Разработка программы информационно-консультационной службы

Разработка программы информационно-консультационной службы является сложной задачей, в решении которой принимают участие множество специалистов разного рода. Детальному описанию процедуры подготовки программы посвящены весьма объёмистые учебники и монографии. В рамках одной главы учебного пособия невозможно охватить все особенности и «подводные камни» этой процедуры. Поэтому ниже приводятся только самые необходимые сведения с небольшим количеством примеров, позволяющих обратить внимание на некоторые особенно важные моменты.

В самом общем виде разработка программы проходит следующие этапы:

- определение и анализ проблемы,

- постановка цели,

- оценка существующих ресурсов,

- определение целевой группы,

- составление плана мероприятий и способов коммуникации,

- разработка процедуры мониторинга и оценки результатов программы.

Каждый этап имеет свое значение и особенности. Рассмотрим этапы составления программы информационно-консультационной службы более подробно.

Составление программы информационно-консультационной службы начинается с анализа ситуации, выявления и формулировки проблемы, с которой столкнулись или столкнутся в ближайшем будущем сельские товаропроизводители или люди, проживающие в сельской местности, и решению которой будет посвящена программа.

Анализ ситуации должен начинаться с изучения существующих обстоятельств и проблем интересующей нас группы сельского населения. Те условия, в которых находится эта группа, а именно – естественные, экономические, социальные, культурные и политические условия, дополненные природными ресурсами и их использованием, знания и умения членов группы определяют цели и меры, используемые для развития группы, начало и методы кон­сультационной работы, требования, определенные эффективностью и организацией программы.

При анализе проблемы необходимо воссоздать целостную картину ситуации, в которой проявляется или может проявиться проблема. Это достигается с помощью системного анализа, что выражается, прежде всего, в рассмотрении объекта исследования как системы, подразумевая, что свойства системы как целого не результат суммирования свойств ее компонентов, а именно взаимодействия компонентов. Необходимо выявить и описать элементы внешней среды, в существенной степени влияющие на ситуацию, (выявить взаимосвязи между элементами внешней среды, и определить степень разнообразия этих элементов. Проблемы, требующие решения, делят на количественные, качественные и смешанные. Количественными называются проблемы, которые можно решить с помощью строго формальных (математических) процедур. Качественные - это проблемы, свойства и характеристики которых не поддаются формальному, а зачастую и логическому описанию. Нерешенность таких проблем часто связана с их недостаточной изученностью. При решении проблем такого рода обычно применяются эвристические методы, основанные на оценках некоторых характеристик специалистами. Смешанными называются проблемы, в описании которых встречаются как качественные, так и количественные характеристики.

Количественно-качественные проблемы обладают рядом общих черт: большой размерностью, перспективностью решения, высокой ресурсоемкостью, обширным диапазоном альтернатив достижения целей, неопределенностью временных требований; недостаточной ясностью целей и свойств исследуемых систем. Именно с решением подобного рода проблем чаще всего и приходится сталкиваться информационно-консультационной службе при разработке программ.

Процедура формирования программ для решения этих задач в значительной мере носит неформальный характер, по своей сути это - экспертиза. На этом этапе обычно проводится серия экстраполяционных и целевых (нормативных) прогнозов, синтез которых позволяет очертить границы исследуемых проблем, существенных для их решения задач социально-эколого-экономического развития региона и сформулировать конечную цель программы.

При анализе проблем очень важно установить и поддерживать контакт с представителями будущей целевой группы, чтобы повысить качество анализа и создать стимулы для дальнейшего сотрудничества в реализации программы. Однако здесь есть свои «подводные камни». Например, А. Ван ден Бан указывает, что сотрудники службы экстеншн склонны общаться с теми сельскими товаропроизводителями, у которых схожие с ними взгляды. Сами же товаропроизводители чаще всего обращаются за помощью по проблемам, по которым у них есть знания, и следовательно, когда они знают, какие вопросы задавать. Кроме того, они больше склонны задавать вопросы о технических проблемах, а не о проблемах по управлению хозяйством, поскольку уверены, что «хороший хозяин» в состоянии решить проблемы по управлению самостоятельно. Потому они часто не в состоянии выявить причину возникновения проблемы и недооценивают ее важность.

Следующим этапом работы является постановка цели, включающая описание желаемой ситуации. На этом этапе необходимо уяснить, почему существующая ситуация отличается от желаемой ситуации, не приведет ли самостоятельное развитие существующей ситуации к желаемой цели и каковы возможности реализации изменений с помощью существующих материальных и людских ресурсов. Цель должна быть ясно сформулирована, понятна и одобряема сельскими товаропроизводителями или людьми, проживающими в данной местности, которых может прямо или косвенно затронуть реализация новой программы службы.

Необходимо также представлять себе, может ли и каким образом достижение цели программы привести к негативным последствиям для людей, оказавшихся, например, за рамками целевой группы.

Убедившись в том, что указанные сведения получены, приступают к формулировке комплекса целей (задач} программы. На этом этапе конечная цель структурируется, то есть разбивается на множество подцелей, связанных с решением поставленной проблемы. Методом такой разбивки служит построение дерева целей программы. Это позволяет построить полный комплекс целей и подцелей, отображающих желаемые функции будущих объектов. На этом этапе устанавливаются целевые нормативы, т.е. количественные характеристики уровней достижения целей программы. Очень важно, чтобы задачи программы были сформулированы количественно (количественно измеримыми).

Очевидно, что распределение ресурсов между подцелями программы, рассматриваемыми в рамках всего региона, затруднительно, так как рассмотрение достаточно крупных функциональных целей маскирует территориальные различия относительно важности их достижения. Необходима дополнительная территориальная привязка к подрайонам (то есть, необходимы локальные цели).

Отметим, что на нижнем уровне дерева должна происходить стыковка целей с ресурсами. Очевидно, что чем более дробными являются цели нижнего уровня, тем точнее могут быть характеристики времени и ресурсов, требуемых для их реализации. Знание этих характеристик необходимо для наилучшего распределения ресурсов.

Составление реального и полного «дерева целей» является сложной задачей, которая может быть выполнена только с привлечением соответствующих экспертов. От полноты и реальности дерева целей в решающей степени зависит качество всей последующей работы по построению программы. Далее цели ранжируются по относительной важности их реализации, что позволяет на следующем этапе перейти к распределению ресурсов в программе.

Следующим этапом работы является выбор и анализ целевой группы, то есть группы населения, на которую будет направлено воздействие. Такой целевой группой могут быть, например, все товаропроизводители данного района или только фермеры, руководители хозяйств, сельская молодежь и так далее. Надо четко указать, почему усилия направлены именно на эту группу. Кроме того, важно знать, можно ли разделить целевую группу на подгруппы и каковы особенности работы с каждой подгруппой. Анализ целевой группы обычно должен давать ответы на вопросы – каковы образ жизни и методы ведения хозяйства, каковы знания, навыки и отношение участников целевой группы в данной местности к их проблемам, в какой ситуации находится, какие ресурсы доступны различным участникам целевой группы, и как это влияет на их поведение.

Для того, чтобы принять правильное решение о том, каким образом повлиять на характер принимаемых решений участниками целевой группы, необходимо выяснить, какого рода решения они принимают, и кто влияет на принятие этих решений. Соответственно, важно знать, какие коммуникационные каналы используют члены целевой группы в настоящее время, и какие они смогут использовать в будущем, может ли информационно-консультационная служба использовать эти каналы, чтобы достичь цели, и можно ли достичь цели, не налаживая тесного контакта с целевой группой?

Следующим этапом разработки программы является формирование вариантов программы и выбор наиболее эффективного из них. При построении программы возникает несколько уровней альтернативности, выделяемых в соответствии с последовательностью решения проблем. При дальнейшей детализации нужно спланировать конкретные мероприятия, потенциально обеспечивающие выполнение программы с заданными конечными показателями.

После выбора наиболее эффективного, по сравнению с альтернативными, варианта программы необходима детализация выбранного варианта. Поскольку программа предназначена для конкретной реализации, ее мероприятия детализируются в соответствии с требованиями системы управления, доводящей конкретные задания до конкретных исполнителей. Мероприятия программы привязываются к определенным промежуточным и окончательным срокам их выполнения, к исполнителям и источникам ресурсов.

В качестве отдельного этапа разработки программы следует выделить формирование организационной структуры управления программой. При этом может быть предложено создание новой организации или дополнительной структуры в рамках существующей организации.

Разрабатывая организационную структуру управления программой информационно-консультационной службы, необходимо иметь в виду, что реализация программы будет максимально успешной только в случае широкого заинтересованного участия членов целевой группы в ее реализации. Поэтому уже на этом этапе необходим правильный выбор содержания, а также форм и методов распространения информации о программе. Соответственно, важно знать, какие коммуникационные каналы, как. когда и почему можно использовать.

Следующим этапом работы является составление перечня мероприятий программы (то есть описание организационных форм и сроков деятельности по реализации задач программы), включающий в себя:

1. Составление в хронологическом порядке списка всех событий, необходимых для достижения целей программы.

2. Подготовка схемы, в которой события расположены в хронологическом порядке (два или более действия могут начаться или закончиться одновременно, и различные события могут происходить одновременно).

3. Определение необходимого времени для выполнения каждого мероприятия после окончания предшествующего мероприятия.

4. Определение общего требуемого времени по каждой последовательности или пути мероприятий в сети. (путь, имеющий наибольшее время является критическим путем, он определяет самую раннюю дату завершения программы).

Программа не должна быть слишком жесткой. Нужно всегда оценивать - может ли программа быть осуществлена в предполагаемые сроки? Достаточно ли она гибкая, чтобы ее можно было изменить в случае необходимости?

Необходимо также иметь в виду, что может понадобиться проведение отдельной программы обучения самих сотрудников информационно-консультационной службы, чтобы они смогли выполнять задачи по реализации программы на должном уровне. В этом случае необходимо оценить, достаточно ли времени у сотрудников информационно-консультационной службы (как, впрочем, и у всех участников программы), чтобы подготовиться к выполнению своих задач. Кроме того, необходимо определить, достаточно ли имеющихся средств и людских ресурсов, чтобы провести соответствующую подготовку.

Важно отметить, что организационная структура программы (также как и структура самой информационно-консультационной службы) должна быть построена таким образом, чтобы сельские товаропроизводители могли стать активными участниками разработки программы и реально влиять на принимаемые решения, а также доводить свое мнение непосредственно ее разработчикам - только тогда можно рассчитывать на успех.

Еще одним важным этапом разработки программы информационно-консультационной службы является разработка задач, форм и методов мониторинга реализации программы. Это подразумевает, в первую очередь, разработку (установление) каких-либо стандартов (норм, показателей), позволяющих с помощью сопоставления фактически достигнутого уровня с установленными показателями, однозначно оценить ход реализации каждого компонента программы.

Необходимо отметить, что при оценке программы выделяют три вида результатов: результаты проведенных мероприятий, полученные выгоды, результат выполнения программы. Два из них используются при проведении мониторинга. Например:

Результаты проведенных мероприятий – сдана в эксплуатацию ирригационная система.

Полученные выгоды (промежуточный результат выполнения программы) – произошло повышение производительности труда.

Естественно, в первую очередь, это важно для закрепления достигнутого успеха, а также для корректировки допущенных ошибок или недоработок. Значит, и здесь необходимо определить, достаточно ли запланированных средств и людских ресурсов, чтобы провести соответствующую корректировку программы.

Наконец, последним этапом составления и реализации программы является окончательная оценка программы., позволяющая определить, насколько достигнуты сформулированные цели и каким образом они достигнуты. Информация об этом может использоваться как для продолжения (расширения) данной программы, так и для разработки стратегии и тактики действий сотрудников информационно-консультационной службы в постпрограммный период, включая разработку новой программы информационно-консультационной службы, направленной на решение других проблем сельских товаропроизводителей.

В тот же период происходит подготовка отчета (что тоже потребует определенных ресурсов и времени).

Для упрощения обзора и представления результатов разработки, а также отчетов по реализации программы полезно составить описание логической схемы программы. Структура и содержание блоков логической схемы программы приведены в таблице 7.1.

Логическая схема в матричной форме изображает суть и наиболее важные аспекты программы. Глобальная цель, задачи и конечные результаты описываются в ней с помощью объективно проверяемых показателей и источников проверки, необходимых для получения информации, с помощью которой они измеряются - при соблюдении главных предположений и рисков, влияющих на выполнение программы. Она дает возможность проверить, правильно ли была разработана программа, дает возможность улучшить ее реализацию, контроль и оценку.

Графически это выглядит следующим образом (см. таблицу 7.1). Первая колонка - иерархия целей. Глобальная цель - цель более высокого порядка, в достижение которой программа вносит свой вклад. Другие программы, проекты и мероприятия также внесут свой вклад в выполнение этой цели. Цель программы (конечная цель, совокупность задач) - сфера воздействия программы, цель конкретной программы. Существует вероятность, что цель после окончания программы останется недостигнутой. Конечные результаты - результаты на выходе реализации программы, т.е. перечень тех «достижений», которые дают расшифровку цели программы, «продукты» выполненных мероприятий, в результате комбинации которых будет достигнута цель программы. Мероприятия (основные группы мероприятий) - основные действия, предпринимаемые для достижения конечных результатов.

Таблица 7.1

Описание логической структуры программы

Вторая колонка – ключевые индикаторы (объективно проверяемые показатели). Она содержит описание мер проверки достижения глобальной цели, цели программы и конечных результатов с точки зрения количества, качества, времени и места. Суммарное представление бюджета программы и других ресурсов, необходимых для выполнения запланированных мероприятий, расположено в нижней строке.

Третья колонка – способы проверки. Способы проверки, описанные с помощью объективно проверяемых показателей, указывают, где и в какой форме можно найти информацию о достижении цели программы, результатов и действий. Размер и источники финансирования находятся в нижнем ряду.

Четвертая колонка – важнейшие предположения и риски. Здесь описываются внешние факторы, которые находятся за пределами программы и не поддаются непосредственному воздействию, но они необходимы для достижения конечных результатов мероприятий, цели программы, глобальной цели и целей в долгосрочной перспективе. Предположения и риски касаются мероприятий, результатов, цели программы и выполнения предварительных условий, а также вспомогательных мер, которые предпринимает правительство или региональные администрации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: