ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА: КЛАССИФИКАЦИЯ, СТРУКТУРА, СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ И ВЫРАЖЕНИЯ

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка. Традиционно выделяют такой вид переписки, как деловое письмо.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью таких писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Деловые письма сопровождают другие документы и материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общений с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь [8].

Любой документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — Стандарт). Он был введен в действие с 1 июля 2003 г., сменив одноименный Стандарт, действовавший с июля 1997 г.

Принятый Стандарт носит рекомендательный характер. В соответствии с ним каждая организация исходя из специфики своей деятельности, Устава, формы собственности вправе в рамках своей компетенции, руководствуясь правовыми требованиями, подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, отвечающие ее производственным задачам, и руководствоваться ими в каждом конкретном случае.

Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование в условиях расширяющихся зарубежных контактов российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать существующие на Западе принципы «добровольных стандартов», ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши компании все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Все это обязывает учитывать национальную специфику документационного обеспечения компаний каждой страны, действующие там правила делопроизводства, работы с документами.

Пользование общими стандартами открывает и дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

В связи с этим российский Стандарт следует рассматривать как шаг в направлении сближения с нормами Международной организации по стандартизации в области управленческой документации.

Исходя из сказанного, следует, что отечественные организации вправе разрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие определенные отступления от ранее действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми документами (приказами, постановлениями).

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки;

- письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

- письмо-напоминание - факт напоминания;

- письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

- письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

- письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

- информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

- письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;

- инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

- сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

- письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

- письмо-запрос;

- ответ на запрос;

- письмо-извещение;

- письмо-предложение (оферта);

- письмо-ответ на предложение;

- письмо-подтверждение заказа;

- письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

- письмо-рекламация;

- письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Существуют определенные правила составления и оформления деловых писем, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко уяснить себе, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться, как на исходную точку, и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

1) изучение существа вопроса;

2) подготовка и написание проекта текста письма;

3) согласование проекта письма;

4) подписание руководителем;

5) регистрация;

6) отправка.

Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

Затем приступают к составлению текста письма.

Написание текста письма является трудоемким процессом.

Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого объема информации.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письмо, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по следующей схеме: вступление, основная часть и заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта, в которой указывается цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении правил...»».

В основной части приводится описание события или сложившейся ситуации, его или ее анализ, приводимые доказательства. В этой части письма необходимо убедить адресата и доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и пр.

Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

После составления и написания письмо необходимо отредактировать.

Практически любое деловое письмо начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает его значение и официальный стиль.

При выборе формы обращения (см. Табл. 8 [8]) автор письма должен принять во внимание следующее:

1) общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2) степень знакомства, характер, отношений;

3) официальность / неофициальность ситуации общения;

4) этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании письма обращение выравнивается по центру:

«Уважаемый Владимир Петрович!»

Текст делового письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

«Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества»;

«Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...»;

«Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий»;

«Считаю, что Ваше участие является важнейшей основой для дальнейшего развития сотрудничества».

Таблица 8

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: