорядкування схеми «отримання — видачі» запасів, дотримання при відпуску попередньо встановлених лімітів, забезпечення особи, що здійснює відпуск запасів, інформацією про осіб, на яких покладено функції з отримання для структурних підрозділів запасів (підрозділ, посада, підпис).

Видача запасів зі складу має здійснюватись у встановлені години упродовж робочого дня. Для раціональної організації приймання — відпуску запасів зі складу (комори) завідувач складу повинен розробити режим роботи складу за погодженням з іншими службами і довести його до всіх структурних підрозділів.

Видача зі складу на потреби установи матеріальних запасів здійснюється через представників структурних підрозділів, які мають право на їх отримання (внесені до списку матеріально відповідальних осіб, що отримують матеріальні запаси на підставі відповідним чином оформлених документів на відпуск). Відпуск матеріалів та інших запасів здійснюється за масою, об’ємом чи кількістю відповідно до встановлених нормативів і лімітів. При цьому завідувач складу (комірник) повинен зважувати, заміряти чи рахувати матеріальні запаси до відпуску обов’язково в присутності особи, що їх отримує.

За аналогічного порядку здійснюється відпуск запасів при їх реалізації представникам інших організацій. Зауважимо лише, що особа, що має здійснити прийняття матеріальних запасів, окрім документів на відпуск, повинна мати відповідним чином оформлену довіреність на отримання встановленої кількості певного найменування матеріальних цінностей.

Порядок організації роботи зі списання матеріальних запасів не відрізняється від наведених заходів і напрямів у темі «Організація обліку необоротних активів», а розробка облікових номенклатур запасів здійснюється відповідно до загальної методики і являє собою традиційну характеристику стану зазначеного об’єкта обліку за виокремленими складовими.

Вибір носіїв облікової інформації щодо вибуття матеріальних запасів здійснюється в межах чинної нормативної бази. Зокрема, до документів та реєстрів, якими оформлюється зазначений вид руху матеріальних запасів, належать:

· акт списання (ф. З-2);

· накладна (вимога) (ф. З-3);

· меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. З-4);

· забірна картка (ф. З-5);

· відомість вибірки використаних лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку (ф. 1-МЗ);

· книга обліку протаксованих накладних (вимог) (ф. 7-МЗ);

· журнал реєстрації битого посуду (ф. З-10);

· шляховий листок (ф. 3);

· звіт матеріально відповідальних осіб;

· лімітно-забірна картка (ф. М-8, М-9);

· накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів (ф. М-11)).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: