Главная
Популярная публикация
Научная публикация
Случайная публикация
Обратная связь
ТОР 5 статей:
Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия
Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века
Ценовые и неценовые факторы
Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка
Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы
КАТЕГОРИИ:
|
Деловое письмо и основные требования к его составлению
Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции делового общения является владение навыками и умениями составления деловой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)[5]
Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требований, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонденции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформление текста с использованием стандартных языковых клише), этикет деловой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.
Структура письма
Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.
Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.
Таблица 2
Вид письма
| Цели и намерения, которые реализует автор
| Языковые формулы-клише, используемые в письме
| Сопроводительное письмо
| Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или материальных ценностей
| Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и
| Письмо-просьба
| Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересованности предприятия в исполнении просьбы.
Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы.
| – Прошу (просим)… дирекция, администрация, кооператив просят (просит)…
| – Обращаемся (к Вам) с просьбой
– Прошу (просим) Вас
– Мы просили бы (вас)
– Не могли бы Вы
– Мы будем благодарны, если вы сможете
– Мы хотели бы
– В соответствии с нашей договоренностью
|
прислать
выслать
направить (нам)
сообщить
получить
просим
| Информационное письмо
| Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаимный интерес
Пропаганда различной продукции или деятельности предприятия
| – Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,
– Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения,
– Нам приятно сообщить,
– в ответ на Ваше письмо
|
что…
сообщаем, извещаем, что…
| Письмо-подтверждение
| Уведомление отправителя о получении документов, ценностей.
Подтверждение фактов, действий
| – Подтверждаем получение (Вашего заказа…)
– Подтверждаем условия поставки
– Образцы товаров Вашего производства нами получены
| Письмо-напоминание
| Напоминание о необходимости ответа на запрос. Напоминание о необходимости выполнения принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
| – Напоминаем, что Вам необходимо в срок до…
| направить
предоставить, выполнить
| – При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены…
| Письмо-благодарность
| Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.д.)
| – Благодарим Вас
– Мы признательны Вам
– Выражаем благодарность
– Заранее благодарим (Вас)
|
за то, что…
| Письмо-рекламация
| Предъявление претензий к стороне, нарушившей принятие на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка
| – Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…)
– (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с …
– К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что…
– Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам
– К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…
– Акт экспертизы показывает, что…
| Письмо-приглашение
| Приглашение на какое-либо мероприятие (заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д.)
| – Приглашаем Вас… – Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в…
– Просим принять участие в…
|
Речевой этикет письма (формы обращения)
В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Наиболее распространенные обращения с учетом ситуаций, в которых данные формулы обращения используются, приведены в Таблице 3.
Таблица 3
Формула обращения
в письменной речи
| Ситуации, в которых используются
данные формулы обращения
| Уважаемый господин… (фамилия)!
Уважаемая госпожа… (фамилия)!
Уважаемые господа!
| Наиболее общая формула обращения
| Уважаемый Анатолий Иванович!
| В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях допускается обращение по имени отчеству
| Уважаемые коллеги!
| При обращении к лицам одного профессионального круга
| Уважаемые друзья!
| В письмах-поздравлениях, обращенных к коллективу
| Уважаемый господин мэр!
| При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления.
| Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…».
Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем насколько официальным или неофициальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» – неофициальному.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|