Для повышения скорости обратной связи данная организация использует различные способы и методы, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Важной элементом организационной культуры являются коммуникации. Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы. Схема коммуникаций представлена на рис. 2.

Рис.2. Коммуникационный процесс как система

Коммуникации делятся на две большие группы: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со stakeholders (заинтересованными группами лиц).

Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

Основные виды внутренних коммуникаций.

1) Коммуникации между уровнями (вертикальные коммуникации)

Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими — когда информация передается с высшего уровня на низший, например, приказы, поручения, запросы и так далее.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие. Например, регулярные отчеты по проделанной работе, рекомендации по внедрению изменений, предложения и так далее.

2) Коммуникации между отделами (горизонтальные коммуникации)

Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей. Например, отдел снабжения безусловно обменивается информацией с отделом культуры, туризма, молодежи и спорта. Совместно они определяют количество не только бюджета, но и ресурсов, которое организация может выделить на то или иное мероприятие. При этом желательно не только сэкономить, но и не "пожадничать", что бы мероприятие было действительно эффективным.

3) Коммуникации между менеджером и подчиненными

Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

4) Неформальные коммуникации

Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов (grapevine дословно переводится как «виноградная лоза»).

По неформальным каналам информация распространяется намного быстрее, чем по формальным, поэтому менеджеры часто используют их для распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая их словами «только между нами».

Согласно исследованию Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже.

Так же в менеджмента важен стиль управления. Стиль управления — совокупность наиболее характерных и устойчивых приемов, использующихся в процессе управленческой деятельности.

Стили управления, определяемые личностью руководителя:

· авторитарный,

· либеральный,

· демократический.

Авторитарный стиль — сосредоточение на работе и полное пренебрежение людьми. Характеризуется высокой требовательностью, единоначалием, личным контролем за ходом производственного процесса, использованием методов принуждения. Авторитарный («жесткий») стиль может быть оправдан в группе с неразвитыми материальными и высшими потребностями, а также в экстремальных ситуациях.

Либеральный стиль — сосредоточение на человеке, стиль невмешательства в дела подчиненных, безынициативность, ожидание указаний сверху, руководитель непоследователен в своих действиях, легко поддается мнению других (влиянию), некомпетентен в решении вопросов, его характеризует боязнь принятия решений, перекладывание дел на подчиненных. Применение либерального («клубного») стиля свидетельствует о нечеткости в определении целей группы и ее роли в производственном процессе.

Демократический стиль — считается, что человек получает удовольствие от работы, хочет принимать участие в управлении, предполагает коллективность принятия решений; система контроля включает в себя различные формы приобщения к руководству широкого круга работников, широкая гласность. Демократический («прогрессивный») стиль следует применять при условии заинтересованности работников в получении результатов, инициативности и ответственности.

Однако практически не существует единого стиля, что представлено в модели Танненбаума и Шмидта (рис.3)

Авторитарный Демократический

Рис. 3. Модель Танненбаума и Шмидта.

В отделе туризма, культуры, молодежи и спорта используется либеральный стиль управления, по модели Танненбаума и Шмидта представлен пунктами 3,4 и 5 (проверяет, предлагает и консультируется).

Руководство Сотниковой Г.Ю., как начальника достаточно творческого отдела, базируется на среднем вмешательстве и свободе подчиненных в принятии решений. Сотрудники имеют среднюю степень свободы, они самостоятельно разрабатывают мероприятия, на темы поставленные начальством. При этом начальство контролирует прохождения мероприятий и анализирует отчеты по их проведению.

2.2. Маркетинговый анализ

Организация, на которой проходила практика, является государственным учреждением, поэтому главной целью является не только получение прибыли, а вовлечение жителей в развитие города, его улучшение, а так же в принятие участия в различных мероприятиях. Отдел туризма, культуры, молодежи и спорта занимается культурным и социальным развитием города. Под их контроль и управление входят: ДШИ г. Ростова Великого (детская школа искусств), МУК «Ростовская МЦБ» (ростовская муниципальная центральная библиотека), спортивные учреждения, а так же различные социальные центры (центр молодежи, центр внешкольного досуга и т.д.).

Туристическая деятельность подразумевает обеспечение потребителей необходимой информацией о турах, их продажей и продвижением.

Для достижения маркетинговых целей организации и индивидуумы используют четыре основных средства маркетинговых коммуникаций, или продвижения: рекламу, личные продажи, продвижение продаж и PR. Сам по себе каждый из элементов маркетингового комплекса сообщает определенную информацию потребителю.

Для привлечения потребителей и заказчиков используется реклама. В качестве основного носителя в данной организации используется печатная реклама в виде буклетов, почтовых рассылок, каталогов. Так же большая часть рекламной информации размещается в изданиях различных агентств по туризму. Так же специализированный сайт компании, в котором размещена вся необходимая информация по продукту и контакты.

Для обеспечения эффективных личных продаж важна подготовка кадров, на которую компания уделяет особое внимание. Сотрудник обязан не только знать и понимать основную задачу организации, но и уметь донести её до потребителя. Помимо образования, кругозора и квалификации, в сотрудниках ценятся умение вести переговоры, грамотная речь, вежливость и понимание, а так же внешние факторы необходимые для контакта: харизма, дружелюбие, а так же соответствие имиджу компании. Личные продажи проходят в самом центре по средствам общения и заключения договоров.

Так же используется sales promotion – «продвижение продаж». Суть данного средства коммуникаций заключается в максимальных продажах и эффективном распространении товара, в данном случае туристических туров, по средствам проведения акций, сезонных скидок и различных мероприятий по реализации (акции, семинары, выставки и т.д.)

Бесспорно, важным является PR связи с общественностью. Для этого так же используется официальный сайт, на котором ведется активная работа с тур – операторами, размещается информация для всех основных бизнес партнеров компании. Так же существуют рекламные и промо – туры для СМИ представителей, для руководителей туристических компании и целевых аудиторий. Осуществляется информирование населения и потенциальных туристических агентств через СМИ, по средствам местных, региональных и республиканских средств.

Для выявления возможностей и угроз по отношению к анализируемому объекту используется STEEP анализ - инструмент анализа дальнего окружения, то есть макроокружение, характерное тем, что анализируемый объект не может влиять на него и управлять им. Его основными составляющими является социальный, технологический, экологический, экономический и политический факторы. Более подробно рассмотрим каждый фактор для нашей компании. Наиболее важными являются социальный и политический фактор, так как компания является государственной организацией, чья деятельности направленна на население.

Социальный фактор включает в себя демографические изменения, характер занятости, структура потребления, гендерный признак, структура домашних хозяйств. Организация очень внимательно относиться к проблеме населения, устраивая и организуя туры для различных категорий населения:

- по возрастному критерию (для детей, молодежи, средневозрастная категория и т.д.);

- критерий социального обеспечения (пенсионеры, студенты и т.д.);

- льготные (граждане с ограниченными возможностями, многодетные семьи и т.д.);

- материальное обеспечение;

- иностранные граждане;

Так же существую различные виды туризма по интересам населения (рис.4).

Рис.4. Виды туризма

Туристический центр стремиться развивать все эти виды туризма, обеспечивая достаточное количество разнообразных туров.

Так же важным является образованность население и стремление граждан узнавать культурные ценности городов. Поэтому в школах, детских садах и других центрах проводятся мероприятия по развитию кругозора подрастающего поколения, для вовлечения их в жизнь города и страны. Важно, заинтересовать максимально большое количество молодежи. Для этого существуют различные направления этих мероприятий: спортивные, культурные, творческие, познавательные, развлекательные и т.д.

Организация является государственным учреждением повтор, поэтому политический признак крайне важен. Отделы зависят не только от законодательства, налогообложения и приказов правительства, но и бюджет организации зависит от их финансирования государством. На компанию полностью влияют все решения правительства в данной сфере.

Так как финансированием организации является государство, то и экономический фактор достаточно сильно влияет на компанию. Развитие экономики позволяет больше вкладывать в данную отрасль, что ведет к более эффективной работе.

Технологический фактор влияет на компанию по средствам оборудования необходимого для выполнения их деятельности. В перечень таких оборудований входят: компьютеры и необходимая аппаратура (принтеры, сканеры, телефоны и т.д.), с помощью которых происходит общение с партнерами и stakeholders, а так же для ведения документооборота; автомобили, для проведения мероприятий на различных территориях, перевозки необходимого оборудования, а так же для курьерской доставки печатных документов по области; и т.д. Развитие технологий позволяет сократить как время работы, так и количество усилий брошенных на выполнение рутинных задач.

2.3. Использование информационных технологий в организации

Информационные технологии представляют собой совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, передачу и отображение информации. Для возможности использования информационных технологий необходимо наличие АРМ. Автоматизированное рабочее место это программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. В рассматриваемой компании, АРМ сотрудника представляет собой компьютерный стол, компьютер с периферийными устройствами, принтер, телефон и необходимые документы.

Для общения между партнерами, начальством и другими группами заинтересованных лиц используется платная программа для работы с электронной почтой – The Bat! Версия 5.0.24. copyright©1997-2011.

Данная программа достаточно легка в использовании. Она обладает простым интерфейсом. Основной причиной выбора данной программы на предприятии стало, во-первых, то что программа поддерживает управление неограниченным числом почтовых ящиков, что позволяет сотрудникам из разных отделов использовать данную программу. Во- вторых, в программе встроенная система защиты: средства фильтрации писем, система резервного копирования, а так же антивирусные программы. Помимо основных плюсов, есть так же качества, которые, безусловно, делают работу легче: использование шаблонов, проверка орфографии, возможность редактирование текста и т.д. Однако существует недостаток, который в настоящее время разрабатывается создателями продукта, программа не имеет возможности работать с серверами новостей (news-группами), так как не поддерживает протокол NNTP.

Так же, на момент прохождения практики, в организации проводилось внедрение системы электронного документооборота. В данной организации вводится система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM. Эта система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в систему, тем самым компания обеспечивает «безболезненный» переход к электронному документообороту и адаптации сотрудников. Сотрудники проходят обучающие курсы по использованию данной системы, их проводит приглашенный сотрудник от внедряющей компании.

DIRECTUM – система класса ECM, обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех её сотрудников(Рис.5).

Бизнес - решения
Модули
Платформа

Рис. 4. Общая информация о системе DIRECTUM

При прохождении практики, студенту уже пришлось некоторое время работать в данной системе, и поэтому хотелось бы проанализировать данную систему со стороны пользователя.

Безусловно, электронный документооборот необходим в организации и является следующим этапом в развитии информационных технологий. Он позволит компании эффективно работать с документами, своевременно отвечать на запросы, и значительно сократит время ожидания и доставки документов. Но хотелось бы более подробно рассмотреть данную систему, и понять, так ли удобна и эффективна данная система.

При открытии системы программа запрашивает логин и пароль, который был предписан каждому сотруднику за ранее, это обеспечивает безопасность системы от «не желанных» гостей. Далее вам открывается достаточно простой и удобный интерфейс. Входящие и исходящие документы, разнообразные поиски по документам, папкам, задачам и темам. Все документы обозначены значками приоритета и важности. Документ, отправленный начальством, одновременно могут просматривать все сотрудники, которым он был направлен. При этом руководитель может точно проследить, когда происходило ознакомление с документом и время выполнения предписаний, указанных в нем. Это помогает руководителю обеспечить контроль над выполнением поставленных задач.

Однако, существует и ряд недостатков. Одним из основных, по мнению практиканта, является сложность обучения сотрудников. Работники данного отдела приспособлены к работе с бумажными документами, и работа на компьютере ограничивалась составлением отчетов и рассылкой их по электронной почте, да и то не у всех. Поэтому их обучение и освоение программы будет достаточно сложным и проблематичным.

Так же важной проблемой становиться качество компьютеров, установленных в организации. В отделе установлены компьютеры не достаточно сильной мощности, поэтому часто происходят остановки в работе, торможения и прочие проблемы данного рода. И поэтому для внедрения данной системы, первоначально требуется обновить всё необходимое оборудование, так как поломки и проблемы с техникой, могут повредить работе всего отдела.

Вся система DIRECTUM работает с помощью интернета. В отделе туризма, культуры, молодежи и спорта используется локальная компьютерная сеть типа «шина». Данная сеть подразумевает собой общий кабель, к которому подсоединены все рабочие системы. Одним из основных недостатков такого типа компьютерных сетей является то, что при выходе из строя кабеля или выхода, полностью останавливается работа всей системы. Естественно при поломке такого плана вся система электронного документооборота будет приостановлена, и целый отдел не сможет функционировать. При том, что работа в данной системе возможна только на АРМ сотрудника.

Исходя из этого, следует, что внедрение данной системы требует: детальной разработки компьютерных систем информационным отделом, обеспечение безопасности и отсутствия выхода из строя систем, а так же качественного обучения сотрудников.

2.4. Анализ работы отделов организации

В управление администрации Ростова Великого входит большое количество различных отделов и подразделение. Структурные подразделения и название из административного регламента представлены в Таблице 2. Данные взяты из реестра административных регламентов исполнения муниципальных услуг Ростовского муниципального района.

Таблица 2.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для составления отчета была исследована система управления в отделе туризма, культуры, молодежи и спорта администрации Ростова Великого.

Организация работает эффективно, не смотря на все недостатки (устаревшее оборудование, не квалифицированный персонал, недостаток ресурсов и т.д.). Максимально вносятся изменения по улучшению эффективности, руководство организует деятельность работников таким образом, что бы им было не только удобно, но и интересно работать.

Однако, данная организация является хорошим примером того, что для эффективной деятельности необходима ориентация как на руководство, так и на сотрудников. Деятельность руководителя полностью направлена на улучшения, содружество и помощь сотрудникам, когда со стороны работников никакой ответной реакции не наблюдается. Отсутствует заинтересованность подчиненных в работе. Причиной такого отношения является низкая заработная плата, которая не регулируется начальством отдела, а выплачивается администрацией города. Печально осознавать, что деятельность общественных организаций так низко цениться.

Руководству я бы посоветовала вовлекать больше молодых сотрудников в свой отдел. Сотрудники должны "идти в ногу со временем", что бы максимально использовать те ресурсы, которые сейчас организация может себе позволить внедрить. Так же необходимо, что бы приоритетной ценностью у сотрудников была не заработная плата, а достижение целей отдела и организации в целом.

Управленческая практика помогла подкрепить теоретические знания на практике и получить практические навыки в решении управленческих вопросов.

СПИСОК Использованной литературы

1. Администрация РМР. Официальный сайт. - Электронный ресурс - Copyright © 2004 - 2013 Администрация Ростовского муниципального района - код доступа - http://admrostov.ru/about.php?sub=1

2. Ивасенко А.Г Менеджмент: Учебное пособие. Составитель: А.Г. Ивасенко Новосибирск, 2001. - 425с.

3. Котлер Ф., Армстронг Г. Основы маркетинга.// Ф. Котлер, Г. Армстронг. Профессиональное издание - 12 издание,2010. - 656с

4. Орлов А.И. Менеджмент: Учебник/ А.И. Орлов М.: Издательство "Изумруд", 2003. - 298 с.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: