XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 21 декабря 2016 г. N 297 в пункт 199 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 21 декабря 2016 г. N 297 в пункт 201 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение N 34).

Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 21 декабря 2016 г. N 297 в пункт 202 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение N 35).

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: