Программа EOS for SharePoint

РЕФЕРАТ

на тему « Электронный документооборот »

Выполнила:

Студентка Андросова А.А.

Группа И952

Проверил:

Васюков В. М.

Санкт-Петербург

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие электронного документооборота……………………………………4

1.1. Основные понятия документа……………………………………………….4

1.2. Виды электронного документооборота……………………………………..5

1.3.Общая классификация систем документооборота………………………….6

1.4. Преимущества систем электронного документооборота………………….6

1.5. Проблемы внедрения системы электронного документооборота………...8

1.6. Задачи систем электронного документооборота…………………………..9

2. Реализация электронного документооборота…………………………….…10

2.1. Зачем нужен электронный документооборот……………………………10

2.2 Обеспечение подготовки документов…………………………………….11

2.3. Автоматизация обмена документами…………………………………….12

2.4. Электронная подпись и печать…………………………………………….13

3. Системы электронного документооборота (СЭД) …………………………14

3.1. Обзор систем электронного документооборота………………………..…14

3.2. Варианты СЭД………………………………………………………………15

4. Программа EOS for SharePoint……………………………………………….16

5. Технологии ECM…………………………………………………………...…17

5.1. Понятие ЕСМ………………………………………………………………..17

5.2. Documentum – мировой лидер рынка ECM………………………………..18

6. Системы управления выводом документов…………………………………19

6. 1. Перспективы OMS-систем…………………………………………………20

7. Системы управления документооборотом…………………………………..20

Заключение……………………………………………………………………….22

Введение

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии, как и представления своей личности при помощи паспорта. Трудно представить нашу жизнь без документов. Особенно это затрагивает все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота.

С развитием информационных технологий, которые с каждым года усовершенствуются и появляются новинки, для документооборота в свою очередь открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его одной из важных функций стала - электронная почта. Тогда проблема расстояния в отправке перестала быть на столько трудной и невозможной. По такой почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая - защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Появилась и такая проблема, что в отличие от обычного (бумажного) документа, при помощи электронного невозможно закрепить печать или подпись.

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «электронного документооборота».

1. Понятие электронного документооборота

1.1. Основные понятия документа.

Следует дать поэтапные определения, связанные с электронным документооборотом.

Самым первым и важным будет понятие слова «документ». ГОСТ ИСО 15489-1-2007 дает формулировку:

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В простом понимании это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.).

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Аналогично тому, как бит является единицей информации в цифровой технике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т.д.: все управление в организации осуществляется через документы.

1.2. Виды электронного документооборота

Электронный документооборот разделяется на виды:

· производственный документооборот;

· управленческий документооборот;

· архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

· кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

· бухгалтерский документооборот;

· складской документооборот;

· секретное и конфиденциальное делопроизводство;

· технический и технологический документооборот.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

1.3.Общая классификация систем документооборота

Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.

По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:

· Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

· Электронные архивы. Это системы с развитыми средствами хранения и поиска информации. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.

· Workflow-системы. В центре таких систем – бизнес-процессы, которые они и автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.

· ЕСМ-системы. Это комплексные системы управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление документами; управление образами документов (Document Imaging); управление записями; управление потоками работ (Workflow); управление веб-контентом (WCM); управление мультимедиаконтентом (DAM); управление знаниями (Knowledge Management); управление коллективным взаимодействием (Collaboration).

Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов систем электронного документооборота.

1.4. Преимущества систем электронного документооборота

1) Экономия денежных средств

Благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт.

2) Надежность

Передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя.

3) Контроль над дисциплиной и исполнительностью

Система электронного документооборота позволяет следить за ходом работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач.

4) Мобильность

Совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома, из командировки или отпуска. Если под рукой имеется компьютер с электронной подписью и точка доступа в Интернет, то все операции будут доступны.

5) Обратная связь

Информационные и благодарственные письма, жалобы или претензии от контрагентов поступают в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания.

6) Систематизация корреспонденции

Система дает возможность наводить порядок в электронной корреспонденции. Информационные письма, договоры с контрагентами, свидетельства, отчетность и т.д. можно удобно сортировать, чтобы быстро отыскать тот или иной документ при необходимости.

7) Экономия времени

Сокращаются временные затраты как сотрудников, так и руководителей за счет того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды. В том числе, ускоряется процесс заключения сделки с контрагентом. Для подписания двустороннего договора, счетов-фактур и актов требуется ряд простейших действий на компьютере, и не нужно для этого покидать офис.

8) Актуальность

В системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.

1.5. Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Исследование Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий за июнь 2012 г. показали, что 900 млдр. руб. в год составляют потери российской экономики, связанные с отказом коммерческих организаций от внедрения электронного документооборота.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

1) Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

2) Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

3) Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

4) Необходимость обеспечения юридической силы документов.

5) Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа

1.6. Задачи систем электронного документооборота

Существует ряд задач, которые обеспечивает электронный документооборот:

· Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

· Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

· Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

2. Реализация электронного документооборота

2.1. Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

2.2 Обеспечение подготовки документов

Весьма важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Кроме того, система электронной доставки документов позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.

Все это позволяет существенно повысить эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов могут легко использоваться не только личные или коллективные наработки служащих, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов. Это существеннейшим образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДД позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями».

2.3. Автоматизация обмена документами

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений, и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно.

Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем - «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг - загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему - для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы - наиболее трудоемкие и некомфортные.

2.4. Электронная подпись и печать.

Электронная подпись (ЭП), Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность).

Электронная подпись необходима для того, чтобы обмениваться через Интернет не только чисто информативными письмами, но также юридически значимыми документами: договорами, актами, счетами-фактур и другим. Для организации такого документооборота можно использовать любой вид электронной подписи: все зависит от целей, стоящих перед пользователем, а также от его договоренности с другими участниками электронного обмена.

Федеральным законом от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены три вида электронной подписи:

1) Простая электронная подпись (ПЭП).

Предназначена для документооборота, позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость..

2) Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации. В неквалифицированную электронную подпись заложены криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документов. Такая подпись подойдет для внутреннего документооборота, а также для отправки электронных документов из одной компании в другую.

3) Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Обладает всеми признаками неквалифицированной, однако она может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.

Электронная печать – это «фотография» реальной печати или ее полная копия, созданная с помощью отдельных программ.

Главным отличием электронной подписи от печати является то, что последнюю вполне можно сделать самостоятельно.

3. Системы электронного документооборота (СЭД).

3.1. Обзор систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

3.2. Варианты СЭД

Компания «ЭОС» предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых можно подобрать оптимальное решение:

· «ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота.

· EOS for SharePoint - система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point.

· eDocLib - универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.

· «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.

Программа EOS for SharePoint

Основываясь на уникальном накопленном опыте и значительной экспертизе по автоматизации документооборота, компания ЭОС разработала систему EOS for SharePoint.

Она дополняет функциональными возможностями одну из наиболее перспективных платформ для совместной работы - Microsoft SharePoint. Среди ее основных особенностей - бесшовная интеграция с другими приложениями семейства Microsoft Office, в том числе с Word и Outlook, а также легко настраиваемые возможности по настройке сложных бизнес-процессов, позволяющие адаптировать систему к потребностям каждого заказчика.

Система EOS for SharePoint успешно применяется для организации электронного документооборота, как в коммерческих структурах, так и в государственных, в том числе для организации предоставления государственных услуг в электронном виде. Вместе с тем для многих предприятий, особенно в сфере крупного бизнеса, важна работа системы в территориально распределенной организационной структуре, простота ее внедрения и дальнейшего обслуживания, вовлечение в такую деятельность рядовых сотрудников.

5. Технологии ECM

5.1. Понятие ЕСМ

ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем система электронного документооборота (СЭД). Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение.

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

5.2. Documentum – мировой лидер рынка ECM

Это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний. Несмотря на то, что первые проекты на базе Documentum в России были реализованы всего несколько лет назад, сегодня продукты этой компании успешно применяются уже более чем во многих различных организациях, среди них: банки, телекоммуникационные компании, холдинговые структуры, государственные организации, нефтегазовые компании.

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

6. Системы управления выводом документов

Одним из особых сегментов современного рынка систем управления документооборотом (СУД) являются так называемые системы управления выводом документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

В некоторых OMS-системах дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на второстепенных» вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем.

6. 1. Перспективы OMS-систем

Так как большинство пользователей ERP-систем не хотят иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.

7. Системы управления документооборотом

Система управления документами, СУД, DMS (Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами.

Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом:

· 6% всех бумажных документов безвозвратно теряется,

· 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов,

· до 20 раз копируется каждый внутренний документ,

· 90% всей корпоративной информации остается на бумаге,

· общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза,

· соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

· Учет и обработка документов.

· Хранение электронных документов.

· Управление движением документов.

· Аутентификация пользователей и разделение прав доступа.

· Контроль исполнительской дисциплины.

· Интеграция с внешними системами электронной почты.

· Преимущества использования системы управления документооборотом:

· Рост производительности труда персонала.

· Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами.

· Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ.

· Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

· Полный контроль над документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

· Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе.

· Повышение уровня коммуникаций и совместной работы.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7 % ежегодно, а электронных – на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему система автоматизации делопроизводства плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

· Многофункциональной;

· Удобной;

· Легкой в освоении:

· Стабильной;

· Надежной;

· Быстрой.

Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности.

В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

Список использованной литературы:

1) Информационно-технологическое сопровождение пользователей 1С. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://its.1c.ru/db/eldocs#content:12:hdoc

2) Энциклопедия Экономиста. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:

http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/vidy-dokumentov.html

3) DOCFLOW – все о СЭД и ECM. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:

http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946

4) Важное об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ecm-journal.ru/

5) ЭОС: Системы электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/solution/elektronnyy_dokumentooborot/

6) Единый портал Электронной подписи. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:

http://www.iecp.ru/ep

7) Электронный документооборот. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:

http://documentooborot.com/dokumentooborot/osobennosti-elektronnoj-pechati.html

Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине “Электронные системы управления документооборотом” / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2003. – 168с. 9) Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. 2002.- 446с. 10) Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. Книжный мир, 2008г.-416с. 11) Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. Логос, 2011. – 452с.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: