Види номенклатури справ

Існує три види номенклатури справ:

1)типова (обов'язкова);

2)примірна(рекомендаційна);

3)індивідуальна.

Типова та примірнаноменклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями –міністерствами, відомствами, головними управліннями, промисловими об'єднаннями і т. д. і узгоджуються з архівними установами.

На основі типової та примірної НСорганізації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або відділділоводства, або секретаря.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу друкується в 3-х примірниках, підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:

1 прим. – канцелярії;

2 прим. – структурному підрозділу;

3 прим. – в архів.

Після створення номенклатури справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою.

Зведену номенклатуру справ в установах розробляє завідувач канцелярієюабо секретар. До розробки залучають завідувача архівом чи співробітника, відповідального за архів.

У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

Третю графу номенклатури заповнюють у структурному підрозділі в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися в минулому році.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки:знищення справ, передачу їх в архів установи.

У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації –в кінці після структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо-технічний відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший примірникзберігається в відділі діловодства, другий –використовується відділом діловодства як робочий примірник; третій –знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа.

Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведенійноменклатурі справ підписуєтьсязавідувачем відділу діловодства, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: