ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций.

К таким операциям можно отнести: прием, разметку и регистрацию,
рассмотрение документов руководителем; порядок прохождения доку-
ментов в организации; их исполнение; контроль исполнения; формиро-
вание дел; подготовку и передачу дел в архив.

Степень совершенства технологической системы работы с документа-ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документиро­ванной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих и исходящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватыва­ет внутренние, входящие документы и реже - исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же опера­ции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответ­ственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работника­ми закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и органи­зации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроиз­водству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены бланки различных документов предприятия с примерами их заполнения;

- порядок составления документов, который предусматривал бы, что на каждом ПК для работы над текущими документами выделяется зара­нее определенная папка. Это необходимо, когда во время отсутствия работника нужно срочно найти файл;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке сле­дует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов и файлов;

- порядок регистрации документов;

- правила работы с версиями документа, по которому бы все файлы с пре­дыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

- сроки, порядок и ответственных за рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо изъято­го документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № до­кумента ф.и.о. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

- правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

- порядок уничтожения файлов.

Совершенствование делопроизводства можно начать прежде всего с внутренних документов. Необходимо использовать возможности локальной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от тради­ционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы Для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. Экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: