КОРОТКО ПРО СЕКРЕТИ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ

Ділове спілкування є важливим і обов'язковим елементом ділової зустрічі.

Спілкування - - взаємні стосунки, діловий, дружній зв'язок, під час якого люди обмінюються думками. Серед багатьох умінь ділової людини Іржі Томан виділяє вміння спілкуватися. Він зазначає: "Ставлення людей до вас ніби віддзеркалює ваше ставлення до них. Усміхайтеся — і вони усміхатимуться у відповідь, а якщо дивитися на них, насупившись, вони відповідатимуть тим самим.

Хто любить людей, того й люди люблять.

Приязність здебільшого впливає на людей так само, як і усмішка.

Виявляючи дружнє ставлення до людей, ставтеся позитивно до всіх людей довкола вас;

не чекайте, доки вони виявлять до вас свої симпатії;

вважайте, що ви їм уже сподобалися;

виявляйте ініціативу в приязному ставленні до інших;

вітайтеся й усміхайтеся перші;

намагайтеся вести розмову в довірливому тоні;

наголошуйте на тих питаннях, у яких ваші погляди збігаються.

Цікавтеся людьми, що вас оточують, їх роботою, турботами й радощами.

Ніколи не користуватиметься популярністю той, хто не виявляє зацікавлення справами інших людей".

Звичайно, спілкуватися люди можуть під час зустрічей, що мають проходити в точно зазначений час і за певними правилами. Щоб зустрічі-спілкування були результативними, потрібно до них готуватися. При розгляді менш важливих справ досить обміркувати суть питання по дорозі на зустріч чи на нараду. Проте якщо йдеться про важливу справу, то треба зробити нотатки з кожного окремого пункту, а в разі потреби підготувати також проект рішення. Трапляються випадки, коли обидві сторони приходять на нараду без потрібної інформації, унаслідок чого обговорення доводиться переривати або відкладати на пізніше.

З усіх видів ділового спілкування (публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори) саме переговори вимагають сумлінної підготовки. їх часто порівнюють із шаховою грою, де не можна "закреслити" необдуманий хід. Якщо такий хід уже зроблено, ситуація змінюється, і наступні кроки потрібно робити в нових умовах. Але кожна ділова людина повинна вміти керувати ситуацією, передбачати "маневри" співбесідника, складнощі. Для цього потрібно оволодіти технікою ділового спілкування. Ніхто не може дати готовий рецепт, як досягти успіху в переговорах, але певні правила їх проведення вже вироблені практикою. А.Б.Войськунський у праці "Очерки о человеческом общении" називає такі правила проведення переговорів, дотримання яких забезпечить прихильність співбесідника:

• сформулюйте конкретні завдання спілкування, складіть план його проведення; ініціатива в ході бесіди має належати стороні, що приймає;

• створіть атмосферу довіри та взаєморозуміння; говоріть про загальні проблеми, у ваших очах має читатися щира зацікавленість партнером; ні в якому разі не дивіться на годинник;

• умійте впевнено висловлювати свої думки, уважно слухати співбесідника і ставити запитання;

• постарайтесь точно знати, чим можна пожертвувати під час переговорів, умійте правильно сприймати свого партнера та управляти своїми емоціями.

Під час обговорення треба стежити за тим, щоб:

1) усі пункти обговорювалися одне за одним;

2) не пропустити жодного важливого пункту;

3) учасники обговорення мали можливість висловити свою думку щодо цієї справу;

4) ніхто не відхилявся від суті справи;

5) констатувати, в яких пунктах учасники дійшли згоди, а в яких виявилися розходження;

6) результати обговорення були записані в протоколі конкретно і недвозначно.

Уміння вести переговори: говорити, слухати, ставити запитання, правильно сприймати свого партнера і керувати своїми емоціями — це мистецтво, оскільки ви зберігаєте можливість завжди бути на висоті свого становища.

Завдання 6 (для повторення). Дайте відповіді на запитання.

1. Що таке спілкування?

2. Як потрібно ставитися до людей?

3. Які існують види ділового спілкування?

4. Які ви знаєте правила проведення переговорів?

5. Який зв'язок між емоціями і діловими контактами?

6. Про що говорить уміння запитувати, говорити, слухати?

7. Як потрібно сприймати партнера?

8. Яких поганих звичок слід позбуватися?

5.3. Роль Запитання в спілкуванні

Формувати запитання — це не просто вміння, це мистецтво, яке вимагає високого рівня володіння мовою, сприйняття комунікативних виявів партнера, особливо невербальних сигналів і здатністю відрізняти щирі відповіді від ухилень.

Запитувати — значить виявляти приємну для співрозмовника зацікавленість у його особистості. Безкорисливо запитувати — означає ухилятися від особистих проблем. Нехтувати запитаннями — значить відкрити шлях здогадкам.

Ще антична риторика визначала сім класичних запитань, здатних упорядковувати діалог: "що?", "хто?", "де?", "яким чином?", "чому?", "ким?", "коли?".

Інший варіант "питального аналізу" складається із шести запитань, що мають прояснити факти, почуття, бажання, перешкоди, засоби, час дій.

Вже самим фактом запитування людина показує, що хоче брати участь у спілкуванні, забезпечити його подальший розвиток та поглиблення. Це переконує партнера, що до нього виявляється інтерес і є намір встановити певні позитивні стосунки.

До запитань, які забезпечують продуктивний зовнішній діалог, належать:

♦ інформаційне, мета якого — одержати максимум інформації;

♦ дзеркальне, тобто повторення висловлювання партнера в запитальній формі та прагнення примусити його по-іншому дивитися на знайомі речі;

♦ естафетне, метою якого є випередження висловлювання партнера.

Феномени запитання і проблеми перебувають у тісному взаємозв'язку. Проблема формулюється на підставі певної інформації, усвідомленим прагненням оволодіти повнотою цієї інформації. Одним із таких засобів оволодіння інформацією є запитання.

Якщо вам поставили запитання, на яке ви не можете відповісти відразу, не кажіть, що вам необхідно проконсультуватися з керівництвом, що з даного питання ви не є спеціалістом. Запишіть запитання і скажіть, що обов'язково відповісте на нього пізніше.

Якщо ж у подібній ситуації опиниться ваш партнер, не наполягайте на негайній відповіді (швидше за все ви змусите його відповісти вам "ні"). Звичайно, через день-два у бесіді з вами він відповість на ваше запитання.

Вміння правильно формулювати запитання має не тільки пізнавальне, а й практичне значення. Уміння правильно формулювати запитання залежить від знання правил граматики, логіки, а також тієї сфери реальності, яка відображається в запитанні.

Залежно від обраної основи (принципу) поділу за специфікою структури запитання поділяють на:

• запитання-уточнення {"Правда, що деякі народні депутати України виступають проти вступу України в Є2ГС?");

• запитання-доповнення {"Хто очолює партію підприємців!"). Залежно від відповіді, -запитання ще поділяють на відкриті

(розгорнута відповідь) і закриті (відповідь обмежується словами "так" або "ні").

Формулюючи запитання, необхідно дотримуватися певних правил:

^ запитання має бути осмисленим, коректним;

/ запитання треба формулювати коротко, зрозуміло. Нечітко сформульовані запитання ускладнюють їх розуміння і пошуки відповіді;

^ складні запитання доцільно розбити на прості;

^ перераховуючи альтернативи, необхідно називати всі варіанти {"Ми перенесемо переговори на завтра чи на післязавтра!" — у запитанні не сказано "чи на інший день").

Правильно сформульоване запитання є необхідною умовою ефективних пошуків відповіді (отримання необхідної інформації).

Запитання і Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання.

1. Що означає запитувати? Формувати запитання?

2. Які класичні запитання висунула антична риторика?

3. Які запитання забезпечують продуктивний зовнішній діалог?

4. Які ви знаєте різновиди запитань?

5. Яких правил потрібно дотримуватися, формулюючи те чи інше запитання?

6. Яке значення має правильно сформульоване запитання?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: