ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 7

(4 ч.)

Информационно-справочные документы:

справка, протокол, деловая корреспонденция

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: справка, акт, протокол, докладная записка и т.д. К информационно-справочным документам относятся и деловые письма.

Справка – документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух типов: информирующие о фактах и событиях служебного характера и удостоверяющие какой-либо юридический факт (такие справки выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям). Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, для них существуют унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется, ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Бланк справки

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- список присутствовавших;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

- Слушали;

- (Выступили);

- Постановили.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (или прилагается к нему; в этом случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается"). Постановление в тексте протокола печатается полностью; приводятся итоги голосования. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколы имеют следующие реквизиты:

- наименование документа – слово Протокол (пишется по центру страницы);

- вид заседания, совещания;

- дата и номер протокола;

- основная часть протокола. Каждый вопрос в этой части нумеруется, указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: