Подготовка стандартного письма

Одним из основных типов основного документа, используемого в процессе слияния, является стандартное письмо. Документ этого типа обычно содержит поля слияния для имени и адреса каждого получателя, а также текст, одинаковый для всех писем. В стандартном письме каждое поле слияния заключено в двойные угловые скобки, также называемые шевроны.

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Если письмо уже написано, можно вставить поля слияния во время процесса слияния, а если письмо еще не написано, во время процесса слияния его можно написать. В любом случае сначала необходимо ввести текст, который будет общим для всех писем, а затем вставить поля слияния, которые будут заменяться меняющейся информацией из источника данных.

Поля слияния можно вставлять двумя способами:

- в область задач Слияние в Этапе 4 мастера Слияния;

- щелкая на кнопку в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки [5].

В любом случае, щелкая на Блок адреса или строка приветствия открывается диалоговое окно, в котором можно поменять установки полей, в то время как при щелчке на отдельном поле оно будет вставлено с использованием установок по умолчанию.

Столбцы файла данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые к основному документу, являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например фамилия или адрес (см. рис.1.4.).

Рис. 1.4. Пример заполнения основного документа полями слияния

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ (см. рис.1.5.). Данные

второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

Рис.1.5. Распределение данных из источника данных в поля слияния основного документа

Для установления соответствия полей нужно выбрать пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей (см. рис.1.6.).

Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.

Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Word автоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия.

Рис.1.6. Диалоговое окно подбора полей

Функция ввода содержимого и добавление полей позволяет добавить поля, не выявленные подбором полей.

Для этого нужно в основном документе щелкнуть место, где необходимо вставить поле. Пользуясь группой Составление документа и Вставка полей слияния на вкладке Рассылки.

Необходимо подтвердить все выбранные варианты и завершить процедуры, щелкнув на ОК [12].

Приложения для работы с базами данных и электронными таблицами, такие как Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel, хранят в своих ячейках лишь введенные исходные данные. Параметры форматирования, применяемые в Access и Excel, например шрифты и цвета, не хранятся совместно с исходными данными. При слиянии информации из файлов данных в документ Word попадают только исходные данные без учета того, как они форматировались ранее.

Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, необходимо выделить поле слияния и отформатировать его точно так же, как форматируется любой другой текст.

Выделение обязательно должно включать двойные кавычки - шевроны,

окружающие поле.

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

В области просмотр щелкаем по кнопке Следующая запись, чтобы просмотреть добавленные поля слияния для каждого получателя в связанном источнике данных.

Последним итоговым является Этап 6 Завершение слияния.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: