Заполните таблицу (не менее 10 записей).

Пример заполнения таблицы показан на рис.2. Столбцы ПочтИнд и Телефон скрыты.

Рис.2. Пример заполнения таблицы Личная

Сортировку записей

Заполненную таблицу можно сортировать по разным полям с целью упорядочения для печати и для удобства поиска. Для сортировки следует выделить столбец и выбрать команду Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию из контекстного меню или пункта Меню Записи.

Поиск Записи

В большой заполненной таблице может потребоваться для редактирования или просмотра найти запись, положение которой неизвестно. Для этого можно воспользоваться процедурой поиска по условию. Для ускорения поиска рекомендуется сначала активизировать то поле, по которому будет производиться поиск (щелкнуть на заголовке). Вызов процедуры выполняется из меню ПРАВКА →НАЙТИ или кнопкой НАЙТИ («бинокль») на панели инструментов. В диалоговом окне поиска задаются условия поиска и область поиска. Нажав кнопку БОЛЬШЕ >>, получим вид окна, представленный на рис.3.

Рис.3. Окно “Поиск”

Поисковое значение задается на вкладке ПОИСК в строке ОБРАЗЕЦ. Можно задать значение целиком или частично, используя символы маски «*» или «?» («*» - заменяет любое количество символов, «?» - один любой символ). Например, маска «С*» для поля ФИО означает последовательный поиск всех фамилий, начинающихся на букву С, после нажатия кнопки НАЙТИ ДАЛЕЕ. Найденное поле в таблице выделяется.

Задать значение частично можно и не используя символы маски.. Например, поисковое значение «Бор» (найти все фамилии, начинающиеся на эти символы) даст результат, если изменить значение критерия совпадения ПОЛЕ ЦЕЛИКОМ (стоит по умолчанию) на С НАЧАЛА ПОЛЯ.

Поиск и замена

Эта процедура похожа на предыдущую с той разницей, что поиск производится с заранее определенной целью – заменить старые значения в некотором поле на новые, например названия улиц. Процедура вызывается из меню ПРАВКА → НАЙТИ на вкладке ЗАМЕНА или ПРАВКА → ЗАМЕНИТЬ. В диалоговом окне (рис.4) задается, что надо найти – в строке Образец, на что заменить – в строке Заменитьна, где искать в строке Поиск в, с какой частью поля сравнить – в строке Совпадение.

Фильтрация записей

Фильтрация – это поиск и отображение одной или нескольких записей, удовлетворяющих условию

1. Самый простой способ задания фильтра – команда ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ полю, которую можно активизировать из контекстного меню конкретной выделенной ячейки или пункта главного меню ЗАПИСИ. Например, в таблице «Личная» надо отобразить только записи сотрудниц предприятия. Для этого выделим в столбце ПОЛ какое-либо поле со значением «Ж», щелчком правой кнопки мыши по этому полю вызовем контекстное меню и выберем пункт ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ. На экране будут отображены только записи со значением «Ж» в поле ПОЛ (рис.5).

Рис.5. Фильтрация записей

Пункт меню ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ показывает все записи, в которых поля содержат любые значения, кроме выделенного. Например, если, выделив поле со значением «Ж», выбрать команду ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ, то будут показаны все записи со значением «М» в поле ПОЛ.

Пункт контекстного меню УДАЛИТЬ ФИЛЬТР отменяет действие фильтра.

2. Большие возможности для задания сложных условий можно получить при выборе команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР из главного меню пункта ЗАПИСИ → ФИЛЬТР (рис.6).

Рис.6. Расширенный фильтр

Расширенный фильтр дает возможность задать сложное условие фильтрации по нескольким полям. Например, найти всех женщин с годом рождения меньше 1970. Для этого в строку ПОЛЕ бланка фильтра (нижняя часть окна) надо перетащить поля Пол и ДатаРожд из верхнего списка полей, а в строке Условие отбора задать условие = «Ж» (или просто Ж) для поля Пол и <01.01.1970 для поля ДатаРожд. Заметим, что после ввода условия для поля типа даты система автоматически окаймляет дату символами # - таковы в MS ACCESS правила оформления констант типа даты.

Кнопка панели инструментов ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР (или пункт меню ФИЛЬТР → ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР) покажет в таблице только записи, соответствующие заданному условию, или пустую таблицу, если не найдено соответствующих записей.

3. Команда ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР (кнопка на панели инструментов ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР ) дает возможность или изменить исходное условие, или на вкладке ИЛИ задать дополнительное условие (рис.7), например, найти так же, мужчин с датой рождения меньше 1970 г.

Рис.7. Задание дополнительных условий

После чего команда РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР отобразит следующее окно (рис.8).

Из формы записи условий в бланке фильтра можно сделать следующий вывод: условия, записанные в одной строке УСЛОВИЯ ОТБОРА связываются логической операцией И (т.е. при фильтрации должны выполняться оба условия – и то и другое). А условия, записанные, в разных строках одного поля связываются логической операцией ИЛИ (т.е. при фильтрации могут выполняться условия или одной строки, или другой). Результат фильтрации на рис.9.

Рис.8. Окно с расширенным фильтром

Рис.9. Окно с условием отбора.

Для удаления условий фильтрации с целью возврата к полной таблице следует дать команду УДАЛИТЬ ФИЛЬТР (из контекстного меню, на панели инструментов, или из пункта меню ЗАПИСЬ).

При необходимости задать совсем другое условие фильтрации после входа в режим расширенного фильтра следует предварительно дать команду ОЧИСТИТЬ БЛАНК (из контекстного меню, на панели инструментов, или из меню ПРАВКА).

Удаление записей

В режиме таблицы надо выделить запись (или записи) щелчком в селекторном столбце и нажать клавишу DEL на клавиатуре. Система потребует подтверждения операции, так как удаленные записи не могут быть восстановлены.

Значения удаленных ключевых полей (в нашем случае – КодСотр) при дальнейшей работе с таблицей не будет использоваться.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: