Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи - освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными - это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.

Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процессора, приведен в упражнении 10.1.

10.2. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word /относятся следующие:

- создание документа;

- ввод текста;

- редактирование текста;

- «рецензирование текста;

- форматирование текста;

- сохранение документа;

- печать документа.

Материал для самостоятельной работы – изучить все эти приемы (стр. 263-274).

10.3. Приемы и средства автоматизации разработки документов

С рядом приемов автоматизации ввода и редактирования текста мы познакомились выше. К ним относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста.

В этом разделе мы познакомимся с наиболее общими средствами автоматизации разработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформления абзацев, шаблоны документов и темы оформления.

Работа со стилями

Абзац - элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Известно, что в меню Формат > Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять настройку для каждого абзаца отдельно - неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.

Стиль оформления - это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа

Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей: стили абзаца, стили знаков (символов), стили списков и стили таблиц. С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзаца, с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.

Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

Все работы по созданию новых стилей и изменению существующих выполняют с помощью Области задач в режиме Стили и форматирование. Если Область задач закрыта или находится в ином режиме, надо дать команду Формат > Стили и форматирования.

Настройка стиля. Настройку стиля выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командой кнопки Формат.

При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

Создание стиля. Для создания нового стиля надо щелкнуть на кнопке Создать стиль в Области задач. Откроется диалоговое окно Создание стиля.

В данном окне следует:

- ввести название нового стиля в поле Имя;

- выбрать тип стиля (стиль абзаца, знака, списка или таблицы);

- выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

- указать стиль следующего абзаца;

- настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна;

- настроить дополнительные элементы стиля с помощью кнопки Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей Enter.

Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях.

В связи с трудоемкостью изучения и освоения приемов практической работы стилями начинающие пользователи часто ими пренебрегают. Действительно, при разработке небольших документов (одна-две страницы) можно обойтись без настройки и использования стилей, выполнив все необходимое форматирование вручную средствами меню Формат. Однако при разработке объемных документов вручную очень трудно обеспечить единство оформления, особенно если разделы документа разрабатывались разными авторами.

Шаблоны

Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть - это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

По своей сути, шаблоны - это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Использование шаблона для создания документа. По команде Файл > Создать открывается Область задач в режиме Создание документа. Здесь можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, которые содержатся; в шаблоне. Основные шаблоны перечислены в области задач в разделе Создание. Если их недостаточно, надо щелкнуть на ссылке Общие шаблоны и выбрать подходящий шаблон на одной из вкладок открывшегося диалогового окна Шаблоны

Изменение шаблона готового документа. Это достаточно редкая операция, поэтому мы ее не рассматриваем.

Создание нового шаблона на базе шаблона. Открыв диалоговое окно Шаблон щелчком на ссылке Общие шаблоны в Области задач (режим Создание документа), включите переключатель Шаблон. Теперь надо выбрать стандартный шаблон, на базе которого создается новый. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл > Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Темы

Последние версии текстового процессора Microsoft Word (начиная с Microsoft Word 2000) имеют специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для электронных документов (для web-документов и документов, распространяемых в формате процессора). Это средство называется темы. Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления:

- фоновый узор;

- стили оформления основного текста и заголовков;

- стиль оформления маркированных списков;

- стиль графических элементов оформления (линий). Доступ к выбору тем выполняется командой Формат > Темы.

Тема 10. Создание простых текстовых документов. 1

10.1. Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word. 1

10.1.1. Основные версии текстового процессора Microsoft Word. 1

10.1.2. Рабочее окно процессора Microsoft Word 2000. 2

10.1.3. Режимы отображения документов. 3

10.1.4. Приемы работы с командами строки меню.. 3

10.1.5. Панели инструментов Microsoft Word ХР. 4

10.1.6. Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word. 7

10.2. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word. 7

10.3. Приемы и средства автоматизации разработки документов. 8

10.3.1. Работа со стилями. 8

10.3.2. Шаблоны.. 10

10.3.3. Темы.. 11

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: