ВИТЯГ 3 ПРОТОКОЛУ №5

засідання профспілкового комітету Інституту ядерної фізики НАН України від 11 березня 2003 року

3. СЛУХАЛИ: заяву Ю.І.Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Пуща-Водиця".

УХВАЛИЛИ: виділити Ю.І.Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прохіпко

Секретар (підпис) Н. І. Братчик

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження,рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» і т.ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

І. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Якщо лист е відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити:

назва й адреса організації — відправника листа;номер і дата листа; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист — документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», "Направляємо", «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін., а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що направляється.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис "Програми курсу "Організація діловодства». Програма пропонується як типова для всіх технікумів діловодства. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2003 р. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Зразок:

Навчально-методичне об'єднання (НМО) 22-23 червня проводить широке обговорення моделі спеціаліста «Діловод-організатор документаційного забезпечення управління». Оскільки спеціалісти такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою: вул. Володимирська, буд. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. ранку. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова Ради НМО професор, доктор іст. наук К. І. Ткаченко

Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Зразок:

Видавництво «Довіра" пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2003 р.:

______________

______________

______________

Книги можна придбати у видавництві «Довіра» (вул. Кіквідзе, 2/34) або замовити за адресою: 252103, м. Київ-103, вул. Кіквідзе, 2/34, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Телефон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.

Чекаємона ваші замовлення.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Формуляр-зразок:

Заступнику керівника

підприємства ________

п. __________________

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи ____________ за угодою від ____ 2003 р. № ___ на _____ квартал 2004 р.

Заступник керівника підприємства (підпис) Розшифрування підпису

Адресат

Повідомляємо, що гр. _________ звільнений(а) з підприємства й виконавчий лист направлено до суду_______району м._______.

Утримання аліментів виконано до _____2003 р.

Заступник директора Інституту (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Лист-підтвердження — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, договір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від, дієслова «підтверджувати».

Зразок:

Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №524/141 від 24.05.03. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.06.03 р. та повідомлене Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадування - містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу.

Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Зразок:

Адресат

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 під 05.07.03 Ви повинні закінчити розробку проекту до 15.10.04.

Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист — документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Формуляр-зразок:

Просимо Вас надати послуги у вигляді ________________

^{(предмет звернення)}

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок[6] № __ _________ відділення банку __________

Директор (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Також:

На бланку організації-гаранта Назва банку

___________________________________________________________

^{(назва організації-гаранта)}

гарантує оплату кредиту, що його видано _______________________

^{(назва банку)}

___________________________________________________________

^{(назва організації — одержувача позики)}

на__________________________________________________________

сумою _______ грн. ___________________________________________

^{(сума літерами)}

При несплаті поданої суми ____________________________________

^{(назва організації — одержувача позики)}

за виданими ним зобов'язаннями надає право банку без попередження заздалегідь провести виплату позики і несплачених процентів власним розпорядженням з нашого розрахункового рахунку № ____________

у .___________________________________________________________

^{(назва відділення банку)}

або будь-якого іншого рахунку, або способом скерування стягнення з інших цінностей, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повної виплати позики.

Керівник організації-гаранта (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Зразок:

Адресат

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу а деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею... кв. м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь - за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути вагомо аргументована.

Зразок:

На № 014-25 від 26.02.03

Про застосування...

(Текст)

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Або:

252024, Київ,

вул.Інститутська, 13-а

Довженко П. Г.

Повідомляємо Вам, що документи Петрової Г.М. 1934 р.н. на збереження до архіву не надійшли

Директор Держархіву Н. К. Крилова

ЗАПОВІТИ

Зразок

ЗАПОВІТ

м.Хмельницький, двадцять третього листопада дві тисячі другого року, 11.00 год.

Я, Іванчук Петро Степанович, який мешкає в м.Хмельницькому по вул.Інститутській, 48, цим заповітом на випадок моєї смерті даю такі розпорядження:

1. Усе моє майно, яке на день смерті буде мені належати, де б воно не знаходилося і у чому б не полягало, я заповідаю Іванчуку Вадиму Петровичу, у тому числі дім з усіма будівлями у м. Хмельницькому по вул. Інститутській, 48.

Зміст ст.534,535 Цивільного кодексу України мені роз’яснено.

П.С.Іванчук

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: