Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

1,2,3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять:

1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:

1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

І т. д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі - на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.3, 1.2.1 й т. д.

Після номера підпункту крапку не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див. вище.

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008-95 і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):

вступна (причинова) - у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);

доказова (фактологічна) - у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);

закінчення (висновкова) - містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця /»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. З» - третя таблиця п'ятого розділу).

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.

Заголовки граф наводять переважно в Н= відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

коли значення заголовка передається лише в множині;

коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:

безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

па наступній сторінці;

у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:

- його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю
слів), коли текст уміщується в один рядок;

- його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;

- і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту

- змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.

Не дозволяється заміна лапками:

цифр і знаків;

позначень одиниць величин;

буквених абревіатур;

марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25-29].

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);

заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді …);

наказ (Наказую…);

скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);

службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);

трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);

інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає…);

запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

коли підмет передує присудкові;

коли означення стоїть перед означуваним словом;

коли додаток стоїть після керуючого слова;

коли вставні слова стоять на початку речення.

Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: