Практическая часть. 1. Открыть программную группу Microsoft Office.

Загрузить Windows.

1. Открыть программную группу Microsoft Office.

2. Загрузить WORD.

3. Установите следующие параметры страницы для будущего издания:
формат бумаги - А4; ориентация - книжная; поля - зеркальные: верхнее - 2 см, нижнее - 2,5, левое - 1 см, правое - 2,2 см; переплет - 1,3 см.

4. Установите Автоматический перенос слов в документе.

5. Наберите ТЕКСТ.

6. Сохраните под именем prakt1.doc

Текст.

В настоящее время большая часть документов создается в результате коллективной работы многих людей. И офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений авторов рецензий. Для комментирования документа без его изменения используются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст служит режим записи исправлений. Записи исправлений показывают, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены.

Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации. При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

• 0 - для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной подписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

• 5 — для начала абзацев в тексте;

• 32 — для реквизита «Адресат»;

• 40 — для реквизита «Гриф утверждения документа»;

• 16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 34, 48 - - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке текстов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12—14.

Контрольные вопросы:

1. Что такое настольная издательская система.
2. Какие этапы включает в себя подготовка печатного издания.
3. Что такое аппаратный уровень поддержки.
4. Что такое программный уровень поддержки.
5. Как изменить ориентацию страницы.
6. Как установить величины полей.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: