Общие функции документов. Оформление документов. Свойства документов.

Документ. Реквизит. Форма и содержание. Носитель.

Документ (документированная информация) — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Форма документа – состав (перечень) реквизитов, носитель и расположение информации на носителе, принципы оформления информации.

Содержание документа – суть документа, определяет цель его написания, информацию, которую несет документ.

Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Изделие характеризуется объективно существующей системой физических измерений параметров изделия.

Общие функции документов. Оформление документов. Свойства документов.

Общие функции документа:

• Информационная — любой документ создается для сохранения информации; определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
• Коммуникативная — документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
• Социально-культурная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной и культурной информации; определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства; документ порожден той или иной социальной потребностью.

Специальные функции документа:

· Управленческая - выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

· Правовая - функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

· Функция учета - дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

· Научно-историческая - начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Оформление документов складывается из составления документа по содержанию и форме, а также соблюдению порядка (процедур) по выдаче (созданию) документа. (Пример доверия к технологии производства – денежная купюра).

Основное свойство документа – юридическая сила.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Другие свойства документа:

· оригинальность - признаком оригинала является его уникальность, могут быть беловыми и черновыми;

· подлинность - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

· копийность - Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Документ является инструментом создания, сбора, обработки, систематизации, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления информации.

Действия с документами (согласно законодательству): составление, исследование формы и содержания, подача (представление, предъявление, выдача, передача), свидетельствование и удостоверение, истребование и восстановление.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: