Основные направления совершенствования документации в 60-80 гг. ХХ в

Активизация деятельности по совершенствованию управленческой документации, ее качественно новый этап начинается в середине 1960-х гг. Основным направлением совершенствования документации с конца 60-х гг. становится стандартизация и унификация, которая рассматривается как общегосударственная проблема. Одновременно начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первичной учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств и научно-исследовательских институтов. Методика унификации и стандартизации складывается в этот период на базе накопленного отечественного и передового зарубежного опыта. Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации документов на основе построения их графической модели - формуляра-образца. Толчком к выбору именно этого метода явилось внедрение машинной техники и использование ЭВМ для обработки документов. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов, закрепленных на одном листе.

Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит первоначально к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного вида документов в практике управления. В результате был разработан целый комплекс проектов государственных стандартов на отдельные виды организационно-распорядительных документов.

Но уже в начале 70-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований и функционального анализа документов приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как основной объект стандартизации. Одной из наиболее массовых и распространенных систем документации является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Первые стандарты на ОРД были утверждены в 1972 г.

Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» 1973 г. как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной задачей периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления считали государственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы по ОРД были выведены в 1972 г:

1. ГОСТ 6.38-72 «Система организации расположения документов. Основные положения».

2. ГОСТ 6.39-72 «Система организации расположения документации. Формулирование - образец». В 1990 г. они переработаны и объединены.

3. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организации расположения документации. Требования к оформлению документов».

4. ГОСТ 16.487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1983 г.).

5. ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (1988 г.).

6. ГОСТ 6.10.2-83 «Унификация систем документации. Термины и определения».

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: