Індексація справ. Складання заголовків справ

Номенклатура справ

Номенклатура справ –це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п'ять років.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

- статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

- контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група –комерційні контракти; друга –трудові контракти з працівниками;

- накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

- особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

- документи обмеженого доступу з грифом "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів.

Індексація справ. Складання заголовків справ

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності – напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

01 - директор,

02 – юрисконсульт,

04 - головний бухгалтер.

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів –журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: