Вопрос 1. Понятие и признаки документа. Общая характеристика документа

Появление документа связано с появление начертательного способа фиксации информации.

В переводе с латинского языка слово «документ» означает «учу» или «извещаю».

В России данный термин появился в XVIII веке. Петр I перевел его как «письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия» (подробная трактовка документа сохраняется и в современном мире).

В XX веке документ приобретает управленческий или организационно-управленческий аспект, который тесно связан с информацией и её управленческой ценностью, поэтому документ стал рассматриваться в качестве важнейшего управленческого инструмента.

В настоящее время в законодательстве существует два варианта определения понятия «документ»:

1) документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ);

2) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ).

В теории разработано несколько иное по содержанию определение термина «документ»:

3) документ – это юридически признанная форма, подтверждающая, утверждающая или опровергающая определенные факты или взаимоотношения, имеющие правовое значение, отвечающая требованиям правомерности и законности.

Документ характеризуется внешними и внутренними признаками.

Внешние признаки документа представляют собой признаки, отражающие:

1) форму и размер документа,

2) носитель информации,

3) способ фиксации информации,

4) элементы оформления документа.

Носитель документированной информации представляет собой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Внутренним признаком документа является содержание.

Содержание является главным признаком документа, его информационным комплексом.

В обществе документы являются носителями человеческой мысли и включают в себя первичную информацию, т.е. в документах информация фиксируется впервые. Данное свойство позволяет отличать документ от других, вторичных источников, например книг, статей, реферативных сборников и работ, диссертаций, которые содержат переработанную и интерпретированную автором информацию.

Форма документа всегда вторична, и представляет собой регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов документа, а также схему их расположения на носителе информации.

Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на носителе информации, составляет формуляр документа.

Формуляр, характерный для определённого вида документа называется типовым формуляром (приказ, письмо и т.д.).

В зависимости от характера юридической силы документа и его организационно-управленческой значимости, документы могут быть оригиналами и копиями.

Оригинал - это первоначальный, единственный, уникальный документ. Умноженный оригинал - это оригинал в нескольких идентичных экземплярах (контракты, соглашения).

Оригинал может быть черновым или деловым экземпляром документа.

Черновой экземпляр или черновик отражает процесс работы автора над текстом. Разновидностями черновика является варианты и редакции текста документа.

Деловой вариант (или беловик) это машинописный документ, текст которого перенесён с черновика без помарок и исправлений в окончательной редакции, при автоматизированном изготовлении документов.

Деловой вариант становится подлинником при оформлении его в установленном порядке. В этом случае деловому варианту документа придается юридическая сила. Подлинник - это заверенный оригинал.

Повторное воспроизведение оригинала с его внешними особенностями и признаками является копией документа. Копия сама по себе юридической силы не имеет. Копия должна быть заверена должностным лицом или нотариусом и после этого она приобретает юридическую силу.

Копия части документа называется выпиской из документа.

Дубликат так же является копией, но обладает юридической силой подлинника, т.к. представляет собой повторно изготовленный оригинал документа, оформленный и подписанный в установленном порядке, но не заверенный.

Вопрос 2. Способы документирования: текстовый способ документирования, техническое документирование, фотодокументирование, аудиодокументирование, видеодокументирование, матричное документирование

Способ документирования представляет собой систему последовательных действий, связанных с фиксацией и изложением информации на определенном материальном носителе и обусловленных используемым для фиксации и изложения носителем.

К способам документирования относятся:

1) текстовый способ – самый простой и доступный способ документирования. Текст может быть как рукописным, так и машинописным. Рукописный текст носит более оперативный характер (например, при осмотре места происшествия; при фиксации хода судебного разбирательства по гражданским делам).

Машинописный текст может быть выполнен на пишущей машинке или изготовлен с помощью компьютера. Машинописный способ позволяет быстрее фиксировать текст и в хорошо читаемом виде, кроме того, использование компьютера предоставляет возможность использовать типовые формы с внесением в них лишь отдельных частей текста, содержащих необходимые сведения.

2) техническое документирование – предполагает составление схем, планов, таблиц, графиков, диаграмм, содержащих сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Техническое документирование наиболее часто применяется по делам о нарушении техники безопасности, о дорожно-транспортных происшествиях, убийствах, о признании права собственности на часть строения, жилого помещения и др.

Использование технического документирования даже при составлении схем в самом упрощенном виде позволяет лучше воспринять обстановку места происшествия, дорожно-транспортного происшествия и др., расположение наиболее значимых деталей, механизм протекания определенных процессов и т.д.

3) фотодокументирование, видеодокументирование, аудиодокументирование – данный способ документирования наиболее детально и достоверно передает информацию, но при этом фото, кино или видеоматериал может служить лишь приложением к текстовому документу.

Фотодокументирование является повсеместно освоенным и наиболее доступным способом фиксации информации, применяемым по всем уголовным делам, в редких случаях по гражданским делам. Кинодокументирование в настоящее время вытеснило видеодокументирование, используемое в зависимости от сложности дела и материально-технической оснащенности правоохранительных органов. Видеодокументирование имеет значение при закреплении признаний в совершении тяжких и особо тяжких преступлений, при проверке их с выходом на место преступления, при производстве следственного эксперимента. Видеодокументирование применяется и при проведении оперативно-розыскных мероприятий, но для приобретения доказательственного значения видеоматериал должен быть легализован.

4) матричное документирование – производится с использованием матрицы – полиграфической углубленной формы для отливки наборных литер или картонной, винипластовой, свинцовой пластины с углубленным оттиском печатной формы, служащей для отливки стереотипов или получения гальваностереотипов, данный способ документирования имеет исключительно промышленное применение (изготовление документов знаками для слепых).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: