Формуляр современного управленческого док-та и его составные части.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

В настоящее время состав реквизитов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит «Название вида документа» – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы, -- один вид, приказы – другой вид, акты – третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность – разные виды). Разновидность уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Указание вида – один из обязательных элементов документа. Оно дает первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Индекс документа», «Почтовый адрес», «Коммуникационные и коммерческие данные» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение док. Так, реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «Индекс» – дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты – «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема» организации, которые наглядно иллюстрируют док-т, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты – «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. Дата важна прежде всего в тех реквизитах, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Реквизиты «Отметка о заверении копии» и «Подпись» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других док., например, сопроводительное письмо.

Наличие реквизита «Текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов – «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»; в должностной инструкции – обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».

Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб РБ, эмблема организации (товарный знак), наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные и коммерческие данные.

Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, рекв. «Наименование организации» печатается на бланке полностью, рекв. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» – только частично (на № _ от _).

20. Формуляр текстового документа XVI – XVII вв. Обозначение вида, автора, адресата в документах XVI – XVII вв.

Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и выдачи их частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах. В рассматриваемое время четко прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения документов.

О существовании фиксированных норм документирования свидетельствуют также типовые образцы документов, которые обеспечивали определенность формуляра данного вида. В Главном архиве древних актов (АГАД) в Польше хранится книга польской коронной канцелярии, содержащая образцы различных документов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Формуляриум был составлен из действительно выданных документов и формировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548—1572). Лишь немногие документы были включены в Формуляриум позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного управления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подобная книг с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.

В целом, в структуре документа XVI в. можно выделить ряд основных элементов: указание на автора документа; адресование; основной текст; указание на наличие приложения; указание на свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.

Вид документа.

Почти все документы, создававшиеся в ВКЛ, имели общее название «лист» (до XV в. включительно использовался также термин «грамота»). Этот термин использовался для обозначения самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований и подтверждений, частноправовых актов, судебных и дипломатических документов, переписки. Даже в тех случаях, когда в заголовке в копийной книге или в тексте документа указывалось конкретное название его разновидности, в тексте этот документ назывался также и листом. Все это позволяет сделать вывод о том, что термин «лист» в то время в целом соответствовал понятию «документ».

Название вида документа как самостоятельный реквизит в документах XVI – XVII вв. не указывалось. В некоторых случаях название вида документа обозначалось в тексте (в конце). Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Название видов документов чаще указывалось в актах при ссылке на другие акты, связанные с составляемым.

Надписи, отражающие название разновидности документа указывались иногда на обороте и делались, возможно, при направлении документа в архив, для его оперативного поиска.

Автор документа

Большинство документов выходило из государственной канцелярии от имени великого князя, чье имя и полный титул писались в именительном падеже.

В XV в. указание автора не выделялось из текста. Начиная с Александра (1502 год) указание автора документа писалось выше текста и центровалось.

Указание на автора в документах, писавшихся от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.

В частных актах автор из текста не выделялся, указание автора обычно начиналось словом «Я».

Адресат документа

Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе адресат.

В документах XVI в. можно выделить четыре типа адресования:

1. Конкретному должностному или частному лицу;

2. Определенной группе лиц (чаще всего шляхте повета или воеводства) или всему населению ВКЛ по принципу "всем, всем, всем" с обязательным доведением содержания документа до каждого адресата;

3. Определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;

4. Абстрактному адресату.

Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

21. Оформление текста, места составления, даты, удостоверяющих реквизитов в документах XVI – XVII вв.

Текст документа

Как правило, каждое принимаемое решение документировалось отдельно, даже если решения принимались в один день и касались одного лица. В то же время тексты некоторых документов могли иметь комбинированный характер, то есть включать сразу несколько вопросов. Такую структуру имели тексты сеймовых ухвал, универсалов, конституций, рецессов, а также некоторых других документов.

Тексты большинства документов писались слитно, без деления на пункты («артикулы», или «артыкулы») и абзацы. Вместе с тем, в некоторых документах артикулы могли выделяться, например, в господарских инструкциях послам на поветовые сеймики, сеймовых документах и др.

Тексты большинства документов можно разделить на две части: вводную (в дипломатике известна как наррация) и основную (в дипломатике – диспозиция). Во вводной части излагалась предыстория вопроса, причины и мотивы издания документа, процесс рассмотрения дела (в судебных документах). Вводная часть подтверждающих привилеев обычно включала полные тексты подтверждаемых актов. В основной части содержалась информация о принятом решении, давалось указание о его выполнении и т.п.

Для документов XVI в. характерна синтаксическая невыдержанность. Наиболее часто она встречается в текстах судебных и комбинированных документов и проявляется в смене лица.

Основная масса документов, выходивших из государственной канцелярии в XVI в., готовилась на «русском» языке. Большинство отечественных и зарубежных исследователей характеризуют его как «белорусский позднего средневековья», «ранняя форма белорусского» либо «средневековый белорусский». Вместе с тем значительная часть документов составлялась на польском и латинском языках. Кроме того, политическое и культурное сближение с Польшой оказывало большое влияние на официальный язык государственной канцелярии. Проявлялось оно в возраставшем количестве польских слов и специальных терминов, заимствованных из западноевропейских документов. Из великокняжеской канцелярии документы выходили также на немецком, татарском, итальянском, еврейском языках.

Место составления (издания) документа

В каждом документе указывались место и дата его составления. Местом составления являлся населенный пункт, в котором документ был подписан господарем и выдан на руки заинтересованному лицу. Этот элемент документа оформлялся стандартной формулой, например: «Писанъ у Вилни». Место составления всегда указывалось после текста отдельным предложением, но в одну строку с ним и объединялось с датой документа.

Дата документа

Дата не во всех случаях писалась в конце текста. В таких разновидностях документов, как сознанья и оповеданья (выписки из канцелярских книг записей частноправовых актов), она помещалась обычно вверху и открывала документ.

Дата включала в себя, как правило, год, месяц и день месяца. Год указывался «от Рождества Христова», однако в XV – начале XVI столетия иногда еще употреблялось летоисчисление «от сотворения мира».

Начиная с Жигимонта Старого год в официальных документах указывался только от рождества Христова. Дольше всего датировка от сотворения мира продержалась в частных актах.

В оформлении даты не было строгих правил. Использовались буквенный, цифровой и буквенно-цифровой (смешанный) варианты. При этом следует иметь в виду, что при датировании документов, написанных по-русски, в качестве цифр использовались буквы кириллического алфавита, а в латинских документах – римские, реже – арабские цифры.

Подпись

Одним из обязательных элементов документа являлась подпись. Большинство документов XV в. не имело вообще никаких подписей. Для удостоверения документов использовалась стереотипная формула «правил – писал» или «приказ – писал». Начиная с XVI в. документ, как правило, имел две подписи: лица, от имени которого исходил или выдавался документ (господаря), и лица, ответственного за техническую подготовку и правильность оформления документа (писаря).

Великокняжеская подпись появляется на документах при Александре не позднее 1502 г. При Жигимонте Старом подпись господаря стала проставляться чаще, хотя подписание документов великим князем не стало правилом. Подпись писаря регулярно появляется на документах с 1511 г., когда привилей подписал писарь Богухвал. С 1516 г. документы в классическом варианте подписываются двумя лицами – господарем и писарем.

Подпись господаря на документе располагалась слева под текстом и писалась, как правило, по-латыни, например: «Stefanus Rex». Подпись писаря располагалась справа под текстом ниже подписи господаря.

Официальный документ центральной власти наряду с господарем вместо писаря могли подписать и другие лица. Например, канцлер, подканцлер, либо кто-либо из высших духовных лиц. В некоторых случаях печатари подписывали документ за господаря, но чаще их подпись ставилась вместо писарской на наиболее важных документах. В текстах документов, как правило, указывалось на наличие господарской подписи и печати. В частных актах подпись была редким явлением. Статуты ВКЛ предусматривали подпись частноправового акта только в том случае, если человек умел писать.

Печать

Печать могла либо прикладываться к листу ниже подписи на расплавленный воск цвета, либо привешиваться к нему. В тексте документа указывалось стереотипной формулой на особенность прикрепления печати к документу. Разновидность документа не имела значения для способа прикрепления печати.

Во второй половине XVI в. великокняжеская канцелярия использовала две государственные печати – большую, находившуюся у канцлера, и малую, бывшую у подканцлера. К некоторым официальным документам могло прилагаться две-три и более печатей. Печать прилагалась ко всем документам (привилеям, уставам, сеймовым постановлениям, инструкциям и др.) и для придания документу юридической силы имела большее значение, чем подпись.

22. Формуляр текстового документа XVIII в. Обозначение вида и автора в документах XVIII в. Всего за 1718--1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий

Формуляр документа в 18 в. претерпел значительные изменения. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого. Ведение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение.Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Это обусловило дальнейшие изменения в системе делопроизводства, направленные на более детальную и строго закреплённую регламентацию как принципов делопроизводства, их учёта и контроля за их исполнением, так и развития самой формы документа, начинающую постепенно приобретать постоянные черты. С созданием Генерального регламента 1720 г. документы составляются уже в строгом соответствие с образцами, их реквизиты закрепляются в строго определённом месте.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее – указом от 22 февраля 1714 г. – губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

Вид документа. В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к тексту: "Ведомость о годовых строениях" или вместе с адресатом: " Правительственному Сенату от военной коллегии рапорт". К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом или доношением. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени.

Челобитные назывались нередко прошениями вплоть до 80-х гг. когда Екатерина II издает указ - "вместо челобитен подавать жалобницы или прошения"

Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В Генеральном регламенте была названа изобразительная документация - ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр.

Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета.

Табличную форму учетные документы приобретают в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим - штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: