Оценка информационно-консультационной деятельности

Оценка деятельности организации является необходимым этапом в процессе реализации ее стратегии.

Довольно часто оценке придают негативный оттенок - по аналогии с проверкой, ревизией, экзаменом. Однако, если не исследовать недостатки, чрезвычайно трудно от них избавиться. Но наряду с недостатками, от которых никто не застрахован, имеются и достижения, и оценка помогает их выделить, чтобы воспользоваться этим опытом в будущем.

Оценка деятельности информационно-консультационной службы - это процесс определения того, насколько организация в целом, ее структурные подразделения и конкретные сотрудники качественно и эффективно работают, приносят ли они реальную пользу.

Главное отличие мониторинга от оценки состоит в следующем: мониторинг проводится постоянно и с целью быстрого реагирования на изменяющуюся ситуацию, исправления ошибок, усиления достижений, а оценка - периодически, для подведения итогов, принятия решений на будущее.

Проводя оценку, руководство службы углубляется в анализ ее деятельности, обращает внимание как на успехи, так и на неудачи, приближаясь к тому, чтобы охватить всю картину целиком и взглянуть на свою организацию более объективно. В этом отношении руководство нуждается в беспристрастной и проверенной информации.

Какие же возможности предоставляет службе оценка ее деятельности?

Прежде всего - нахождение так называемых «критических точек», оказывающих решающее влияние на качество и эффективность работы. В дальнейшем, воздействуя именно на них, можно добиться существенных положительных изменений, сэкономив силы, время и ресурсы организации.

С точки же зрения общества, полученные в результате оценки факты и сравнительные характеристики покажут потенциальным донорам («бюджетодержателям»), что же представляет собой организация на самом деле и насколько она эффективно работает. Периодическое проведение оценки службы делает ее более привлекательным и надежным партнером.

Так или иначе, оценка помогает увидеть реальное положение дел, определить пути исправления ошибок и закрепления успехов.

По отношению к тому, кто осуществляет оценку, она может быть внешней и внутренней.

Внешняя оценка проводится приглашенным экспертом, который не работает в данной организации, не зависит от нее и не является представителем конкурирующей службы. Тем самым обеспечивается объективность выводов.

Внутренняя оценка, или самооценка, осуществляется руководством и сотрудниками самой организации. Это проще и сложнее одновременно, так как, с одной стороны, кто же знает состояние дел в службе лучше, чем сами сотрудники, а с другой -потребует дополнительных усилий (а иногда и мужества), чтобы быть максимально объективными.

В зависимости от времени проведения оценки подразделяются на:

промежуточную, которая проводится в период выполнения программы (проекта, плановых заданий), чтобы помочь успешно достичь намеченных целей и получить запланированные результаты или же если в ходе реализации проекта возникли проблемы, причины которых неясны (диагностическая оценка);

завершающую, которая проводится незадолго до или сразу после окончания проекта (программы) и определяет, достигнуты ли цели проекта и получены ли ожидаемые результаты. Она помогает избежать повторения ошибок при реализации подобных проектов (программ) в будущем;

оценку «постфактум», которая проводится по истечении какого-то времени после завершения определенной деятельности для анализа вызванных ею изменений и их стабильности (т.е. для определения того, сохраняются ли эти изменения без дальнейшего воздействия со стороны).

В зависимости от того, кто заказывает оценку, цели ее могут быть различными. Но в случае внутренней оценки цель практически одна - улучшить работу проекта или организации в целом, сделать ее более эффективной и полезной.

При планировании проведения оценки вначале нужно разобраться, что будет анализироваться и на какие вопросы необходимо получить ответ. Далее необходимо определиться:

Какая информация понадобиться?

Кто будет собирать информацию?

Как будут получены необходимые данные (например, с помощью измерения, наблюдения или опроса)?

Какие методы анализа будут использованы?

Нужны ли будут помощники (потребуется ли консультация определенного специалиста)?

Сколько это займет времени?

Какие потребуются ресурсы?

Объектом оценки может стать вся деятельность информационно-консультационного центра, реализованный консультационный проект (программа), серия консультаций, акция, кампания и даже отдельные мероприятия.

Предположим, что нужно провести завершающую оценку проводимой ИКС кампании (например, по привлечению крупных товаропроизводителей региона (района) к сотрудничеству с информационно-консультационной службой). У руководства есть множество данных, которые предстоит выстроить в определенной последовательности и проанализировать.

Анализ собранной информации ведется по самым разным составляющим деятельности, а также в целом. Его последовательность можно сформулировать в серии вопросов:

Достигнута ли цель кампании полностью или только частично (почему); какие действия способствовали этому и что мешало?

Были ли решены все поставленные задачи и стали ли они реальными шагами к достижению цели; если нет, то что не получилось и почему; верно ли были избраны методы работы?

Какие ресурсы были использованы; каковы были способы их мобилизации; все ли возможное было для этого сделано; какие ресурсы (или их количество) нужно и можно было привлечь; почему этого не было сделано; насколько приемлемо соотношение ресурсов, вложенных в кампанию, и ее результатов; что необходимо изменить в будущем?

Какова была эффективность организаторской работы, способствовала ли она успешному проведению кампании; насколько правильными (ошибочными) были принятые оперативные решения; все ли участники кампании были на своем месте; правильно ли были расписаны их роли; если нет, то почему?

Какие последствия повлекут за собой полученные результаты и каковы могут быть дальнейшие планы ИКС в этой связи (нужно ли корректировать направление деятельности, цели, задачи и т.п. организации после проведенной кампании);

Какое влияние оказала кампания на целевые группы; на власть и местное население?

Как были задействованы средства массовой информации (затраченные на это ресурсы, полученные результаты и перспективы взаимодействия)?

Как повлияла кампания на имидж ИКС, сделала ли организацию более известной и привлекательной?

Нужно ли проинформировать о результатах оценки действий и о самой кампании другие информационно-консультационные центры (и какие); не попросить ли их высказать свою точку зрения?

Анализ информации поможет рассмотреть проведенную работу с разных сторон и сделать конкретные выводы. С результатами оценки обязательно должны быть ознакомлены все сотрудники организации, так как она покажет все плюсы и минусы их работы, поможет что-то изменить и улучшить.

Оценка успехов службы (особенно, если ее провел приглашенный эксперт) может оказать ей помощь в привлечении дополнительных ресурсов, в поиске партнеров, в расширении ее известности и улучшении имиджа.

Имидж службы является очень важным элементом ее внешнего восприятия, во многом способствующим или препятствующим реализации целей и задач ИКС. Поэтому отделы мониторинга должны владеть объективной информацией на предмет того, как воспринимают профессиональную организацию окружающие: сегодняшние и завтрашние клиенты, органы государственной власти, а в некоторых случаях - и все общество.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: