Субординация и организационные схемы ПР-подразделений

По содержанию своей деятельности и кругу решаемых задач функциональная подсистема паблик рилейшнз (отдел ПР) должна подчиняться непосредственно высшему руководству организации. Однако нередки случаи, когда она подчиняется одному из функцио­нальных подразделений, например, службе рекламы, маркетинга, юридической или по управлению персоналом. Такая подчиненность лишает подсистему паблик рилейшнз ее основной функции: популя­ризатора и интерпретатора социальной миссии, политики и программ деятельности организации, направленных на связь с общественно­стью.

Поэтому, исходя из того, что принципы политики, общая страте­гия организации формируются высшим руководством, работа отдела паблик рилейшнз должна в первую очередь подчиняться непосредст­венно тем, кто руководит организацией в целом: президенту компа­нии, исполнительному директору и т.д. Крайне важно, как уже отме­чалось, чтобы руководитель ПР-подразделения входил в состав руко­водящей команды организации в качестве одного из заместителей исполнительного директора, занимая, например, кресло вице-президента, заместителя директора и пр. по вопросам паблик ри­лейшнз. Не стоит опять-таки забывать, что работа руководителя ПР-подразделения заключается в укреплении репутации организации в целом.

Если руководитель ПР-подразделения подчиняется, скажем, ди­ректору по маркетингу или рекламе, его работа сужается и сводится к простому продвижению конкретных товаров или услуг на рынке.

Подчиненность ПР одному из функциональных подразделений при­водит к потере независимости, доверия со стороны общественности и, следовательно, к потере своей роли объективного советника выс­шего руководства компании. Конечно, автономность подсистемы паблик рилейшнз не может быть абсолютной. Наоборот, ее деятель­ность может и должна согласовываться с работой других функцио­нальных подразделений, ставящих своей целью общее благополучие организации. Но при этом подразделение паблик рилейшнз не долж­но отклоняться от своей специфической роли — поддерживать у об­щественности доверие к организации как целостному организму, следить за тем, чтобы руководство в любой сфере деятельности по­стоянно принимало в расчет общественные интересы.

Чрезвычайно важно, чтобы подразделение паблик рилейшнз на­ходило достойное место в организационной структуре корпорации, фирмы и т.д. и чтобы его функциональные обязанности отделялись от обязанностей других подразделений организации. Это поможет надежно и четко распределять и специализировать деятельность под­разделений, установить их вертикальную иерархию и функциональ­ную нагрузку внутри организации.

Приведем несколько примеров общих организационных схем, распространенных в современной практике менеджмента. (См.: Cutlip S.M., Center АН., Broom G.M. Effective Public Relations: 7th ed. —N.J., 1994. —P.68,69).

Схема 1 определяет место службы паблик рилейшнз в структуре простейшей системы управления функционального типа

Схемы 2,3,4 демонстрируют примеры функциональной структу­ры ПР-подразделения небольшой, средней и крупной по размеру ор­ганизации (схема 4 вынесена в конец книги).

Схема 5 иллюстрирует построение службы связей (коммуника­ции) с общественностью известного американского банка «Чейз Манхеттен бенк». Коммуникационные операции с различными груп­пами общественности осуществляет тут большая группа специали­стов разного профиля, общее число которых составляет 100 штатных единиц. (См.: Seitel F.P. The Practice of Public Relations: 6th ed. — N.J., 1995. — P. 155).

И, наконец, схема 6 отражает организационную структуру Бюро общественных дел Государственного департамента США.

Схема 1. Служба ПР в структуре простейшей системы управления

Схема 2. ПР-подразделение организации небольшого размера

Схема 3. ПР-отдел организации среднего размера

Схема 5. ПР-служба банка «Чейз Манхеттен бенк»

Схема 6. Структура Бюро общественных дел Госдепартамента США

Для сравнения приведем примеры из практики создания отдель­ных подразделений в государственных органах Украины, которые в определенной мере начинают выполнять функции паблик рилейшнз (схемы 7,8,9).

Основной недостаток этих подразделений отечественных госу­дарственных учреждений, по нашему мнению, заключается в том, что они нередко отдалены от высшего руководителя, не входят в круг «руководящей команды», выполняют лишь «запланированные» ин­струментальные функции.

Например, в структуре аппарата Администрации Президента Украины (см. схему 7) пресс-служба (традиционная пресс-посредническая функ­ция) подчинена Главе Администрации Президента Кроме того, много ПР-функций возложено на Главное управление внутренней политики, подчиненное одному из заместителей главы АП. То есть, помимо от­даленности от высшего руководства, в данном случае заметно и су­щественное рассредоточение ПР-функций в структурном отношении, что может привести и нередко приводило в прошлом к противоречиво­сти информации, поступающей от Администрации Президента. Важ­ным шагом по преодолению такого положения можно считать все более активное участие Главы АПУ в коммуникационной работе.

Особого рода недостатки свойственны структуре аппарата и сек­ретариата Верховной Рады Украины (см. схему 8), в которой ПР-функции в соответствии с непосредственными служебными обязан­ностями фактически возложены на ряд отделов и пресс-службу, под­чиняющихся руководителю секретариата Здесь опять-таки данные подразделения оказывается существенно отдаленным от руководства Верховной Рады. С другой стороны, эти службы скорее обслуживают деятельность Верховной Рады Украины как законодательной ветви власти, чем несут ответственность за связи с общественностью соб­ственно аппарата Верховной Рады.

Что касается Кабинета Министров Украины (см. схему 9), то тут пресс-служба по сравнению с предыдущими примерами наиболее приближена к руководству (Премьер-министру Украины). Однако она опять-таки выполняет скорее пресс-посредническую функцию, выступающую лишь одной составляющей многогранной системы ПР. Более содержательная работа в этом отношении в последнее время возлагается на Правительственного секретаря Кабинета Мини­стров, а также управления по вопросам местных госадминистраций и органов местного самоуправления, международного сотрудничест-

Схема 7. Структура Администрации Президента Украины

Схема 8. Структура аппарата Верховной Рады Украины

Схема 9. Структура аппарата Кабинета Министров Украины

ва, взаимодействия с Верховной Радой и общественно-политическими организациями, развития межгосударственных сношений со странами СНГ и уставными органами содружества, приема официальных делега­ций и протокольного обеспечения и некоторые другие, подчиненные также одному из заместителей Правительственного секретаря Кабмина Итак, во всех приведенных примерах так и не обнаружилось случая, чтобы служба или подразделение связей с общественностью (паблик рилейшнз) были включены в функциональную структуру государствен­ного органа наравне с другими линейными подразделениями.

Консультативная ПР-фирма

Наряду с созданием собственного ПР-подразделения как средства установления плодотворных связей с общественностью, для обеспе­чения этого важнейшего направления работы руководство организа­ции может обратиться и к специализированным ПР-фирмам за кон­сультациями. Но и здесь есть свои преимущества и недостатки.

Если говорить о постсоветских странах, в том числе об Украине, то тут самый большой «недостаток» заключается в том, что у отечественных организаций эта возможность крайне ограничена, посколь­ку у нас до сих пор очень мало высокопрофессиональных консалтин­говых ПР-фирм. Однако такое положение со временем изменится, появятся десятки подобных специализированных организаций по за­падному образцу. Тем более не следует забывать, что уже сегодня нередки случаи, когда свои услуги нам предлагают западноевропей­ские эксперты, американские или канадские консалтинговые ПР-фирмы. Поэтому с точки зрения перспектив на будущее имеет смысл подробнее остановиться на рассмотрении зарубежной практики и об­судить как «плюсы», так и «минусы» сотрудничества с консульта­тивными фирмами паблик рилейшнз.

Основания для обращения в специализированные ПР-фирмы

Даже в тех случаях, когда организация имеет собственную ПР-службу, существуют как минимум пять ситуаций, обуславливающих необходимость обращаться в специализированные ПР-фирмы за кон­сультациями:

1. Руководство организации и отдел связей с общественно­стью никогда ранее не реализовывали масштабных или

особенных по содержанию ПР-программ и поэтому не имеют соответствующего опыта их осуществления.

2. Организация или ее центральный офис расположены вдали от столицы, финансовых центров или городов, где есть редакции влиятельных средств массовой информа­ции и не могут без специализированной ПР-фирмы или отдельных консультантов провести запланированные тут ПР-мероприятия.

3. Организация планирует одновременно осуществить большое количество ПР-контактов или акций, не имея возможности своевременно сделать это собственными силами.

4. Организация, имеющая в своей структуре ПР-отдел, ну­ждается в услугах особого содержания, с которыми она не в состоянии справиться самостоятельно, или же подобные услуги носят временный или одноразовый характер.

5. Для выполнения дел особой важности необходимо узнать мнение независимого от организации авторитетного и высококвалифицированного ПР-специалиста

Касаясь объективных оснований для обращения организации к профессиональным ПР-фирмам, нужно сказать, что такая потреб­ность может возникать как у крупных корпораций, когда им нужно расширить свой бизнес за рубежом, так и у государственных прави­тельственных учреждений, если необходимо организовать лоббиро­вание своих интересов в законодательных и исполнительных органах ведущих стран мира. В таких случаях полезные услуги могут оказать влиятельные ПР-компании, работающие в этих странах.

Эти компании в интересах государства-клиента могут наладить контакты с местными влиятельными политиками, организовать ПР-кампанию в средствах массовой информации в его поддержку, по­мочь урегулировать конфликтные вопросы. Помимо этого, они могут провести экспертизу подготовленных документов, подсказать наибо­лее эффективные варианты решения деловых вопросов, линию пове­дения с учетом особенностей действующего законодательства, на­циональных политических, предпринимательских и общекультурных традиций.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: