Оформление информационно-справочных документов

К их числу относят: заявления, извещения, уведомления, запросы, ходатайства, заключения, справки, отчеты, анкеты, заявки и пр.

Состав реквизитов и основные общие требования к таким документам предусматривает ГОСТ Р 6-30.2003.

Специальные правила составления могут предусматриваться отдельными нормативными актами:

- заявления о государственной регистрации юридических лиц (подп. а п.1 ст.12 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»),

- уведомления о порядке осуществления преимущественного права приобретения акций (п.1 ст. 41 закона «Об акционерных обществах»).

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов, при большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы (сказать, что если документ отправляется с описью вложения, то заголовок целесообразно писать подробно, чтобы то же самое было отражено в описи вложения и исключало подмену содержания письма).

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например, председатель комиссии, член комиссии.

Некоторые документы имеют гриф согласования. Этот реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

В информационно-справочных документах организаций для учета и удобства последующего использования документа допустимо делать отметку об исполнителе документа, которая включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: