Главная
Популярная публикация
Научная публикация
Случайная публикация
Обратная связь
ТОР 5 статей:
Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия
Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века
Ценовые и неценовые факторы
Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка
Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы
КАТЕГОРИИ:
|
Как найти и «обезвредить» чрезмерные расходы компании.
Почти в каждой компании есть расходы, от которых она может безболезненно отказаться. А есть затраты, от которых, наоборот, отказываться опасно, поскольку это может поставить под угрозу будущую прибыль и продажи. Выявить чрезмерные траты поможет проверенный алгоритм действий.
| Действия
| Комментарии
|
| Проанализировать расходы подразделений.
| § Прежде всего финансовой службе понадобится информация о затратах каждого подразделения. Поэтому для этого необходимо:
ü разработать формы отчетов о расходах для каждого отдела и их состав;
ü создать регламент о том, какие подразделения и в какие сроки должны представлять отчет, т.к. любые расходы нужно анализировать в динамике;
§ Отчеты должны включать уровень складских запасов, дебиторской задолженности и т. д.
§ Перечень отчетов по видам расходов компания определяет сама. Например, в службе персонала логично запросить данные по оплате сверхурочных, в транспортном отделе — сведения о расходах на ремонт автомобилей, в отделе продаж — сведения о затратах на мобильную связь менеджеров и т. д.
|
| Изучить динамику затрат.
| § Из отчетов подразделений должно быть ясно, как изменились расходы за период. Например, месяц или квартал. А значит, отчет должен включать сравнение затрат с нормами, с ожиданиями, предыдущим месяцем либо бюджетом в зависимости от того, что требуется. Тогда из них можно увидеть, какой эффект получен по сравнению с запланированной экономией или ожидается в последующих месяцах.
§ Так, в отчет можно включить такие графы, как «Бюджет», «Ожидаемая экономия», «Фактическая экономия» с разбивкой по месяцам или кварталам ( см. образец).
| Образец. Пример отчета по прогрессу сокращения затрат (фрагмент).
|
| Получить пояснения от ответственных подразделений.
| § Если ожидаемая экономия не совпадает с фактической (или с бюджетом), надо выяснить у сотрудников причину. Помочь в этом могут пояснительные записки к регулярным отчетам. Главное, чтобы в пояснениях была информация о причинах отличий.
§ При этом пояснения должны включать не только констатацию факта, а также причины и следствия отклонений.
§ Помимо этой информации важно узнать, имеет ли отклонение временный характер или оно постоянно и указывает, что нужно принять меры. Это важная составляющая эффективной работы по сокращению лишних расходов. Поэтому важно научить сотрудников правильно отвечать на вопросы.
| Неправильная формулировка:
| Идеальная формулировка:
| «…Расходы на рекламу превысили … рублей в связи с тем, что проведение акции в апреле вышло дороже, чем мы планировали…»
| «…Мы изменили периодичность рекламы для поддержки продаж, которые падают последние два месяца. При этом годовые расходы на рекламу не превысят запланированный бюджет…»
|
|
| Определить лишние расходы.
| § Этот шаг наиболее сложный. Надо принять решение, являются конкретные расходы лишними на данный момент или они обоснованы и важны для дальнейшего развития компании. А в некоторых ситуациях нужно просто остановить определенные процессы, чтобы сократить расходы в интересах бизнеса.
§ Например, компания закупает товары впрок. Надо решить, тратить ли деньги, чтобы содержать высокий уровень запасов, или терять продажи из-за того, что товара нет на складе. Оба варианта создают лишние расходы. Если компания покупает товары по более низкой цене, то экономия может превысить издержки на содержание запасов и расходы на финансирование. Значит, они обоснованы. В обратной ситуации есть смысл сократить закупки.
§ Когда есть сомнения насчет обоснованности расходов, стоит сравнить их с рыночными ценами. Можно запросить коммерческие предложения на услуги от других компаний, привлечь консультантов в данной области. Это поможет определить степень обоснованности затрат в некоторых специфических областях и, возможно, принять решение о передаче этих работ или услуг на аутсорсинг.
§ В ходе анализа для последующего снижения расходов надо определить, когда будет виден эффект, а также какие меры воздействия и риски с этим связаны. Если говорить о расходах на единицу продукции, то эффект от воздействия на них может быть значительный в долгосрочной перспективе. В то же время, если сократить затраты на рекламу, это скорее всего даст экономию уже в ближайшем периоде.
|
| Сократить чрезмерные расходы.
| § Заключительный шаг — составить и утвердить план по сокращению. Он должен включать перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы устранить лишние расходы, а также сотрудников, которые будут отвечать за его выполнение, и даты исполнения. По плану можно отслеживать прогресс по снижению расходов (см. шаг № 2).
§ В некоторых случаях можно упростить контроль над расходами, если установить допустимый уровень затрат. Все, что выходит за определенные рамки, рассматривать отдельно.
Например, можно ввести ограничения на телефонную связь в зависимости от должности сотрудника и специфики его работы, представительские (сумма на человека). Также можно нормировать затраты на канцелярию на отдел в месяц исходя из количества сотрудников, расход комплектующих, этикеток и прочего на единицу продукции и т. п.
§ Если определить границы, начиная с которых затраты становятся непродуктивными, это избавит от необходимости выяснять причины отклонений. Но тогда надо прописать, как учитывать расходы сверх норм.
Например, какие расходы можно списать только по нормам, о каких надо информировать при превышении и списывать по факту, когда запрашивать авторизацию превышения или использовать все перечисленные варианты.
|
Ø Подсказки по сокращению расходов.
§ Оплата труда.
Чтобы оптимизировать расходы на персонал, в первую очередь можно сократить премии к юбилейным и памятным датам, которые не зависят от результатов труда. Также можно временно изменить положение о премировании.
Например, уменьшить коэффициент зависимости зарплаты сотрудников от объема продаж.
§ Транспорт.
Оптимизировать затраты и пересмотреть маршруты перевозок, графики заказа машин. Стоит проанализировать маршруты и расходы на ГСМ, возможно, есть смысл усилить контроль над водителями. Также можно изменить размеры компенсаций сотрудникам, которые используют в работе личный автотранспорт.
§ Страховка.
Не обязательно отказываться от медицинской страховки, но можно оптимизировать затраты:
ü Во-первых, сравнить разные предложения от страховых компаний. При одинаковом наборе услуг цена может значительно отличаться.
ü Во-вторых, есть смысл пересмотреть программу, сократить число организаций и т. д.
§ Поставщики.
По возможности надо установить в контракте с поставщиками частоту повышения цен. Стоит прописать в договоре предельный период уведомления о росте цены и оговорить процент максимального повышения за раз. Это позволит если не сократить затраты, то как минимум их спрогнозировать.
§ Реклама.
Затраты можно сократить, если снизить стоимость каталогов товаров за счет удешевления бумаги, полиграфического оформления, уменьшения тиража при более точном адресном распространении. Также можно уменьшить объем имиджевой рекламы и сократить количество и стоимость подарков клиентам.
§ Праздники.
ü Можно безболезненно отказаться от корпоративных мероприятий (летнего и новогоднего корпоративов), либо уменьшить затраты.
Например, перенести празднование из ресторана в офис.
ü Также можно сократить расходы на празднование памятных дат (день рождения фирмы, 23 февраля, 8 Марта и т. п.).
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|