Принципы унификации и стандартизации документов.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов;

- соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий;

- унификация показателей и реквизитов, которые используются в различных документах;

- размещение реквизитов на документах в соответствии с последовательностью их заполнения, читания или считывания;

- уменьшение физического объема документов в результате обоснованного выявления площадей для размещения реквизитов;

- взаимосвязанность требований к документам, которые относятся к разным функциональным системам или уровням управления;

- принцип историзма – учитываются исторически сложившиеся особенности документов и отобранные эволюцией их эффективные характеристики;

- установление рациональной однотипности документов в границах групп и придание выработанным требованиям характера обязательности определенного правового уровня;

- принцип прагматизма – достижение удобства работы с документами, управленческой и экономической эффективности.

Стандартизация основывается на принципах:

- обязательности применения технических регламентов;

- доступности технических регламентов, технических кодексов и государственных стандартов, информации о порядке их разработки, утверждения и опубликования для пользователей и иных заинтересованных лиц;

- приоритетного использования международных и межгосударственных (региональных) стандартов;

- использования современных достижений науки и техники;

- обеспечения права участия юридических и физических лиц, включая иностранные, и технических комитетов по стандартизации в разработке технических кодексов, государственных стандартов;

- добровольного применения государственных стандартов.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда, а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

52. Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав УСД, содержание работ по унификации документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Основные задачи УСД:

1) систематизация форм документов;

2) взаимосвязь содержащихся в них технико-экон. показателей;

3) регламентация состава, видов и разновидностей документов;

4) рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей.

УСД включают:

унифицированные формы документов (совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке);

документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями СНГ;

стандарты и руководящие документы РБ, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

При унификации документации проводят следующие работы: устанавливают номенклатуру действующих форм; строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; устанавливают общие синтаксические правила построения документа; устанавливают методы контроля исполнения документов.

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные системы документации: организационно-распорядительной; первичной учетной документации; банковской; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: