Отделение II Прием, движение, хранение и пересылки служебных бумаг

50. Все пакеты в телеграммы, поступающие в штабы, управления и канцелярии, по мере получения, принимаются дежурным писарем и записываются в установленную для этого книгу дежурного писаря.

52. Принимая корреспонденции, адъютант проверяет по книге дежурного писаря число и № пакетов. Затем он все пакеты, адресованные начальству части, вскрывает и по прочтении бумаги помечает на ней и в книге в какую часть канцелярии она должна поступить и отдает для записания во входящий журнал. Остальную служебную корреспонденцию он передает тем лицам, которым она адресована.

53. Вносящий бумаги в журнал на каждой из них ставит № по порядку занесения их в журнал, число и месяц их получения, причем предпочтительно употреблять для этого штамп. В журнал он заносит каждую бумагу отдельной статьей, прописывает краткое содержание бумаги, а если на бумаге краткое содержание написано, то переписывает его дословно и отмечает в журнале, в какую часть канцелярии они подлежат передаче.

54. По занесении в журнал бумаг, таковые в тот же день передаются по принадлежности заведывающим частями делопроизводства под личные их расписки в самом журнале.

55. По получении из журнала бумаг и после подбора всех справок, в назначенное время производится доклад начальнику части. Конверты с официальными письмами и с подписями "секретно" и "в собственные руки" представляются начальнику части или лицу, временно исполняющему его должность, нераспечатанными.

57. В штабах и управлениях порядок вскрытия пакетов, внесения бумаг во входящий журнал, распределение их по отделениям и частям и доклада по ним устанавливается начальником штаба или управления применительно к настоящему положению. 59. Исполненной бумага считается тогда, когда возбужденный ею вопрос разрешен окончательно и об этом, в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление. Исполнение бумаги и в какое дело она поступила отмечается во входящем журнале и в настольном реестре.

60. Исполненная бумага подшивается сообразно со своим содержанием или к уже имеющемуся соответствующему делу, или образует начало нового дела. Каждое дело должно иметь обложку... На каждом деле выставляется №, под которым оно занесено в опись, и прописывается его название. Бумаги подшиваются к делу в хронологическом порядке. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же нумером. Для переписки, неповторяющейся из года в год, образуются дела по каждому предмету особо. Вновь заводимые дела получают очередной № по описи дела, повторяющиеся из года в год, начинаются с тех бумаг, полученных с 1-го Января, которые же составляют продолжения переписки и заключают в себе все бумаги, поступившие до 31-го Декабря того же года включительно, а заканчиваются тогда, когда будут подшиты ответы по всем имеющимся в них бумагам. Дела с канцелярской перепиской, не подлежащие сдаче в архив, разрешается не заводить ежегодно, а вести одно дело несколько лет. Дела неповторяющиеся из года в год, заканчиваются, когда приведена к концу переписки, вне зависимости от того, сколько времени она продолжалась.

61. Всем делам ведется годовая опись в двух экземплярах, из коих один передается вместе с делами в архив, а другой хранится у лиц, ведающих делопроизводством, и, по сдаче в архив с распиской заведывающего архивом в принятии дел, подшивается к описям предшествующих годов.

62. Секретным делам ведется особая опись. На обложке этих дел подписывается "секретно"...

63. Всякая исходящая бумага заносится особою статьей в исходящий журнал. На бумаге проставляется нумер, под которым она занесена в журнал.

64. С исходящих бумаг оставляются при делах или автоматические копии или черновые, скрепленные лицами, заведывающими делопроизводством.

Когда бумаги готовы к отправке, ведущий журнал обязан вписать их в разсыльную книгу, обозначив на ней месяц и число отправления, №№ пакетов и кому таковые адресованы.

Отделение III Архив 74. Оконченные дела и книги, по описи сдаются для хранения в архив раз в год к сроку, назначенному командиром части или начальником штаба, управления, учреждения или заведения и ежегодно объявляемому в приказе.

75. Дела и книги хранятся в архиве по разрядам, а в каждом разряде – по каждому году отдельно, в хронологическом порядке, и в каждом году отдельно, по каждому отделению или части. Секретные дела и книги хранятся отдельно от остальных.

77. Дела и книги принимаются в архив на хранение по описям, подписанным лицами, заведывающими делопроизводством. Секретные дела и книги сдаются особо по отдельной описи. Описи эти служат основанием для составления общих описей архива; последние составляются по разрядам и годам. Архивная и сдаточная описи подлежат вечному хранению.

По истечению срока хранения, дела и книги уничтожаются заведующим архивом по особым правилам. Список уничтоженных дел и книг объявляется в приказе по части, штабу, управлению, учреждению или заведению и согласно этого приказа таковые исключаются из описей. Для справок дела и книги (кроме секретных и III разряда) выдаются из архива с разрешения лица, им заведывающего, по записке лица, требующего дело или книгу, а дела и книги секретные и III разряда – не иначе, как с разрешения начальника штаба, управления или части, сделанного в виде резолюции на записке, которой требуется дело или книга.

Вопрос 17. Становление системы делопроизводства в 1917-1940-е гг. XX века

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат. В 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, создание органов, координирующих эту работу.В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами; разрабатывались образцы конторской мебели.В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены. В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены

Вопрос 18. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Вопрос 19

В 40-е годы методическое руководство и контроль за органи­зацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуще­ствлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предпри­ятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроиз­водством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных ин­струкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, органи­заций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).
В послевоенные годы задача развития государственного де­лопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хо­зяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной тех­ники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударст­венных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работни­ков и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совер­шенствованию работы с документами (они совпадали с недос­татками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сфе­ру управления, в решениях совещания поддерживалась необхо­димость создания единой системы делопроизводства в стране.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сен­тября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значе­ние имело утверждение Главным архивным управлением при Со­вете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства за­нимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», по­ставившее задачу разработки Единой государственной систе­мы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Глав­ное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной це­лью которого стала разработка ЕГСД.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановле­ние «Об увеличении выпуска средств механизации делопроиз­водства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,* на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качест­венный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разра­батывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил спе­циалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретиче­ских и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосу­дарственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, реко­мендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организаци­ях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем вне­дрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой дея­тельности (которые распространялись только на организаци­онно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и меха­низации делопроизводственных процессов. Впервые была соз­дана комплексная система делопроизводства, носившая обще­государственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспече­ния управления (ЕГСДОУ)*. Положения ЕГСДОУ распростра­нялись на всю управленческую документацию.

* С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «доку-ментационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразо­вана в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Заметную роль в повышении качества подготовки управлен­ческих документов и общей культуры управления сыграли госу­дарственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную доку­ментацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной докумен­тации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система орга­низационно-распорядительной документации. Формуляр — об­разец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были перерабо­таны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная систе­ма документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к тек­стам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов ста­ло однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники при­вело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников дело­производства. Разрабатывались нормативы времени на делопро­изводственные операции, труд машинисток. Имея формулы тру­дозатрат, можно было рассчитать количественный состав работ­ников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы вре­мени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Госу­дарственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем де­лопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыгра­ли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в дея­тельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, ор­ганизаций и предприятий с указанием сроков хранения», В советскую эпоху развиваются системы документации: пла­новая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-техни­ческого снабжения и др.*
70-х годов в управлении стали внедрять средства вычисли­тельной техники и в связи с этим возникли планы создания Ав­томатизированных средств управления (АСУ) и Общегосударст­венной системы сбора и обработки информации для учета пла­нирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Во­площение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаи­моувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, со­державшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в об­ласти унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой до­кументации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, со­держала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечи­вало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономи­ческой деятельности и др. Например, Общесоюзный классифи­катор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Обще­союзный классификатор продукции (ОКП) и др.
Унифицированная система плановой документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации, унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система расчетно-денежной документации, унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций, унифицированная система отчетно-статистической документации.
Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы за­ложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие норматив­но-методические документы, созданные в этот период, действу­ют и в настоящее время

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: