Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществля­ется секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка полученной корреспонденции заключается в про­верке правильности ее доставки. При получении писем вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой "лично"). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в кон­верт документа; количество листов документа; наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание".

Предварительное рассмотрение полученных документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистри­руемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумерато­ром реквизит "отметка о поступлении", содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о посту­плении не проставляется на приложениях к документу, а также - проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять "фильтрацию" полученных документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в струк­турные подразделения или сразу исполнителям. При современ­ной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

При наличии сортировального устройства входящая корреспонденция раскладывается по ячейкам, предназначенным для соответствующих ад­ресатов.

При большом объеме обрабатываемых секретарем документов может быть применен метод ускоренного чтения документов по блокам. Он основывается на том, что состав реквизитов и тексты различных доку­ментов в известной мере унифицированы. Так, главным составным эле­ментом приказа, распоряжения является распорядительная часть; письма, докладной записки - основная часть. Унификация документации позво­ляет усовершенствовать алгоритм восприятия, который в окончательном виде включил в себя следующие блоки: автор документа; выходные дан­ные; заголовок; содержание: введение (мотивы и цели написания доку­мента); доказательство необходимости предполагаемого действия; изло­жение существа дела, исполнители, сроки исполнения.

Для ускорения восприятия рекомендуется фиксировать свое внимание на важнейших блоках документа, необходимых для его регистрации или доклада руководителю.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лот­ков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индек­сов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секци­ям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использо­вать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения и разметки передаются по назна­чению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделе­ния или фамилию работника фирмы.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и приня­тия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполни­теля, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом до­кументе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполне­ния), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрацион­ный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполни­телей, то документ передается первому в списке, который считается от­ветственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в край­нем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", со­стоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетель­ствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недо­верии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупоря­доченно, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному ис­полнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключени­ем документов с грифом "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено кон­кретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копи­ей ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

В организации для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подпи­сания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позво­лит сэкономить время руководителя за счет однократ­ного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необ­ходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: