Функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям

Персонал, выполняющий функции организации, координации, контроля:

· руководители структурных подразделений офиса. В их подчинении может находится инженерно - технический персонал и работники информационного и документационного обеспечения;

· секретари, помощники и референты руководителей;

· офис - менеджеры (управляющие делами, координирующие всю офисную деятельность).

Профессиональные функции секретаря в значительной степени определяются его компетенцией, направлением и спецификой деятельности организации, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

Так у секретарь на reception следующие обязанности: приём звонков на русском и / или иностранном языке, переадресация входящих звонков; приём, передача и регистрация телефонограмм; приём и отправка факсимильных сообщений; делопроизводство в том или ином объёме:

1. Регистрация входящей корреспонденции, передача её по назначению;

2. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции;

3. Компьютерный набор и распечатка небольших по объёму документов (писем, телеграмм и др.).

Приём и передача писем по электронной почте; поиск необходимой для работы офиса информации в Интернете, печатных изданиях, по телефону; организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписанных изданий в офис; хозяйственное обеспечение офиса:

1. Закупка канцелярских принадлежностей;

2. обеспечение офиса расходными материалами;

3. Закупка хозтоваров.

Заказ визиток; координация работы офисных водителей и курьеров; заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц; работа с почтовыми и курьерскими службами; организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации; встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания; взаимодействие с арендаторами; выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.

К секретарям первой ступени - секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные - образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка.

Требования:

1. Образование: могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее;

2. Опыт работы: как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако, чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием могут на потребовать опыт работы;

3. Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне - одно из основных требований к кандидату на эту должность;

4. Знание основ делопроизводства;

5. Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Exel, Outlook, Интернет;

6. Офисная техника. Умение пользоваться мини - АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом;

7. Хорошие коммуникативные навыки;

8. Знание делового этикета

9. Знание основных правил ведения телефонных переговоров;

10. Грамотная устная и письменная речь;

11. Приветствуется знание основ конфликтологии.

Хоть секретарь на reception и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации.

Секретарь - референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря - референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

· функции по документационному обеспечению управления;

· функции по бездокументационному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь - референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где работают секретари - референты выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создаётся, функции по делопроизводственному обеспечению сосредотачиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря - референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря - референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приёма посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя руководителя; контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы; организация встреч и переговоров руководителя; подготовка командировок руководителя; организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация рабочего дня руководства, резервирование времени; организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатации оргтехники.

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь - референт является надёжным помощником руководителя. Вместе с тем на нём замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, и деловыми партнёрами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря - референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря - референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчёркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

Особую группу функций секретаря - референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

· просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;

· поиск и обработка необходимой руководителю информации;

· знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Секретарь - референт отвечает (письменно или по телефону) на все приглашения (руководитель отвечает лично только в том случае, если не может присутствовать на мероприятии или церемонии). Секретарь - референт заботится о цветах, подарках, поздравлениях сотрудникам фирмы. А в трагических ситуациях (болезни, автомобильные аварии и т.п.) организует и необходимую помощь (по поручению руководителя, а в его отсутствие - по собственной инициативе).

Кроме традиционных обязанностей, сегодня секретарю - референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря - референта входит приём клиентов и гостей фирмы, Деятельность в ранках связей с общественностью, формирование архивов и т.д. Секретарь - референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневно фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь - референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами.

Часто в подчинении у секретаря - референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря - референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря - референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств.

Требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Exel и общее знакомство с операционной системой Widows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

Профессиональный секретарь - референт должен иметь определённые знания и навыки, обладать определёнными личными и деловыми качествами. Профессия секретаря - референта предполагает высокий уровень образования.

Требуется знать: нормативно - методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы; русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы); правила ведения деловой беседы; принципы организации приёма посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики; принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; основы административного, трудового и хозяйственного права; правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников.

Требуется уметь: составлять и оформлять основное виды и разновидности управленческих документов; рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов; вести деловые беседы и телефонные переговоры; организовывать совещания, презентации, служебные поездки; пользоваться современными средствами связи; организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание; планировать свою работу, планировать и обеспечивать время руководителя; обеспечивать эффективную работу руководителя.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: