ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ.

ВСТУП

Перед сучасним українським суспільством, яке нарешті дістало можливість будувати самостійну державу, постало чимало проблем, що потребують нагального вирішення. Одна з них — впровадження української мови у всі сфери жит­тєдіяльності держави: політику, економіку, науку, адміністрування, вищу школу, засоби масової інформації, діловодство.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документу­вання та організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основною одиницею діловодства є документ.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «доку­мент» багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ.

Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інфор­мація (наприклад, перфораційна картка).

Автори «Універсального довідника-практикума з ділових паперів» тлумачать документ як засіб фіксації певним чи­ном на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандар­том чи формою.

Сьогодні кожна людина повинна вміти скласти і оформити автобіографію чи заяву, доручення чи розписку, лист чи оголошення. Правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця. Тому вивчення ділових паперів розпочинається ще у школі.

У Дубенському міжшкільному навчально-виробничому комбінаті учні, які здобувають професію «Оператор комп’ютерного набору», вивчають предмет «Основи діловодства». На уроках з діловодства школярі ознайомлюються з класифікацією документів, їх структурою, вимогами щодо оформлення кожного документа згідно із державними стандартами, вчаться складати і оформляти документи на персональних комп’ютерах.

Під час навчання інколи виникають певні труднощі, запитання. Тому дана методична розробка складена з врахуванням тих проблемних моментів, які найчастіше постають перед учнями.

У запропонованій методичній розробці узагальнено й систе­матизовано теоретичний матеріал із діловодства і на кон­кретних зразках показано, як правильно скласти й оформити той чи інший документ, застосовуючи комп’ютерні системи.

Ця методична розробка може стати у пригоді учням шкіл, училищ, студентам коледжів та вищих навчальних закладів, кожному громадянинові України, хто стикається з потребою написання та оформлення ділових паперів.

ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ.

РЕКВІЗИТ — ЕЛЕМЕНТ ДОКУМЕНТА

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка документа; змінні —фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель по­будови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розмі­щення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва устано­ви складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити рекві­зити: «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюцію».

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розмі­щення в управлінській документації (табл. 1).

Таблиця 1. Реквізити документів та їх оформлення

№ п/п	Реквізити	Правила оформлення
1.	Державний герб	Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2.	Емблема організації чи підприємства	Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
3.	Зображення державних нагород	Розташовується у верхньому ліво­му кутку або посередині документа.
4.	Код підприєм­ства, устано­ви, організації	Розташовується у верхньому правому кутку.
5.	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6.	Назва міні­стерства або відомства, якому підпоряд­ковується установа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка.
7.	Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкованим способом.
8.	Назва структурного підрозділу	Розташовується у верхньому ліво­му кутку.
9.	Індекс підпри­ємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.
10.	Назва виду документа	Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
11.	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання докумен­та ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифро­вим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік —17.06.07 (тобто 17 червня 2007 року).
12.	Індекс	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів.
13.	Посилання на індекс та дату вхідного документа	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.05.
14.	Місце укладання чи видання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
15.	Гриф обмеження доступу до документа	Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «для службового користування», «таємно», «цілком таємно».
16.	Адресат	В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки НАН України докторові природничих наук Петренку О. І. У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: 1) ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт; номер відділення зв'язку; 4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих "До запитання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.
17.	Гриф затвердження	Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово "ЗАТВЕРДЖУЮ"; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.02
18.	Резолюція	Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у пра­вому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). За змістом резолюції бувають кількох видів: 1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: "До наказу", "До протоколу", "До керівництва", "До виконання" тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата; термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. 2. Резолюція-розгляд. Якщо доку­мент потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колекти­ву установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулю­ються так: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів», «Зробити висновки», «Розглянути питання», «Обговорити на засіданні...» тощо. 3. Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром, можлива така резолюція, особливо якщо від­повідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини...», «Не заперечуємо», «Про результати і вжиті заходи повідомимо додатково», «Слід роз­глянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо. Вона використовується для оперативності ділового листуван­ня. У ній вказується основний текст; дата; підпис; посада відпові­дальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
19.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду докумен­та, відображає головну ідею доку­мента і, як правило, починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
20.	Відмітка про контроль	Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сто­рінки документа. Її проставляють за формою «К» або "Контроль".
21.	Текст	Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
22.	Відмітка про наявність додатка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кіль­кості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 стор. У 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. лише адресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
23.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (ліворуч); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); — підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо до­кумент підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підпи­си розташовуються на одному рівні: Директор Директор сзш № 277 сзш № 282 (підпис) (підпис) Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться.
24.	Гриф узго­дження	Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє і зовнішнє. Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із: — слова «УЗГОДЖЕНО» або «ПОГОДЖЕНО»; — назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; — особистого підпису; — його розшифрування; — дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор сзш № 246 (підпис) К. С. Кущаєва 01.09.02
25.	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: — особистого підпису особи, що візує; — дати. У разі потреби зазначається поса­да особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.02 При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примір­нику, який лишається в установі.
26.	Печатка	Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикла­дається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб, до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до довідок з місця роботи тощо.
27.	Відмітка про засвідчення копії	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під рекві­зитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою.
28.	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язковий на вихід­них документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа.
29.	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; — дату направлення документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
30.	Відмітка про перенесення даних на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис «Інформація перенесена на машинний носій»; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних; — дату перенесення.
31.	Відмітка про надходження	Містить: — скорочену назву організації, що отримала документ; — дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа), розташовується праворуч на нижньому полі документа. Відбиток штампа містить: — назву організації; — дату надходження; — індекс документа.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (мал. 1 – 2)

.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно по­ділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то­що);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле­грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення, резюме тощо).

ОСНОВНІ ВИМОГИ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ

ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

СТАТУТИ

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підпри­ємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретно для певного підприємства). Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, під­пункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності (дод. 1).

РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

¯ назва товариства (може поєднуватися з назвою виду доку­мента);

¯ назва виду документа (СТАТУТ);

¯ гриф затвердження;

¯ позначка про реєстрацію;

¯ місце складання чи видання, дата.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окре­мому аркуші паперу — титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1 Загальні положення

2 Цілі й предмет діяльності

3 Фонди товариства

4 Зовнішньоекономічна діяльність

5 Права та обов'язки засновників

6 Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства

7 Майно товариства

8 Форс-мажор

9 Зміни законодавства

10 Органи управління товариства

11 Реорганізація та ліквідація товариства

12 Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяль­ність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чин­ним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слід­чих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

ПОЛОЖЕННЯ

ПОЛОЖЕННЯ — це правовий акт, що визначає порядок утворен­ня, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядко­ваних їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозді­ли — комісії, бюро, групи тощо (дод. 2) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа­ції роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й прове­дення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають уста­нови, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підпри­ємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпоряд­ковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим доку­ментом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положен­ня).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЇ

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра­вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян. І

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), на­приклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк­ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;

• посадові (дод. 3).

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4. РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10 — назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУК­ЦІЯ);

11 — дата (зазначають дату підписання);

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;

21 — текст;

23 — підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 — візи (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групу­ють за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно ви­користовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'яз­ково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівни­кові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по під­приємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1 Загальні положення ( Зазначають сферу діяльності працівни­ка, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло поса­дових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

2 Функції

3 Посадові обов'язки

Права

5 Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, поря­док подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо. За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформ­лення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформ­ляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10 — назва виду документа (ПРАВИЛА);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, під­пунктів);

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

25 — візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосу­ються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» (дод. 4) мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, пра­вильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне вико­ристання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

ПОСТАНОВИ

ПОСТАНОВА - це правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та сто­сується кардинальних проблем (дод. 5).

Постанова оформляється на бланку.

РЕКВІЗИТИ ПОСТАНОВИ:

10 — назва виду документа (ПОСТАНОВА);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст, що складається з двох частин:

— констатуючої (викладаються мотиви дій, дається по­силання на розпорядчий документ вищого органу — підста­ва для видання постанови);

— розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

23 — підпис;

24 — гриф погодження

25 — візи;

У кожному пункті постанови перераховуються дії, вико­навці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання. Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято. Підписують постанову голова і секретар.

НАКАЗИ

НАКАЗ — це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпе­чити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне й всебічне вирішення питання.

Проект наказу слід обов'язково погоджувати з усіма заінтере­сованими особами (структурними підрозділами) даного підприєм­ства, а в разі потреби — також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повно­важень і компетенції.

Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Ска­совувати накази може тільки вповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають:

• нормативними;

• індивідуальними.

Напри­клад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудо­вого розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безосо­бовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на два види:

• накази з питань основної діяльності (дод. 6);

• накази по особовому складу.

Накази з питань основної діяльності — це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 — назва виду документа (Н А К А 3);

11 — дата (проставляють у день підписання);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль (проставляють у разі потреби);

21 — текст;

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 — візи (оформляють у разі потреби);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин — констатувальної(вступ­ної) та розпорядчої.

У констатувальнійчастині висвітлюють цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають поси­лання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядчачастина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом «наказую», яке друкують великими літерами від лівого поля. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи й дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни вико­нання завдань. Цю частину тексту наказу можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатись із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить указівку про особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: «Контроль за виконанням наказу доручити голов­ному інженерові Петренку С.М.»

ВКАЗІВКИ

ВКАЗІВКА — це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного ха­рактеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляють на за­гальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки, як і текст наказу з основної діяльності, поділяється на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу.

Констатувальну частину, як правило, починають спеціальними виразами, наприклад прийменниками «Для...», «Відпо­відно до...», «Згідно з...» тощо, а закінчують словами «зобов'я­зую», «пропоную» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов'язати виконувати дії, що не входять до його обов'язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину вказівок оформляють так само, як і в наказах з основної діяльності (дод. 7).

РЕКВІЗИТИ ВКАЗІВКИ:

10 — назва виду документа (ВКАЗІВКА);

11 — дата (проставляють дату підписання);

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст;

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ — це акт управління посадової особи, дер­жавного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форм власності), котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи:

• розпорядження загального характеру - тривалої дії;

• роз­порядження окремого характеру - стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів (на підставі й для виконання законів, рішень Президента України, Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступни­ки для вирішення оперативних завдань. Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії й стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (праців­ників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з питань основної діяльності або вказівки, лише в констатувальній частині можуть уживатися слова «зобов'язую», «дозволяю», «за­безпечити» (дод. 8) тощо.

Часто розпорядження мають додатки.

Склад реквізитів розпорядження такий самий, як і склад рекві­зитів вказівки.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних блан­ках формату А4. Для вирішення численних питань може оформлятися витяг із розпорядження.

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інфор­мацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів:

• інформаційні;

• рекламні;

• лис­ти-запрошення;

• супровідні;

• листи-повідомлення;

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• гарантійні;

• ініціативні;

• листи-відповіді;

• листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішиш питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язанім частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту (дод. 9 – 11).

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Шевчук!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!»

Продовжують більшість листів такими словами й словосполу­ченнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо,...», «Ймовірно...», «Прошу...», «Просимо...» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...» та ін.

Службовий лист оформляють на бланку або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5 (А5 використовують у випадку, коли текст листа не перевищує 7 рядків).

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 — дата (проставляють у день підписання документа);

12 — індекс (проставляють у день підписання документа);

13 — посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 — гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 — адресат;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи (оформляють у разі потреби);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

ДОВІДКИ

ДОВІДКА — це службовий документ, який містить опис та під­твердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на дві групи:

• що містять інформацію про факти й події службового характеру (дод. 12);

• що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересо­ваним громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання (дод. 13), розмір заробіт­ної плати, місце проживання тощо.

РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ:

10 — назва виду документа (Д О В І Д К А);

11 — дата (проставляють дату підписання);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

16 — адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

19 — заголовок до тексту (зазначають у разі потреби);

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатків (у разі потреби);

23 — підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник під­приємства й головний бухгалтер);

26 — відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства);

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, — на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка по­відомлень, зіставляння та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й сповна відповідають за викладені в ній факти.

ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА — це службовий документ, адресований керівнику даної чи вищої організації (керівнику структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати ке­рівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій — констатувальній (описовій) — наводять факти або описують си­туацію, а в другій — викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають ре­гулярно.

Тексту доповідної записки передує заголовок. Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляють на чистому аркуші паперу від руки (дод. 14). Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі під­приємства) оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ:

10 — назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

11 — дата (проставляють у день підписання);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

16 — адресат;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі по­треби);

23 — підпис.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА — це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

• записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Склад реквізитів пояснювальної записки такий самий, як і в доповідній записці;

• записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників (дод. 15). Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

А К Т И

АКТ — це службовий документ, який засвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Мож­ливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою осо­бою (ревізором, інспектором).

Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків, експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об'єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення й т. д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він міс­тить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Кількість примірників акта визначається нормативними доку­ментами або практичними потребами.

Особа, котра повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис (про свою незгоду то­що). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку (невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт).

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Одна з особливостей оформлення акта полягає в тому, що перед текстом (нижче від заголовка до тексту) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту 22.

Текст акта складається з двох частин: вступної й констатувальної. Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова «Присутні» дру­кують: «Голова комісії», потім — «Члени комісії», зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами.

У констатувальній частині викладають цілі й завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропо­зиції стосовно виявлених фактів.

Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший при­мірник направляють до вищої організації, другий — керівникові організації, третій — підшивають у справу.

Акти оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як із кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ АКТА:

10 — назва виду документа (А К Т);

11 — дата;

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

17 — гриф затвердження (оформляють у разі потреби);

19 — заголовок до тексту;

¯— підстава (оформляють за зразком реквізиту 22);

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (в разі потреби);

23 — підпис (спочатку, друкують: «Голова» й розшифрування підпису голови; нижче друкують: «Члени комісії» й розшифрування підписів у алфавітному порядку.

Зразок акта можна розглянути в дод. 16.

ПРОТОКОЛИ

ПРОТОКОЛ — це службовий документ із записом ходу обгово­рення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засі­дання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довід­ки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кож­ного питання порядку денного засідання. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то про­токол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для прото­колювання — важливий етап підготовки роботи колегіального орга­ну, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошну­рованому журналі або за допомогою оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 17) або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 — назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

11 — дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2000; 29.05-03.06.2000; 28.12.98-04.01.99);

12 — індекс [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календар­ного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складання або видання;

17 — гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родо­вому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради» ];

21 — текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючо­го, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ»(«ПОСТАНОВИЛИ», «ВИРІШИЛИ»).

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обгово­ренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надход­ження (якщо є).

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (поста­нову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі до­кументи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах за­значають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити про пере­біг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

ТЕЛЕГРАМА — це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, спо­лучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «не» з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення або пишуть їх словами.

Знаки «—» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Телеграфний зв'язок підприємств, організацій, установ України з представниками далекого зарубіжжя ведеться українською мовою, лише абетку замінюють латинськими літерами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (першим передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми (дод. 18) і телеграми-відповіді (дод. 19).

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, котра підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують ве­ликими літерами.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово — з великої).

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

¯ назву виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

¯ категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

¯ вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено тощо);

¯ телеграфну адресу одержувача (повну або умовну);

¯ номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

¯ текст;

¯ вихідний номер телеграми;

¯ скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;

¯ посаду особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);

¯ прізвище особи, яка підписала телеграму;

¯ поштову адресу й назву підприємства — відправника телеграми;

¯ реквізит 23 (підпис);

¯ дату підписання телеграми;

¯ відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново оповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або ін­ший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (ба­жано — до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце про­ведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище Рценко), то треба кожну літеру передавати словами (на­приклад, Роман, циган, екран, Наталка, Кирило, Оксана).

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх із номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:

¯ назву виду документа (телефонограма);

¯ адресата;

¯ дату підписання;

¯ індекс (вихідний номер);

¯ реквізит 23 (підпис);

¯ прізвище й номер телефону особи, яка передала телефонограму;

¯ прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефоно­граму;

¯ дату й час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримувати таких правил:

1) відрекомендуватися й назвати номер свого службового теле­фону;

2) назвати вид документа;

3) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правиль­ності запису його абонентом);

4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефоно­граму;

5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, потрібно ознайомити з її змістом керівника чи (та) працівників, яким адресовано телефо­нограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних (дод. 20) чи спеціальних (дод. 21) бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

ДОКУМЕНТИ ОСОБОВІ ОФІЦІЙНІ ТА З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

ЗАЯВИ

ЗАЯВА — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають прості й умотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного струк­турного підрозділу підприємства.

Заяву оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки (дод. 22) або на трафаретному бланку.

У заяві мають бути такі реквізити:

¯ адресат;

відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

¯ назва виду документа (Заява);

¯ текст;

¯ перелік додатків (копій документів);

¯ дата (проставляють дату складання документа, переважно сло­весно-цифровим способом);

¯ підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пи­шеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

ДОРУЧЕННЯ

ДОРУЧЕННЯ — це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприк­лад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання дого­ворів тощо.

Доручення бувають:

• офіційні (дод. 23);

• особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. їх оформляють на спеціальних чи загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). В такому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 9.

РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬ­НОМУ БЛАНКУ:

10 — назва виду документа (ДОРУЧЕННЯ);

11 — дата (зазначають словесно-цифровим способом);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

21— текст [зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміну дії доручення];

23 — підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер);

26 — відбиток печатки.

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Особисті доручення видаються фізичною особою (дод. 24). Оформляють їх від руки або на ПК на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповноважена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адмі­ністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він пе­ребуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

У разі виконання дій, зазначених у дорученні, пред'явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов'язкове. Виправлення й стирання в дорученнях категорично заборо­няються.

<

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: