Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації

Розробка та проектування раціональної структури систем документації передбачає визначення:

· переліку документів систем;

· типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

· типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

· встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях.

Формально уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машино орієнтованих.

Пізніше, коли стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії. такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп’ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимоглигово, з точки зору практики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації, встановлені основні формати документів на паперових носіях –А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту, знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів.

Кожний реквізит документа має свій порядковий номер. Наприклад. реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином:

· 01-Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим;

· 02-Емблема організації або товарний знак

· 03-зображення нагород

· 04-код організації

· 05-код форми документа

· 06-.....

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець-присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризує в таблиці, присудок-його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є функціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таблиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків...

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів, які, в свою чергу, поділяються на більш конкретизовані, і... Між реквізитами встановлюється складні зв’язки, що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.

У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити, що належать безпосередньо документа, другий рівень-реквізити, пов'язані з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшуватись, а реквізити-ще більше диференціюватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Вони, як правило, подаються у вигляді таблиці або анкет. Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків. Зміст тексту в таких формах, передається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень.

Анкета - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками. До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної-їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовується горизонтально. В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої словосполученнями, головне слово ставиться в називному відмінку.

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак. Зоголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків –найменування об’єктів.

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі в називному відмінку.

У випадках, коли перелік об’єктів є постійним, їх найменування вносять у таблицю як постійну інформацію. Клітини, утворені на перетині рядків і стовпців, заповнюються змінною інформацією, що характеризує конкретний об’єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не вичерпує характеристику об’єкта, до неї включають графу "Примітки".

Для створення конкретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією.

Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої послідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти4основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.

Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадках документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні, а змінна –у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднується, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру.

Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим," забруднюють "інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

· типової структури реквізитів;

· типових зон для однорідних реквізитів;

· вимого до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі;

· порядку надання документам, що містяться в комп’ютерних системах і мережах, юридичної сили.

м

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: