Особенности систем электронного архива

§ не допускает изменение документа;

§ позволяет существовать единственной финальной версии документа;

§ запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

§ должен включать строгие правила хранения;

§ должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

§ может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

§ для систем автоматизации архивного делопроизводства -- формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

§ для архивов нормативно-технической документации -- функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

§ для архивов финансовой (платежной) документации -- функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: