Основные возможности текстового процессора

Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:

1)Создание пассивного документа - происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);

2) Создание типового документа - осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.

Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы [6].

Microsoft Office Word 2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная с самых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений Microsoft Office 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании [5].

Word можно использовать для того, чтобы:

- создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;

- придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;

- сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;

- создавать персонифицированные сообщения электронной почты и письма к нескольким получателям, не набирая несколько раз один и тот же текст;

- делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;

- защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись [5].

Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой [8].

Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.

Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:

- Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.

- Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.

- Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.

- Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-D формами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.

- Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист Microsoft Office Excel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.

- Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.

- Новый формат файла. Новые форматы Microsoft Office Open XML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных [5].

Слияние писем

Многие финансовые и другие организации общаются со своими клиентами или сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылают всем людям, состоящим в списке рассылок.

Самый простой способ создать набор документов, полностью идентичных, за исключением определенной части информации – такой как имя, адрес и обращение в письме – использовать процесс, называемый слиянием [5].

Чтобы легко объединить основной документ с источником данных, в Word можно использовать мастер Слияния (Mail Merge).

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных [12].

Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.

- Основной документ. Это такой документ как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст, который будет находиться во всех документах для слияния, и метка-заполнители, называемые полями слияния, которые сообщают приложению Word, в какое место следует вставить меняющуюся информацию.

- Источник данных. Это структурный документ, такой как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа Microsoft Office Excel, таблицы базы данных Microsoft Office Access или списка контактов Microsoft Office Outlook, содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

В процессе слияния писем необязательно использовать все записи из источника данных. Можно фильтровать данные и исключить некоторые записи.

3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть [12].

Конечным результатом является одна копия объединенного документа для каждой записи из источника данных.

Также можно объединить основной документ и источник данных в новый документ, в котором каждый из объединенных документов отделен от другого разрывом страницы. Затем можно персонализировать объединенные документы перед печатью и сохранить документ для последующего использования. Если не нужно изменять или сохранять объединенные документы, можно объединить основной документ и источник данных непосредственно в принтере или в сообщении электронной почты [5].

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: