Подготовка переговоров

До начала переговоров решаются следующие процедурные вопросы:

¨ перечень сторон;

¨ число членов делегаций (обычно равное) и механизм привлечения дополнительных участников и экспертов;

¨ сроки, место и временные рамки переговоров;

¨ официальный язык (если переговоры международные);

¨ способы проверки достоверности информации, порядок обсуждения вопросов и разрешения споров;

¨ форма итогового соглашения;

¨ степень конфиденциальности.

Организацию переговоров обычно берет на себя одна из сторон или специально созданный комитет. Подготовка начинается с определения времени и места их проведения. Обычно хозяином переговоров является их инициатор или третья сторона (по взаимной договоренности).

При выборе места переговоров принимают во внимание отсутствие отвлекающих моментов, отрицательных ассоциаций для участников, удобство, комфорт, затраты на проведение, наличие дополнительных помещений, бытовые условия, организацию питания.

Переговоры на чужой территории полезны, так как можно получить дополнительные сведения о партнере, его фирме, однако здесь возникает проблема нехватки общей информации и отсутствия консультантов.

Но с сильными партнерами лучше говорить там, где хочется им.

Специалисты по переговорам утверждают, что нельзя с ходу начинать работу в незнакомом месте. Чтобы чувствовать себя в дальнейшем комфортно, надо сначала ознакомиться с обстановкой, изучить партнера «изнутри» (посетить курилки, прочесть рекламные издания, проспекты, объявления, запомнить имена, должности лиц, с которыми придется контактировать), наладить неформальные отношения, найти людей, способных дать хорошие рекомендации, в результате которых переговоры будут протекать в более доброжелательной обстановке, указать хозяину на то, что не устраивает.

Если предварительную разведку провести нельзя, то целесообразно прибыть на встречу досрочно, чтобы осмотреться, изучить обстановку, что-то запомнить.

У себя место переговоров надо готовить заранее с учетом своих интересов (но партнер также должен чувствовать себя комфортно, хотя в заботе о нем не следует переусердствовать).

Если встреча будет проходить в течение всей недели, лучше начать работу в понедельник; если 1-2 дня, то во вторник для облегчения адаптации гостей. Начало переговоров в пятницу при всех условиях недопустимо.

В состав делегации, который обычно доводят до сведения партнеров заблаговременно, как правило, включают:

¨ руководителя, причем руководители всех делегаций должны иметь одинаковый ранг, что гарантирует их равное положение в переговорном процессе. Обычно ими бывают старшие должностные лица организаций, имеющие большой опыт и хорошо знающие общее положение дел, политику фирмы. Если переговоры носят специальный характер, то делегацию может возглавить руководитель соответствующего подразделения;

¨ заместителя руководителя при большом объеме работы или для консультирования по общим вопросам руководителя ¾ узкого специалиста. В последнем случае заместителем назначается представитель высшего руководства или подразделения внешних связей;

¨ секретаря, который совместно с принимающей стороной занимается вопросами размещения делегации, ее хозяйственного и транспортного обслуживания, создания надлежащих условий работы, согласования повестки дня, ведения протоколов;

¨ экспертов, которые участвуют в заседании рабочих групп, готовят предварительные тексты документов, консультируют руководителей и их заместителей;

¨ технических работников.

В состав крупных делегаций, обсуждающих важнейшие вопросы, могут входить наблюдатели и лица, обеспечивающие связь с общественностью.

Протокольными списками участников (ФИО, должность, место работы) обмениваются накануне или перед началом встречи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: