Создание календарей

Использование календарей в проекте необходимо для определения реального графика работы. В Microsoft Project 2010 могут быть календари задач и календари ресурсов. Календари задач позволят определить периоды, когда задачи могут исполняться, а календари ресурсов определят график работы последних и в дальнейшем позволят определять возможную загрузку ресурса. Пересечение календарей задач и ресурсов, назначенных на ее исполнение, определит время возможного исполнения задачи.

Для того чтобы создать в Microsoft Project 2010 новый календарь нужно на закладке «Проект» в разделе «Свойства» нажать на кнопке «Изменить рабочее время» и в окне «Изменение рабочего времени» нажать на кнопке «Создать новый календарь…». В появившемся окне «Создание базового календаря» нужно ввести имя нового календаря и выбрать следующий вариант:

1. Или создать новый базовый календарь;

2. Или создать новый календарь, который будет копией выбранного (стандартный базовый календарь сохраняется).

Создадим новый календарь, возьмем, к примеру, последнюю неделю апреля и зададим график работы.

Создаем новый календарь. По умолчанию, он называется Календарь 1, оставим.

Выбираем 23 апреля на календаре, затем щелкаем на вкладке Рабочие недели, щелкаем 2 раза по ячейке [по умолчанию]. В открывшемся окне выбираем день - Понедельник, и выбираем Задать дни для использования этих часов. И пишем рабочее время (с 12:20 по 13:50, с 14:00 по 15:30) и нажимаем ОК.

Рисунок 3 - Календарь 1

Аналогично для каждого дня. Если график работы для каждого дня одинаковый, достаточно выделить все дни недели (с помощью Ctrl) и установить время работы. Так же можно создавать исключения календаря. Создадим новый календарь - Календарь 2 и создадим исключения для 1 и 2 мая.

Календарь создаем, как описывается выше, название - Календарь 2.

В новом календаре выбираем 1 и 2 мая. Щелкаем по вкладке Исключения. Задаем название - День труда. Начало - 1.05.2012. Окончание - 2.05.2012.

Нажимаем на кнопку подробности и выбираем Нерабочее время, повторять - ежегодно в указанный день.

Рисунок 4 - Создание исключений

Планирование задач.

Каждая задача имеет свой тип - характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными.

Задачи в Microsoft Project могут иметь следующие типы:

1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат).

2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постоянным независимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче.).

3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остается постоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи).

На задаче с типом «Фиксированные трудозатраты» идет равномерное распределение трудозатрат на протяжении длительности всей задаче.

На задачах с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты», те ресурсы, у которых самая малая загрузка, распределены равномерно на протяжении длительности всей задаче, а у тех ресурсов, у которых трудозатраты наибольшие, их загрузка отнесена вперед, т.е. на первые дни начала задачи. Т.е. можно сделать вывод, что чтобы уменьшить время исполнения задач с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты» нужно увеличить одновременно загрузку всех наименее загруженных ресурсов. В MS Project тип задачи устанавливают в Сведениях о задаче, во вкладке Дополнительно.

Планирование ресурсов.

Microsoft Project поддерживает три типа ресурсов:

1. Трудовые ресурсы - это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машин и оборудования необходимые для исполнения проекта;

2. Материальные ресурсы включают материалы необходимые для создания проекта;

3. Затратные ресурсы необходимы для моделирования затрат связанных с той или иной задачей.

Ввести ресурсы можно несколькими способами:

Выбрать во вкладке Ресурс Планировщик работы группы, а там выбрать лист ресурсов;

Щелкнуть мышью по этапу, в котором ресурсы будут использоваться и в окне Сведения о суммарной задаче выбрать вкладку Ресурсы.

Рассмотрим Лист ресурсов. Там вводим названия ресурсов, единицы измерения, стандартную ставку, максимальное количество единиц и т.д.

Рисунок 5 - Лист ресурсов

В колонку «Макс. Единиц» заносится списочное количество ресурсов, т.е. то, которое есть в наличии в компании;

В колонку «Стандартная ставка» вносится стоимость использования ресурса за один час работы;

В колонку «Затраты за использование» отображаются затраты за каждое использование ресурса;

В колонку «Группа» вносится имя группы, к которой принадлежит ресурс. Это желательно делать для будущего анализа ресурсов;

В столбце Базовый календарь выбираем календари, из выпадающего списка.

Подготовив все необходимые данные о ресурсах, можно назначать их задачам. Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это нуждается в расходах. После этого задачи планируются к выполнению в соответствии с величиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов, что позволяет составить более точное расписание работы. После составления корректировки плана проекта можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Для некоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированные большие затраты труда, чем позволяет свободное время. Другие могут быть недостаточно загружены или работать время от времени с неполной загрузкой.

Выравнивание загрузки ресурсов - это способ решения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается слишком много работы; такое состояние называется превышением доступности ресурсов. Загрузку ресурсов можно выравнивать двумя способами:

задержать задачу до тех пор, пока у назначенного ресурса не появится время для работы над ней;

прервать задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а часть, что осталась позже, когда назначенный ресурс освободится.

Сохранение и публикация

Необходимо периодически сохранять проект с внесенными изменениями, выполнять резервное копирование, создавать шаблон, который можно использовать для другого проекта, и даже публиковать свой проект на сервере Project Server. Для успешной работы над проектом его участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованием современных коммуникационных технологий, так и без них. Для обмена сведениями о проекте между участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.

Форматы файлов PDF и XPS применяются часто, поскольку позволяют сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project.

Щелкните вкладку Файл, затем выберите пункт Общий доступ;

Нажмите кнопку Создать документ PDF/XPS, а затем справа выберите команду Создать PDF/XPS;

В диалоговом окне Обзор выберите имя и расположение документа;

В списке Тип файла выберите Файлы PDF либо Файлы XPS, а затем нажмите кнопку ОК.

Завершение проекта

Управление рисками

Риски - это события или ситуации, которые могут неблагоприятно повлиять на область охватывания проекта, календарный план, бюджет или качество. При выполнении проекта часто возникают непредвиденные факторы, которые влияют на ход его выполнения. Задача управления рисками - выявить элементы проекта, которые наиболее подданные рискам, и свести влияние непредвиденных ситуаций на них к минимуму. В проектах Microsoft Project можно определить риски по срокам выполнения задач, риски превышения бюджета и риски, связанные с ресурсами. Определение задач с большим риском. Инструменты, что наилучшее позволяют определить задачи с большим риском в Microsoft Project - это перечень задач, календарный план и диаграммы Ганта.

Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа освоенного объема. Анализ освоенного объема - это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.

Риски ресурсов в Microsoft Project можно проанализировать следующим образом:

ресурсы, которые владеют специальными навыками;

ресурс, для которого есть только один поставщик;

полностью выделенные ресурсы, ресурсы с превышением доступности.

Отслеживание изменений

В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план. Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных после завершения и настройки плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений. По ходу выполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане значения с фактическими значениями. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения. Промежуточный план - это набор текущих данных проекта, сбереженный после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих задач).

Результаты.

Microsoft Project содержит много встроенных отчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены на несколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения, загрузки и т.д. Так же с помощью MS Project можно выводить результаты в виде графиков.

Завершение проекта дает возможность собрать и зафиксировать информацию о процессе и результатах его выполнения, чтобы предоставить ее заинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документы обобщения опыта. В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проекта и наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибках проекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущими проектами или в повторных проектах.

Документы обобщения опыта дают возможность ответить на следующие вопросы.

достигнутая цель ли проекта;

выполнена ли работа своевременно, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями;

что можно сделать для усовершенствования будущих проектов.

Microsoft Project не дает возможности создать подобные документы автоматически. Вместо этого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлы документов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можно обеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет, сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно также сберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данные в новых проектах.

Заключение

проект управление microsoft project

В настоящее время, на рынках присутствует большая конкуренция, что хорошо для покупателей, и плохо для продавцов. Для того чтобы быть конкурентоспособным, получать максимальную прибыль при минимальных затратах, уменьшить риск потерь свою деятельность нужно спланировать, и реализовать наиболее эффективным образом. Осуществить это можно с помощью программы Microsoft Project, позволяющей проанализировать входную информацию и выдать результаты, по которым субъект сможет определить, целесообразен ли его проект. Microsoft Project сочетает в себе понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые субъекту проекта средства для управления планом и ресурсами проекта.

Продукт Microsoft Project Server обеспечивает коллективный доступ к проектной информации и взаимодействие участников проекта через Веб-интерфейс. Это экономит время и обеспечивает эффективное пользование, как самой программой, так и проектом. Программа поддерживает форматы файлов PDF и XPS, что позволяет сохранить план проекта и сделать его доступным для просмотра другим пользователям компьютеров, на которых не установлено приложение Project.

В общем, можно сказать, что Microsoft Project является незаменимым помощником субъекта в управлении проектом.

Список литературы

1. Алексей Просницкий, Владимир Иванов «Microsoft Project за один день» - Киев, Санкт-Петербург: издательство PMCS, 2010 - 34 с.

2. Алексей Просницкий, Владимир Иванов - Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project Server 2010» - Киев, Санкт-Петербург: издательство PMCS, 2011 - 250 с.

3. Алексей Просницкий, Владимир Иванов - Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010» - Киев, Санкт-Петербург: издательство PMCS, 2011 - 177 с.

4. Вадим Богданов «Управление проектами в Microsoft Project 2007» - Санкт-Петербург: издательство «Питер», 2008 - 592 с.

5. Элейн Мармел Project 2002 «Библия пользователя» - Москва, Санкт-Петербург: издательство «Диалектика», 2003 - 624 с.

6. http://www.microsoftproject.ru/

7. http://office.microsoft.com/ru-ru/project-help/

8. http://projectprofy.ru/

Размещено на Allbest.ru

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: