Текст современного управленческого документа. Композиционная структура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.

Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся на простые и сложные. Простые – те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Композиция текста документа определяется:

видом (разновидностью) управленческого документа;

формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма)

содержание конкретного документа;

спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности.

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы.

Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:

безупречность формулировок документа в юридическом отношении,

точность текста документа, не допускающего различных толкований;

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность.

Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено...», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководством». С этим связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: