Могедир Диана Монге-Назыновна

ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

Студент Тувинского Государственного Университета

Аннотация. С какой бы темой ведения переговоров мы не сталкивались: от внутренней проблемы на рабочем месте до международной торговли, от желания получить прибавку к зарплате до приобретения предприятия, от переговоров с профсоюзом до переговоров с иностранцами, — везде отсутствие подготовки представляет собой наиболее серьезный недостаток.

Часто нам кажется, что подготовка не имеет значения. Однако многолетний опыт подсказывает, что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда знать, что надо соглашаться, если у нас не будет под рукой каких-либо претендентов или других ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение?

Откуда нам знать, что пора уходить с переговоров, если не будет ни малейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком-либо другом месте?

Однако, еще более важным является то, что не чувствуя должной подготовки, мы передаем инициативу противоположной стороне. Мы уменьшаем вероятность того, что сможем выдвинуть какие — то хорошие идеи и аргументы, которые позволят быстро разрешить стоящую перед нами проблему к обоюдному удовлетворению. Таким образом, мы лишаем обе стороны переговорного процесса, возможности творческого подхода.

Ключевые слова: Деловые переговоры, взаимоотношения, подготовка, партнеры, контакт, стратегия, проблема, решение, сотрудничество, этикет, общение, успех, внешний, внутренний, противостояние, глава.

Деловые переговоры – это способ построения взаимоотношений с людьми методом построения эффективной коммуникации. Жесткие, без поражений, сложные, неэффективные, безрезультатные – все эти понятия прекрасно подходят, чтобы описать суть данного процесса.

В процессе подготовки к переговорам выделяют внутреннюю и внешнюю подготовку.

«Внутренняя» подготовка к переговорам.

1. подготовку собственных целей;

2. определение повестки дня;

3. анализ целей партнера по переговорам;

4. установление реальных полномочий участников переговоров;

5. выявление общих интересов участников переговоров, которые принесут взаимную выгоду.

Подготовка собственных целей. При подготовке к переговорам главным является постановка собственных целей. Постановка цели кажется делом достаточно ясным, простым и даже само собой разумеющимся, однако на практике это часто не удаётся. Многие думают: «Я, конечно, знаю, что надо делать» — и … позволяют поставить перед собой цель другому, допуская тем самым серьезную ошибку. Правильная постановка цели переговоров представляет собой стратегическое решение. Для любых переговоров нужно определить: «Чего я хочу добиться в процессе переговоров?».

Цель описывает конечный пункт переговоров (их ожидаемое завершение), который необходимо достичь. Формирование цели отвечает следующим критериям:

1. Цель должна быть зафиксирована письменно именно такой, к которой вы стремитесь; должен быть установлен срок ее выполнения.

2. Цель должна быть реальной.

3. Она должна быть приемлемой с экологической, технической, организационной и социальной точек зрения.

Основу подготовки к переговорам составляет изучение имеющейся корреспонденции, иной поступившей информации, сопоставимых предложений и т.д. Солидный информационный уровень подготовки станет прочным фундаментом вашей позиции на переговорах и будет способствовать достижению поставленной цели.

При формулировке целей необходимо учитывать, что часто результатом переговоров становится компромисс, и поэтому уже до переговоров нужно настраиваться на его достижение. Целесообразно для любых переговоров устанавливать верхние и нижние пределы постановки целей. Соответственно полезно различать такие виды целей, как цель-желание и цель-необходимость.

Цель — желание. Эта цель выражает конкретное требование, с которым вы идёте на переговоры. Если мы формируем цель — желание, то эта цель должна быть для нас реальной. Завышенное требование, которое мы включили в нее, и сами считаем, что его осуществление имеет мало шансов, ведет к тому, что наша позиция может быть воспринята несерьезно. Поэтому уже при первом сопротивлении партнеров нужно отказаться от него.

Цель — необходимость. Достижение подобной цели рассматривается как необходимый результат переговоров. Цель — необходимость не должна слишком отделяться от цели — желания. Это означает, что сама постановка целей и избираемые способы ее достижения должны быть достаточно гибкими. Только в случае, когда область переговоров достаточно узка, можно сохранять положенную дистанцию между обеими видами целей.

Определение повестки дня, которая в дальнейшем станет основной линией переговоров. Составить повестку дня для переговоров и положить ее на стол переговоров на видном месте. Тем самым мы поступаем, как партнер, который знает, чего он хочет и хорошо подготовлен.

Пример повестки дня.

Покупка грузового автомобиля

День: 26 октября 2016 г.

Место: Москва

Участники: господин Сергеев, фирма «Автосервис»,

господин Миронов

Время: 9.30-11.00

Повестка дня:

1. Требования, предъявляемые к грузовому автомобилю

2. Выбор

3. Оценка имеющегося грузового автомобиля

4. Финансирование

5. Страхование.

6. Разрешение и сдача — приемка.

«Внешняя» подготовка к переговорам.

Некоторые аспекты, которые должны быть учтены при «внешней» подготовке переговоров:

1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров. Психологическое преимущество в переговорах имеет делегация хозяев. Поэтому небезразлично, на чьей территории они проходят. И об этом необходимо помнить, готовясь сделать предложение о переговорах. В чужой стране приглашают хозяева. В своей — инициатор переговоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру.

Условливаться о переговорах принято не менее чем за 2 — 3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых доя обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.

2. Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегаций. Эта численность согласовывается предварительно.

Отклонение от правила паритета возможно в виду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров. При этом нужно иметь в виду, что более многочисленная делегация имеет психологическое преимущество. Поэтому следует избегать большой разницы в численности.

Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому, если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, то уменьшают количество переговаривающихся.

3. Язык переговоров настолько важен, что подлежит обязательному предварительному обсуждению. Здесь уступки неуместны: находится вариант, приемлемый для обеих сторон.

4. Подготовка помещения для переговоров. Переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, которую он представляет.

5. Организация встречи делегации партнеров. Установилась практика, в силу которой вполне достаточно, если встречать прибывших будет симпатичная, привлекательная и (обязательно) улыбчивая девушка.

Встречать прибывающих на переговоры необходимо в вестибюле 1-го этажа. Это удобно во всех отношениях: и достаточно комфортно для ожидающего, и прибывших легко отличить от тех, кто решительно направляется по стоим делам.

Прибывшие в числе гостей дамы пользуются преимуществом при оказании знаков внимания вслед за главой делегации. Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам – как членам делегации, так и сопровождающим лицам. Цветы при встрече и проводах должны быть завернуты в целлофан.

Сопровождающееся широкой улыбкой рукопожатие, чуть более продолжительное, нежели обычно, — проявление дружеского отношения.

6. Представление участников переговоров происходит до их начала. Это позволяет прибывшим сесть так, чтобы оказаться поблизости с интересующими их партнерами.

Представление партнеров происходит следующим образом. Первым представляется глава делегации хозяев и представляет (по убывающей) членов своей команды. Затем то же самое делает руководитель делегации гостей. Такой порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, в начале представляются те, чей статус ниже.

Имена — отчества партнеров знать совершенно необходимо. Обращение без имени — отчества производит неприятное впечатление.

«Звучание собственного имени для слуха человека — самая приятная мелодия». (Д. Карнеги)

Если вы не расслышали имя партнера, необходимо вручить ему свою визитку. Партнер вручит свою. Или просто переспросить, ничего зазорного в этом нет. За интерес к своей персоне не осуждают.

7. Обмен подарками (сувенирами). При первой встрече сувениры вручают хозяева. Если у гостей также приготовлены сувениры, то они их дарят вслед.

Ценность сувенира должна соответствовать рангу того, кому дарят: самый дорогой, естественно, — главе и т.д.

8. Размещение участников переговоров. При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. При прочих равных условиях конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг против друга. Не случайно термин «противостояние» имеет два смысла: и расположение в пространстве, и конфликт. Переводчик располагается слева от главы делегации. Если это невозможно, то — сзади.

Организацию переговоров целиком берет на себя сторона – инициатор, либо, по договоренности, одна из сторон, становящаяся принимающей стороной.

В итоге можно сказать, что для проведения успешных переговоров, нужно все детально продумать. Как театр начинается с вешалки, так и заключение выгодного контракта начинается с бутылки воды. Встречают по одежке, но одежде встречать будут не долго, ведь придется познакомиться с собеседником, заинтересовать его и начать эффективную презентацию.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: