Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Методы содержательной и формальной унификации документов.




При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.

Содержательная унификация соответствует логическому уровню, когда пользователя интересует только семантический аспект, расположение информации не имеет значения. Формальная унификация соответствует физическому уровню.

Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. Направления работ при содержательной унификации.

- установление ограничительных номенклатур действующих форм;

- создание типовых форм;

- построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

- унификация и стандартизация информац. элементов и используемых показателей.

При содержательной унификации вырабатываются основные положения УСД и определяется требования к составу и содержанию УСД, задачи, сферы, уровни ее применения, порядок заполнения форм.

В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и расположения информации на носителе. К формальной унификации также относятся разработка единых методов контроля достоверности информации и определения порядка придания документам юридической силы. В результате формальной унификации определяются: типовые структуры реквизитов и требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче по каналам электронной связи.

Направления работ при формальной уни­фикации документов:

- унификация структуры докумен­тов;

- создание общих синтаксичес­ких правил построения докумен­тов;

- унификация методов контро­ля информации в документах;

- унификация типов носителей и форматов документов

 

56. Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые УФД, УФД предприятия. Альбом форм унифицированных документов.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:

при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;

при стандартизации– формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила офор­мления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

1) общегосударственные;

2) отраслевые / ведомственные;

3) формы документов предприятий.

Общегосударственная унифицированная форма - это унифицированная форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории Республики Беларусь в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.

Отраслевая унифицированная форма - это унифицированная форма документа, утвержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.

Унифицированная форма документов предприятия - это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном предприятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специфичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

Альбом форм документов (другое название - альбом форм УСД) (применяется в общегосударственной или отраслевой УСД) - это сборник эталонных УФД, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

В Альбом унифицированных форм документов включаются:

введение;

классификатор унифицированных форм документов организации;

унифицированные формы документов;

приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)

Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).

 

57. Унификация текста документа: понятие, решаемые задачи, методы.

Унификация текстов управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:

- упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

- унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

- сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

- использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

- ускорить процессы принятия управленческих решений.

Работа по унификации текстов управленческих документов включает в себя следующие этапы:

- определение объекта унификации;

- анализ текстов документов и обобщение его результатов;

- подготовка унифицированных форм документов;

- формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;

- утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между документируемыми функциями (задачами) и формой представления информации.

В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (название документа, автор, корреспондент, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания и структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификация текстов управленческих документов содержит три основных блока:

унификация структуры текстов – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;

унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;

разработка унифицированных текстов в виде связного текста – трафарета, анкеты, таблицы.

Одним из средств унификации текста является формализация текста.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

 

 






Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных