Организация док-ов в архиве) (второй уровень организации документов)

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т. е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющееся составной частью Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов. Архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению. Разновидностями архивного фонда являются: Архивный фонд организации, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе ее деятельности; Объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; Архивный фонд личного происхождения, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.) Основными принципами фондообразования являются: Недробимость фонда; Единое название фонда; Единый номер фонда; Единое хранение фонда. Организация док-ов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения док-ов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск, использование. Единицы хранения систематизируются в фонде по след. Признакам (структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному – в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; Номинальному – по делопроизводственной форме, видам и разновидностям док-ов; Корреспондентскому – по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; Географическому – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание док-ов, их авторы, корреспонденты; авторскому – по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами док-ов.

Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат. Хронологическими границами архивного фонда являются: Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.

Виды и формы регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма - все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл. 1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб. 1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма -Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регст (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Журнальная - надежна,недостат.-медленный поиск. Карточная -располож.по различн.призн.-хронологичес.,авторск.,объектовый,географич. Поиск оперативен. Недостаток-потери карточек. Компьют. удоб.,оператив.Недост.-потеря информ.-вирусы. Сист.регистр.на ПК мож. создана:1.сист.управл.базами данных-Аксесс,2.электр.таб Эксель,Лотус;3.текст.редакт-р Ворд. Перечень не регистрир.док-в 1.поздравит.письма;2.приглашения;3.рекламн.письма;4.печат.издан (журн.)5.извещения о встречах;6.письма с помет. «лично»;7.программы совещаний. Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к).

Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно.

Организация информационно-справочной работы по документам предприятия

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: 1) в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый док-т.2) в каком док-те находится конкретная информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Справочная картотека делится на две части:1) на неисполненные док-ты, 2) на исполненные.Справочные карточки передаются в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации док-в значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку док-та. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершает управление организации в целом.

Учет документов архивного фонда РФ.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – установление количества и состава арх. док-ов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их кол-ву в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету док-ов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. Основной учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения. Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда. К учетным документам архива относятся: (книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, список фондов с особо ценными документами; лист фонда, архивная опись, опись особо ценных документов, опись страхового фонда, реестр описей, реестр описей особо ценных документов, инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива, паспорт архивохранилища, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда, дело фонда, внутриделовые описи и листы-заверители. В книге учета поступлений док-ов фиксируются все поступления док-ов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.Список фондов является перечнем официальных наименование и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. Лист фонда – содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о кол-ве, хронологии, составе его документов. Лист фонда является основным документом, отражающем все изменения в фонде. Архивная опись – является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содерж. Систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначен для их учета и раскрытия их содержания. Реестр описей служит для регистрации описей, их кол-ва и состава. Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями – заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве. Карточка фонда – учетный документ, содержит название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда. Дело фонда – своеобразное досье каждого архивного фонда. Внутриделовые описи и листы-заверители используются для учета документов внутри дела.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: