Этапы создания электронных документов

1. Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ. На основе этого документа пишется техническое задание.

2. Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов).

3. Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

3.1 Сканирование документов -- начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

3.2 Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо -- полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.

Необходимо различать залповый ввод -- единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд -- и текущий ввод -- сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

4. Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива.

Создание электронного архива документов.
DIRECTUM Storage Services

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: