Профессиональная система документации

В зависимости от направления и сферы деятельности каждая дипломатическая служба ведет основную (профессиональную) или, как ее называют, отраслевую систему документации.

Для решения задач дипломатической деятельности недостаточно использования отдельных форм документов, необходимо опираться на подклассы документации, находящихся во взаимной связи. Несмотря на различия между ними, результативность этой деятельности будет определяться нахождением точек соприкосновения, что в состоянии обеспечить эффективное использование документов дипломатических служб как в международных отношениях, так и внутри страны.

Для понимания технологического процесса работы с дипломатической профессиональной документацией необходимо оперировать определенными категориями признаков документов, положенных в основу их группировки.

Решению задач профессиональной дипломатической деятельности в значительной мере служат две группы документации:

• внутридипломатическая документация, которая по сути является основной документацией для ведомств МИД;

• внутриведомственная документация, отражающая основные направления дипломатической деятельности самого ведомства.

Зовнишньодипломатичну документацию по назначению создания можно разделить на:

- Международные акты - совокупность документов, которые создаются в результате заключения определенных письменных официальных договорных отношений между государствами. К ним относятся конвенции, международные соглашения и договоры, ратификационные грамоты и т.д.;

- Документация дипломатической переписки - совокупность документов, с помощью которых выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни (дипломатические ноты, памятные записки, меморандумы и т.д.;

- Аналитическая документация - совокупность документов, которые, как правило, дают структурированное изложение конкретных вопросов прогнозу развития и предложениями мер, которые целесообразно было бы осуществить. Это, прежде всего, политические отчеты, политические письма, справки, аналитические обзоры и т.д.;

- Статусная документация - совокупность документов, отражающих статус дипломатического работника. К ним относятся верительная грамота, отзывная и отпускная грамоты, консульский патент, экзекватура, аккредитационные карточки, открытый и курьерский письма и т.д.

Учитывая содержание текста, выделяют пять типов профессиональных внешнеэкономической дипломатических документов:

а) документы, содержащие предложения;

б) документы, заявляют протест;

в) документы, предупреждающие о возможных ответных шагах;

г) документы, фиксирующие политическую или международно-правовую позицию той или иной акции другого государства или государств, или приурочены международным событиям;

д) документы, которые информируют о мерах, которые намечаются проводятся и имеют международное значение;

е) документы, оформляющие договоренность достигнут степень согласия.

Часть официальных дипломатических документов через определенные конкретные обстоятельства может иметь конфиденциальный характер (в практике встречаются даже «устные послания» и «устные заявления», текст которых зачитывается, но не передается адресату официально).

Большинство внешнеэкономической дипломатических документов не публикуется через их малозначимость, например: ноты с просьбой о выдаче виз. Но значительная часть дипломатических документов, особенно если они касаются важных вопросов международной жизни, обнародуется.

Внутриведомственная документация - это совокупность документов, служит для справочно - информационных целей и служит базой для принятия решений относительно внешнеполитических отношений.

К ней относятся различного рода справки, записки, обзоры, аннотации приглашение, переводы статей аннотации, письма. К внутриведомственной документации условно отнесем также визовую документацию и документацию протокольных мероприятий.

Классификационная схема основных видов профессиональной системы дипломатической документации представлена ​​на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Классификационная схема профессиональной дипломатической документации

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: