Основные принципы создания и функционирования АСБУ.

Очная форма, группы 5О-313, 5О-324

Раздел дисциплины: «Автоматизированные системы бухгалтерского учета»

СРС-1 к теме: Базовые концепции и принципы построения АСБУ.

Базовые концепции

Под концепцией понимается некоторая генеральная схема построения системы, в рамках которой осуществляется процесс проектирования. Знание существующих концепций позволяет выбрать для проектирования конкретной системы наиболее соответствующую ее особенностям концептуальную схему.

Основными элементами, характеризующими ту или иную схему построения АСБУ, являются:

1. способ организации хранения базы данных

2. способ организации обработки данных

3. способ организации взаимодействия системы и пользователя

В зависимости от способа организации хранения информации выделяются:

- системы с централизованной базой данных (БД);

- системы с полностью распределенной БД;

- смешанные системы с частично распределенной БД.

С позиций организации обработки данных возможны варианты:

- с централизованной обработкой информации;

- с децентрализованной обработкой информации;

- смешанный вариант, предусматривающий возможность выполнения локальных пользовательских программ без обращения к централизованной БД в условиях частично распределенной системы хранения информации.

С точки зрения организации взаимодействия пользователя с системой, то есть возможности готовить данные, управлять процессом обработки, получать результаты непосредственно на рабочем месте, выделяются системы:

- с прямым доступом пользователя;

- с опосредованным доступом.

Различным концептуальным схемам построения АСБУ (1-6), показанным на рисунке 3, соответствует определенная технология, базирующаяся на соответствующих аппаратных и программных средствах.

Базовые схемы построения	Способ обработки	Способ организа-ции баз данных	Аппаратные средства	Программные средства	Технологии
АСБУ		Централизованный	Децентрализованный
Способ доступа	Опосре-дованный	1. ИВЦ F РМБ		Централи-зованная БД	Уни-вер-саль-ные ЭВМ	-	Пакеты программ	Пакетные технологии обработки данных
Прямой	2. ИВЦ D РМБ		Видеотерминалы и канальное оборудование	Диалоговые сис-темы и коммуни-кационные пакеты	Диалоговые технологии удаленной обработки данных
	3. АРМБ F [АРМБ]]]	Распреде-ленная БД	П Э В М		ПО монопольных режимов	Технологии монопольных режимов (локальных АРМ)
	4. АРМБ D [АРМБ]]]	Сете-вое обору-дова-ние	-	ПО для организации работы в сети	Сете- вые техно- логии	Локальные сети
	5. СЕРВЕР D [АРМБ]]] (данные N запрос)	Централизованная или частично распреде-ленная БД	ПЭВМ повышенной мощности	Сетевые операционные системы, сетевые СУБД	Сервер-техно-логии в архи-текту-ре:	Файл-сервер
6. СЕРВЕР D [АРМБ]]] (результат N запрос)		Кли ент-сервер

Рис.3. Схема формирования и развития базовых вариантов построения АСБУ.

Основные принципы создания и функционирования АСБУ.

В зависимости от уровня автоматизации системы управления бизнес-процессами и степени интеграции в ее структуру, АСБУ на предприятии может создаваться:

- как автономная система, предназначенная исключительно для реализации функций бухгалтерского учета;

- как часть (подсистема) автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) или корпоративной информационной системы (КИС), взаимосвязанной с другими подсистемами.

Оба варианта позволяют рассматривать АСБУ как систему определенного уровня. Поэтому на АСБУ распространяются все основные принципы разработки АСУ, к числу которых относятся принципы: окупаемости затрат, системного подхода, адекватности, адаптивности, эргономичности и распределения функций между персоналом и ЭВМ, разумной типизации, решение новых задач, этапности и эволюционности развития и другие.

Важнейшими из них являются:

Принцип окупаемости затрат. Принцип предопределяет требование оценки экономической эффективности АСБУ на этапе проектирования и означает, что система должна приносить финансовые результаты. В идеальном случае, это выражается в том, что, эффект (или экономия) ожидаемые от использования системы, должны быть значительнее, чем затраты, связанные с ее созданием.

При анализе проекта должны принимать во внимание затраты на проектирование или расходы, связанные с адаптацией и доработкой проектного решения, приобретение оборудования и программного обеспечения, обучение персонала, а также эксплуатацию системы, включая дополнительную оплату работников, обслуживание, сопровождение. При этом численная оценка затрат на разработку и эксплуатацию АСБУ, как правило, не вызывает затруднений.

Однако, при выполнении оценки эффективности АСБУ, следует учитывать, что эффект (экономия) от ее использования, складываются из разных компонентов, которые не всегда поддаются корректной количественной оценке. К их числу относятся компоненты, связанные с формированием косвенного эффекта, то есть эффекта, получаемого в объекте управления за счет совершенствования управления хозяйственной деятельностью на базе использования АСБУ, такие как:

1. Сокращение убытков, связанное с минимизацией потерь, вызванных принятием неверных управленческих решений из-за недостатка качественной информации. Нацеленность на формирование многоаспектной информации для принятия управленческих решений - одна из главных тенденций в проектировании АСБУ и наиболее значимый источник потенциальной экономии и роста прибыли.

2. Экономия за счет автоматизации первичного учета: при внедрении АСБУ увеличиваются возможности контроля за использованием материальных и финансовых ресурсов (упрощается проведение инвентаризации, блокируется несанкционированное введение изменений "задним числом" для сокрытия хищений и т.п.)

3. Минимизация потерь, связанных с предъявлением штрафных санкций со стороны государственных органов: служб налогообложения и внебюджетных фондов за несвоевременную сдачу и ошибки в отчетности и т.п.

В связи со сложностью определения косвенного эффекта в практике оценки окупаемости затрат на создание АСБУ, как правило, используется показатель прямого эффекта, получение которого ожидается при внедрении АСБУ непосредственно в сфере управления предприятием.

Прямой эффект определяется как ожидаемая экономия, связанная с уменьшением стоимости реализации ИП БУ с использованием средств автоматизации, за счет снижением трудоемкости выполнения его операций и времени подготовки учетно-аналитической информации и отчетности бухгалтерией.

Принцип системного подхода. Принцип требует определения целей и общих свойств, присущих системе как единому целому, а также установления механизма связей между компонентами, выделенными в процессе декомпозиции системы по различным критериям. С этих позиций основополагающим требованием при создании АСБУ является соблюдение методологического единства системы.

Методологическое единство комплекса различных по содержанию и назначению задач, решаемых АСБУ, базируется на общности методологии, основных положений предмета и метода бухгалтерского учета, регламентированных законодательными актами, инструктивными и методическими материалами по организации бухгалтерского учета на предприятиях. То есть, методология бухгалтерского учета предопределяет основные системообразующие факторы, обеспечивающие взаимосвязь всех элементов системы в единое целое. В качестве таких факторов выделяются:

1. общая целевая установка на осуществление балансового обобщения движения (оборота) хозяйственных средств во взаимосвязи с их назначением и источниками в процессе хозяйственной деятельности;

2. общие основные приемы (способы), свойственные методу бухгалтерского учета

- документирование хозяйственных операций

- система счетов

- двойная запись хозяйственных операций

- стоимостная оценка

- инвентаризация

- балансовое обобщение

3. соблюдение общих требований к составу, структуре и формам представления информации на входе и выходе, которые обеспечиваются использованием единых классификаторов и кодов информации, а также регламентированными формами публичной бухгалтерской отчетности.

Принцип адекватности. Принцип заключается в соблюдении при проектировании некоторых априорных условий, учитывающих методические и организационно-технические особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии при переходе к его автоматизированной форме.

Принцип предопределяет следующие требования к проектированию АСБУ.

1. Требование методической активности предполагает выполнение при проектировании АСБУ основных методических установок по организации автоматизированной формы учета, включая:

- комплексность автоматизации, которая выражается в полноте охвата и взаимосвязанности, с одной стороны, технологических стадий учетного процесса, с другой - функциональных задач учета;

- обеспечение единства и непротиворечивости аналитического и синтетического учета, хронологического и систематического учета, учетных и отчетных данных;

- однократность регистрации (ввода) данных, фиксация и сохранение всей учетной информации на машинных носителях;

- многократность использования данных, в том числе для решения разных (и не только бухгалтерских) задач.

- использование приемов и алгоритмов, соответствующих математическим моделям задач ведения учетных регистров бухгалтерского учета и обобщения учетных данных, ограничениям на выполняемые операции (например, таким, как допустимость корреспонденций счетов, допустимость значений остатков на счетах и т.п.);

- соответствие методическим особенностям веления регистров и обобщения данных в условиях: специфики расчетов по участкам учета для различных видов предприятий и сфер деятельности (например, особенностям расчетов по зарплате для бюджетных и коммерческих предприятий, различиям применяемых методов начисления амортизации на основные средства, методов учета цен на покупные комплектующие ЛИФО, ФИФО и др.)

2. Требование организационно-технической адекватности означает, что АСБУ должна проектироваться с учетом:

- организационных особенностей, присущих предприятию-заказчику (группе предприятий, потенциальных заказчиков). Под организационными особенностями понимается специфика структуры фирмы, основных видов ее деятельности и способов взаимодействия подразделений и отдельных лиц в бизнес-процессах. Обычно это сказывается не только на особенностях организационной структуры проектируемой АСБУ, но и на способах ведения аналитического учета и формирования внутренней отчетности. Например, аналитический учет может вестись по регионам или по типам продукции, по подразделениям или по материально ответственным лицам.

- возможностей имеющейся технической базы в плане реализации требований по поддержке определенных программных продуктов и баз данных с точки зрения объемов памяти, быстродействия, способов обмена данными и т.п.

Принцип эргономической совместимости. Принцип заключаются в максимальном учете при проектировании АСБУ «человеческого фактора», как важнейшего компонента, обеспечивающего работоспособность системы. Следует понимать, что учет взглядов, возможностей, привычек персонала, которому предстоит работать с системой, соответствие квалификации работников предъявляемым системой требованиям, обеспечит их заинтересованность и поддержку, и, как следствие, успешную эксплуатацию АСБУ.

Основными требованиями к проектированию, вытекающими из данного принципа, являются:

1. на этапах предпроектного обследования объекта автоматизации, формирования технического задания на проектирование и тестирования системы - участие персонала;

2. на этапе технического и рабочего проектирования - обеспечение максимально возможного удобства работы пользователя с системой, которое предполагает:

- привычность технологии (последовательности операций) ведения учета и форм отображения информации;

- максимальную автоматизацию сложных технологических процедур ИП БУ;

- простоту и дружелюбность пользовательского интерфейса;

- минимальный объем дополнительных знаний, необходимых для работы с системой.

Принцип надежности. Суть принципа надежности заключается в том, что должна быть обеспечена устойчивость и работоспособность системы даже в условиях сбоя отдельных ее элементов или влияния внешних возмущающих воздействий. Выделяются требования эксплуатационной и адаптивной надежности АСБУ.

Эксплуатационная надежность определяется как вероятность возникновения сбоев, отказов элементов системы, ведущих к искажению, утере невозможности использования информации. Эксплуатационная надежность системы зависит от надежности ее элементов и количественно оценивается как функция надежности основных обеспечивающих подсистем - через вероятность отказа технического, программного, информационного обеспечения, а также вероятность сбоев в работе персонала.

Основными способами повышения эксплуатационной надежности АСБУ являются:

- для «человеческого фактора» - разработка элементов программного комплекса, обеспечивающих отслеживание и блокирование неверных действий персонала;

- для технического комплекса - выбор качественной элементной базы и резервирование ведущих элементов аппаратных средств;

- для программного комплекса - многократное тестирование и априорная оценка надежности программ;

- для информационного обеспечения - выделяются направления обеспечения: достоверности данных, сохранности информации, безопасности данных.

Обеспечение достоверности данных предполагает наличие в системе на всех этапах технологического процесса работы с информацией специальных функций программного контроля допустимости значений данных (соответствие обозначений счетов - плану счетов бухгалтерского учета, аналитических признаков – заданным спискам, расчетных итогов - контрольным цифрам документов, контроль положительности - отрицательности сальдо по счетам при закрытии отчетного периода, соответствия активов и пассивов в балансе и т.п.)

В целях сохранности информации в системе должна быть предусмотрены возможности для ее резервирования. Информация может резервироваться:

- в интерактивном режиме (по запросу пользователя) - методом дублирования и архивации (периодически или по контрольным точкам, добровольно или принудительно, полностью или только критически важной информации);

- в процессе обработки данных – методом создание рабочих копий баз данных или размещения обрабатываемых данных в оперативной памяти для минимизации обращений к основной базе данных;

- при распределенной системе обработки информации - путем частичного дублирования данных в узлах сети.

Безопасность данных требует авторизации данных и операций над ними и обеспечивается:

- программным контролем на право доступа к системе и разделения полномочий при работе с данными (как правило, реализуется средствами парольной системы);

- организацией ведения следа-контроля или системного журнала, фиксирующего точки входа при обращении к системе и выполняемые конкретным пользователем операции;

- шифрованием информации, обеспечивающего защиту данных от внесистемного доступа.

Адаптивная надежность характеризует гибкость АСБУ, то есть возможность ее приспособления (адаптации) к изменяющимся условиям функционирования. Факторы, определяющие потребность в адаптации системы, могут быть как внутренними (изменение структуры фирмы или организации бухгалтерской службы, введение новых форм внутренней отчетности и аналитических документов), так и внешними (внесение изменений в законодательство, приводящее к смене структуры плана счетов, состава обязательной отчетности и форм документов, корректировке методик расчета показателей, используемых в бухгалтерском учете и т.п.).

Базовые требования, предъявляемые к АСБУ с точки зрения адаптивной надежности, сводятся к необходимости обеспечения ее программно-информационным комплексом возможностей, позволяющих осуществлять:

1. структурную адаптацию системы в направлениях:

- функциональном - расширения функций (состава решаемых задач бухгалтерского учета) за счет подключения новых функциональных модулей и обеспечения обмена данными между ними;

- организационном – развитие системы за счет подключения новых рабочих мест и организации работы с системой в многопользовательском режиме.

2. параметрическую адаптацию, предполагающую решение задач:

- изменения настройки параметров системы - плана счетов, корреспонденции счетов, состава аналитических признаков;

- организации ведения аналитического учета по произвольной комбинации счетов и аналитических признаков, задаваемой пользователем;

- формирования типовых шаблонов бухгалтерских операций, используемых для регистрации взаимосвязанных комплексов бухгалтерских проводок, с выполнением необходимых расчетов;

- изменения и дополнения форм и алгоритмов формирования первичных документов и отчетности.

В соответствии данными требованиями АСБУ должна представлять собой открытую систему, способную к развитию и совершенствованию пользователем. С этой целью в современных АСБУ пользователю предоставляют специальные средства настройки, встроенные в систему, позволяющие осуществлять адаптацию без вмешательства разработчика.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: