Коммерческие электронные архивы документов.

DIRECTUM

1. Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;

2. Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;

3. Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);

4. Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов ("Исходящее письмо", "Договор поставки", "Коммерческое предложение");

5. Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;

6. Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;

7. Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ). В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

ESCOM.BPM

Как и любая система накопления информации электронный архив в ESCOM.BPM основан на работе с базой данных (см. архитектура системы документооборота). В качестве СУБД для ESCOM.BPM может использоваться сервер MS SQL Server или Oracle. В таблицах базы данных хранится атрибутная информация - карточки документов, а так же данные справочников НСИ (нормативно-справочной информации). Файлы документов хранятся на жёстком диске сервера ESCOM.BPM в специальном файловом хранилище. Файлы документов, для которых возможен полнотекстовый поиск, дополнительно помещаются в специальный индексный каталог СУБД. Доступ к файлам возможет только через карточки документов. Для работы с карточками пользователю необходимо зарегистрироваться в системе со своим логином и паролем. После этого он получает свой набор прав доступа и в соответствии с ним может просматривать журналы и папки, работать с доступными карточками документов. Для контроля сроков хранения документов в архиве используются специальные таймеры контроля.

Таким образом, архив электронных документов в ESCOM.BPM состоит из:

· Базы данных и полнотекстового каталога

· Файлового хранилища

· Подсистемы аутентификации пользователей и управления правами доступа

· Подсистемы ввода/вывода информации (карточки, журналы, отчёты)

· Подсистемы атрибутного и полнотекстового поиска

· Подсистемы контроля сроков хранения

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: