НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ

НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стяг­нень і т. ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обся­гом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спе­ціальних бланках або на чистих аркушах паперу (дод. 29). Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.

Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:

Про прийняття на роботу

Про переведення на іншу роботу

Про звільнення

Про надання відпустки

Про заохочення

Про порушення

Про накладання дисциплінарного стягнення

У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами. Після них ставлять двокрапку. В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я й по бать­кові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10 — назва виду документа (НАКАЗ);

11 — індекс [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк];

14 — місце складання чи видання;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль (роблять у разі потреби);

21 — текст;

¯ підстава (оформляють так само, як реквізит 22);

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 — візи (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА

ДОПОМОГОЮ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМП’ЮТЕРА

Організація управління за наших часів неможлива без засто­сування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах ви­користовують у своїй діяльності персональні комп'ютери (ПК). Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

Сьогодні ПК стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації.

Впровадження ПК у діловодстві відкриває принципово нові мож­ливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби до­кументування.

Поява ПК була цілком обґрунтованою. Якщо з початку XX ст. завдяки науково-технічній революції продуктивність праці в про­мисловості зросла в десятки, а то й у сотні разів, то прогрес у сфері управління був майже непомітним. Тож для подолання дедалі біль­ших складностей, що виникали в процесі управління в різних га­лузях, були необхідні докорінні зміни. Сьогодні ми є свідками інформаційної революції. Комп'ютер дав змогу кардинально ре­формувати сферу управління, й нині він зумовлює її нормальне функціонування. Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інфор­мацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування ПК у сфері управлінської діяльності — це створення документів, тобто фіксація інформації.

Коли документ надсилають адресатові комп'ютерними мережа­ми, ПК стає засобом комунікації (для передавання документів усере­дині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань — другий напрям використання комп'ютера.

Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати й про­контролювати хід їх виконання. Розв'язання цих завдань за допо­могою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання ПК.

Нарешті, четвертий напрям — це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швид­кий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики — все це досягається завдяки створенню елек­тронного архіву.

Для підготування, опрацювання, передавання, контролювання й зберігання документів за допомогою ПК використовується різне про­грамне забезпечення.

Найширше в Україні застосовується (перекладений українською і російською мовами) офісний пакет програм Microsoft Office. Він містить такі програми: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.

Microsoft Word – це офісний додаток для опрацювання текстів. Його можна використовувати для виготовлення будь-яких документів, бюлетенів, брошур, буклетів, адресувати конверти тощо.

Продукти, створені у Word, можуть містити текст, графіку, звук, відеокліпи. Microsoft Word дає змогу легко оформляти документи: автоматично формувати абзаци, вирівнювати їх,центрувати, задавати абзацні відступи, форматувати текст, розбивати його на сторінки, переносити фрагменти тексту, змінювати шрифти, береги, міжрядкові інтервали, виправляти орфографічні й граматичні помилки безпосередньо в процесі творення документа.

Microsoft Excel - це програма оброблення електронних таблиць, що використовується як електронна бухгалтерська книга для відслідковування й аналізу фінансової та іншої числової інфор­мації. Матриця Excel складається з комірок, в які вводять числові й текстові дані, математичні формули, що складають електронну таб­лицю. Excel здійснює обчислення в електронній таблиці, визначає їх результати й відображує останні в комірках замість формул. Офісний додаток Excel застосовують переважно для виготовлення звітно-статистичної, планової, конструкторської, розрахунково-гро­шової та інших систем документації.

Microsoft PowerPoint дає змогу проводити презентації під час виставок-продажів, семінарів, тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту й графіки. Інакше кажучи, PowerPoint дозволяє створювати та демонструвати слайди (сторінки із текстом). При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на вели­кому моніторі бачить лише відображення слайдів. У цій програмі можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо.

Microsoft Access - це потужна програма опрацювання баз практично будь-яких типів даних, котру можна використовувати для їх зберігання, сортування та керування ними. Access є програмою керування реляційними базами даних (тобто такими, записи яких можна зіставляти одні з одними та іншими джерелами даних і аналізувати для створення динамічного джерела даних). Вміст такої бази може змінюватися в результаті сортування, запитів чи інших операцій із даними.

Microsoft Outlook - це водночас програма оброблення елек­тронної пошти й менеджер особистої інформації.

Отже, документи виготовляються, в основному, у текстовому редакторі Microsoft Word.

Для створення документа потрібно вміти оформляти береги та вибирати потрібний формат паперу.

Щоб налаштувати потрібний розмір берегів, нам досить вибрати із меню Файл опцію Параметри сторінки. З’явиться діалогове вікно Параметри сторінки. На вкладці Поля вказуємо необхідний розмір кожного поля і натискаємо ОК.

Щоб вибрати формат паперу, досить у діалоговому вікні Параметри сторінки перейти на вкладку Папір і задати розмір паперу.

Редагувати текст документа можна різними способами: за допомогою клавіатури (видалити, вставити знак,…), за допомогою меню Правка (вирізати, копіювати, вставити, знайти і замінити), за допомогою контекстного меню (у контекстному меню наведено перелік основних дій, які можна провести з виділеним діапазоном тексту), за допомогою панелі інструментів Стандартна.

Форматується текс документа за допомогою панелі інструментів Форматування, або за допомогою меню Формат. Форматувати можна символи, абзаци та сторінки. За допомогою форматування можна змінити розмір шрифту, тип, накреслення, колір шрифту, інтервал між символами в рядку, інтервал між рядками, налаштувати відступи та виступи.

Зручно оформляти документи, використовуючи шаблони. Але шаблони документів, автоматично задані в Microsoft Word, не відповідають державним стандартам України. Тому шаблони приходиться створювати самостійно.

Щоб створити шаблон у Microsoft Word, необхідно:

Ø вибрати в меню Вигляд опцію Область завдань;