Тема 5. Access и БД. Формы, запросы, отчеты.

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей

· Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

· Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

· Запросы на изменение используются для создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

· Запросы с параметрами — это такие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

ПРАКТИКА

1 Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД.

2 Объект ЗАПРОСЫ

3 СОЗДАЙТЕ ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, в котором на экран должен выводиться состав 151 группы. Для этого:

4 откройте вкладку ЗАПРОСЫ;

5 нажмите кнопку СОЗДАТЬ;

6 в появившемся окне выберите ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажмите кнопку OK;

7 в появившемся окне в ячейке ТАБЛИЦЫ/ЗАПРОСЫ выберите из раскрывающегося списка таблицу СТУДЕНТЫ;

8 перенесите все поля из окна ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ в окно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ;

9 нажмите кнопку ДАЛЕЕ. Выводить надо все поля, поэтому еще раз нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

10 в появившемся окне введите имя запроса ГРУППА;

11 нажмите кнопку ГОТОВО. На экране появится таблица с данными запроса. Но вам надо, чтобы при выполнении запроса спрашивался номер группы. Для реализации этого перейдите в режим конструктора;

12 в строке УСЛОВИЯ ОТБОРА для поля НОМЕР ГРУППЫ введите 151

13 СОЗДАЙТЕ ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС о среднем балле в группах по дисциплинам. Необходимо сформировать запрос, в котором были бы поля НОМЕР ГРУППЫ, НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и ОЦЕНКИ. Для этого:

14 На вкладке ЗАПРОСЫ нажмите кнопку СОЗДАТЬ;

15 Выберите ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажмите OK;

16 Выберите из таблицы СТУДЕНТЫ поле НОМЕР ГРУППЫ;

17 Выберите из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ;

18 Выберите из таблицы ОЦЕНКИ поле ОЦЕНКИ;

19 Нажмите кнопку ДАЛЕЕ, затем в появившемся окне снова нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

20 В появившемся окне введите имя запроса ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ;

21 Нажмите кнопку ГОТОВО;

22 сохраните запрос и закройте таблицу запроса.

23 Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

24 На вкладке ЗАПРОСЫ нажмите кнопку СОЗДАТЬ;

25 Выберите ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС и нажмите кнопку OK;

26 Щелкните по ячейке ЗАПРОСЫ, выберите ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

27 Для заголовков строк выберите поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

28 Для заголовков столбцов выберите поле НОМЕР ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

29 Выберите функцию AVG, т.е. среднее значение(она по умолчанию уже выделена) и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

30 Введите название запроса СРЕДНИЕ ОЦЕНКИ и нажмите кнопку ГОТОВО. Откроется таблица перекрестного запроса.

31 Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;

32 Закройте таблицу запроса.

33 Создайте форму с помощью мастера формы.

34 На вкладке ЗАПРОСЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;

35 Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажать кнопку OK;

36 Из таблицы СТУДЕНТЫ выбрать поля ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, НОМЕР ГРУППЫ, из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ выбрать поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, из таблицы ОЦЕНКИ выбрать поле ОЦЕНКИ и нажать ДАЛЕЕ;

37 Нажать еще раз кнопку ДАЛЕЕ;

38 Ввести название запроса СЕССИЯ и нажать кнопку ГОТОВО;

39 Закрыть запрос.

40 Для создания ИТОГОВОГО ОТЧЕТА выполните следующее:

41 На вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;

42 Выбрать МАСТЕР ОТЧЕТОВ, из раскрывающегося списка выбрать запрос СЕССИЯ и нажать кнопку OK;

43 Выберите все поля запроса и нажмите ДАЛЕЕ;

44 Тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите ДАЛЕЕ;

45 Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне НОМЕР ГРУППЫ и перенеся его в правое окно;

46 Нажмите ДАЛЕЕ;

47 Нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку ИТОГИ;

48 Поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите OK;

49 Сортировка не требуется, т.к. данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен. Поэтому нажмите OK;

50 Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса. Нажмите ДАЛЕЕ;

51 Выберите стиль отчета и нажмите ДАЛЕЕ;

52 Введите название отчета ИТОГИ СЕССИИ нажмите ГОТОВО.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: