ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПО ВОПРОСАМ СЕМЬИ И ДЕТЕЙ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Модель системы документооборота «как есть» (AS-IS)

Документооборот- это сложный процесс, протекающий в каждом учреждении по-разному. Он бывает бумажным и электронным. В бумажном документообороте документы регистрируются в специальных журналах. На каждом документе существует надпись, к какому виду он относится, то есть исходящий, входящий или внутренний, ставится печать, номер и дата документа. В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документооборот осуществляется электронно. Рассматриваемое учреждение пользуется программой под названием Directum. Данная программа дает возможность работникам работать быстрее и эффективнее. Программа не зависит от интернета, она направлена из Администрации Томской области и зависит от сервера, который находится в Администрации Томской области. На данном сервере подразделяются документы на входящие, исходящие и внутренние. К входящим относятся документы, которые присылаются из сельских поселений, обращения граждан. К исходящим относятся документы, которые отсылаются из Департамента, например, в другие сельские поселения, ответы на обращения граждан. А к внутренним документам относятся документы, которые приходят из Администрации Томской области и отсылаются в Администрацию Томской области. В Directumе документы нумеруются последовательно. Департаменту принадлежит число 58, а после него идут по- порядку следующие цифры. Входящие документы нумеруются «58/…»; внутренние документы нумеруются «58-…», а исходящие нумеруются «58-…-…».

Далее целесообразно разобрать, какой путь проходят документы, которые присылаются в Департамент. Ниже изображен жизненный цикл входящего документа (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1- Жизненный цикл входящего документа

Согласно рисунку 2.1 жизненный цикл входящего и внутреннего документа начинается с приема и первичной обработки и заканчивается отправкой в архив или в другую организацию. Теперь целесообразно рассмотреть каждую стадию жизненного цикла входящего документа.

Первой стадией документа является прием и первичная обработка. В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документы приходят в Directum, на электронную почту или почтальон посредством почты России. В основном, по почте России приходят оригиналы. По электронной почте приходят, в основном, срочные для исполнения документы.

В Directume непрочитанные письма выделяются жирным шрифтом, документы, у которых просрочен срок исполнения, то горит жирным красным. Данные документы приходят секретарю.

В стадии предварительного рассмотрения и распределения документы рассматривает секретарь. А потом распределяет документы одному из двух заместителей или начальнику Департамента. Далее они пишут рецензию и отдают обратно секретарю.

Следующей стадией входящего документа является регистрация. Регистрация документа проходит определенные этапы. Документ регистрируется в Directume секретарем. Там пишутся реквизиты документа, то есть адресат, которому предназначен документ (все документы приходят на имя начальника Департамента), содержание, исполнитель и кто подписывал. Далее документ сканируется и прикрепляется в Directum.

Четвертой стадией является направление на исполнение. Секретарь отдает документы по рецензии председателям комитета. Они уже, в свою очередь, распределяют по исполнителям своего комитета.

Оформление и удостоверение документа проходит по своему пути председателя комитета, который проверяет и если все правильно, отдает на подписание заместителю начальника Департамента через секретаря, а заместитель также через секретаря на подпись начальнику Департамента.

И последней стадией является отправка документа. Отправка документа осуществляется либо в архив либо через секретаря в другое учреждение.

Выше был рассмотрен жизненный цикл документов, которые приходят в Департамент.

Жизненный цикл входящего документа, Теперь целесообразно рассмотреть жизненный цикл исходящего документа. Исходящие документы- это те документы, которые отсылаются из учреждения, в нашем случае, из Департамента по вопросам семьи и детей Томской области в другие организации, подведомственные учреждения, другие сельские поселения, Администрацию города Томска, органам опеки и попечительства. Исходящие также регистрируются в программе «Directum». Что входящие, что исходящие, что внутренние нельзя удалить из Directuma, можно только переделать.

К исходящим документам относятся ответы на обращения граждан, письма главам муниципальных образований. Исходящий документ также как входящий документ проходит определенные стадии документооборота. Ни одну из стадий нельзя пропустить, так как документ должен проходить все пути и не должен пропустить ни одной подписи, а если пропустит, то этот документ считается не достоверным. Данные стадии показаны ниже, на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2- Жизненный цикл исходящего документа

Жизненный цикл исходящего документа состоит из пяти стадий, каждая из которых важна.

Первая стадия- это составление проекта документа. Проект составляется исполнителем в двух экземплярах. Один только должен подписать начальник Департамента, а другой должны подписать заместители начальника или один из заместителей начальника Департамента и председатель комитета, в котором работает исполнитель.

Следующей стадией исходящего документа является согласование проекта документа. Проект документа согласовывает исполнитель с председателем комитета. Если председатель комитета одобрил проект, то документ идет на следующую стадию, а если нет, то исполнитель переделывает и опять согласовывает с председателем комитета.

Проверку правильности документа производит секретарь. Если секретарь не нашел недостатков, то проект идет на следующую стадию, а если не одобрил, исполнитель переделывает проект в соответствии с требованиями. После одобрения секретарем исполнитель относит документы на подпись начальнику Департамента, заместителям начальника Департамента. Каждый из руководителей могут пописать документ или отправить на доработку. Если они подписали, то документ переходит на следующую стадию.

Следующей стадией является регистрация документа. Регистрацию осуществляет секретарь в программе Directum. Он проверяет правильность адресата и если все правильно, то регистрирует, сканирует сам документ и прикрепляет, а программа сама дает ему номер.

И последней стадией движения исходящего документа является отправка документа в другое учреждение. Отправляет секретарь.

Данный жизненный можно подходит и стадиям внутреннего документа, который отправляется в Администрацию Томской области. Последнюю стадию, отправку документа в другое учреждение, поменять на отправку во внутренние документы Directuma, то такая цепочка стадий подойдет для внутренних документов Департамента.

В данных моделях ничего не сказано о контроле документооборота. В данном учреждении контроля документооборота нет, но если какой- то документ потеряется, то будет отвечать секретарь. Контроль за документационным обеспечением всего Департамента осуществляет канцелярия Администрации Томской области.

Теперь вышесказанное следует оформить в виде системы IDEEF0. Далее будут рассмотрены следующие составляющие модели:

А0-нулевой уровень диаграммы;

I1- основания для создания документа:

· инициатива подразделений;

· поручения начальника Департамента и его заместителей;

· решения, которые приняты на совещаниях;

· решения других вышестоящих инстанций;

I2- входящий документ.

Существуют следующие элементы управления:

· С1- стандарты по оформлению документов;

· С2-должностные инструкции;

· С3-технология согласования;

· С4- правила регистрации;

· С5- классификатор документов.

Существуют следующие механизмы:

· М1,М3-М6 -сотрудники, которые задействованы в процессе документооборота;

· М2- шаблоны документов;

· М7-автоматизированные информационные системы.

Существуют следующие результаты на входящие потоки:

· О1- возврат адресату корреспонденции, которая прислана не по назначению или оформлена ненадлежащим образом;

· О2-архивные документы.

Целесообразно проанализировать следующие обозначения, которые будут в моделях:

· ВД- входящий документ;

· ВнД-внутренний документ;

· ИД- исходящий документ.

В соответствии с моделями ранее построенных моделей жизненного цикла документооборота первый уровень функциональной модели представлен на рисунке 2.3, далее будут рассмотрены создание документа (рисунок 2.4), предварительное рассмотрение и распределение (рисунок 2.5).

Рисунок 2.3- Функциональная модель документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей

Рисунок 2.4- Создание документа А1

Рисунок 2.5- Предварительное рассмотрение и распределение А3

Рассмотренная общая функциональная модель (рисунок 2.3) включает в себя блоки, которые могут разделяться на другие блоки, такое разделение изображено на рисунках 2.4-2.5.

Функциональная модель IDEEF0 системы документооборота (рисунок 2.3) содержит некоторые блоки, которые состоят из одного действия, поэтому в детальном рассмотрении модели IDEEF0 не нуждаются. Но на раннем этапе они были проанализированы.

Документы в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области подразделяются, в основном, на входящие, исходящие и внутренние. Программа электронного документооборота облегчает работу секретаря данного учреждения. Как было замечено ранее, то секретарь является главным звеном цепи стадий документооборота на разных документопотоках. Модель IDEEF0 показала взаимосвязь каждой из стадий документооборота разных документов. Но рассмотренная модель не является идеальной, в ней нет контроля за исполнением документов внутри Департамента.

Данная модель IDEEF0 не идеальна, далее будет рассмотрена модель «как должно быть».

2.2 Модель системы документооборота «как должно быть» (TO-BE)

Ранее было установлено, что модель системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области не идеальна. В ней нет системы контроля над исполнением документов. Но есть и плюс, он состоит в том, что деятельность документационного обеспечения осуществляется через электронный документооборот. Как уже выяснилось, электронный документооборот осуществляется через программу Directum, которая позволяет секретарю найти любой документ, найти визу, если исполнитель, не смог найти или по- простому потерял.

Целесообразно сначала сделать функциональную модель (рисунок 2.6).

Далее будут рассмотрены следующие составляющие модели:

А0-нулевой уровень диаграммы;

I1- основания для создания документа:

· инициатива подразделений;

· поручения начальника Департамента и его заместителей;

· решения, которые приняты на совещаниях;

· решения других вышестоящих инстанций.

I2- входящий документ.

Существуют следующие элементы управления:

· С1- стандарты по оформлению документов;

· С2-должностные инструкции;

· С3-технология согласования;

· С4- правила регистрации;

· С5- классификатор документов;

· С6- правила постановки на контроль;

· С7- организация контроля в учреждении.

Существуют следующие механизмы:

· М1 -исполнитель;

· М2- секретарь;

· М3-шаблоны документов;

· М4- начальник;

· М5- заместители начальника;

· М6- председатель комитета;

· М7-автоматизированные информационные системы;

· М8- Лицо, контролирующее исполнение документов, в целом;

· М9- помощник по контролю.

Существуют следующие результаты:

· О1- возврат адресату корреспонденции, которая прислана не по назначению или оформлена ненадлежащим образом;

· О2-архивные документы;

· О3- документы в другом учреждении.

Рисунок 2.6- Функциональная модель документооборота «как должно быть»

Рисунок 2.6 определяет семь блоков, которые составляют модель системы документооборота как должно быть. В данной модели существует контроль исполнения, который должен быть на всех учреждениях. Целесообразно рассмотреть каждый блок в отдельности, для некоторых нужно построить модель отдельно.

Первым надо проанализировать создание документов. Создание документов является неотъемлемой частью всего документооборота, происходящего в учреждении. Данная стадия состоит из нескольких составлящих. К таким относится создание проекта документа, этим занимается исполнитель, которому сказал его непосредственный руководитель заняться каким- либо вопросом. Далее руководитель проверяет проект. Руководитель, в свою очередь, должен одобрить этот документ, без одобрения проект документа не пойдет в следующие инстанции. Утвердить или подписать проект документа должны начальник, заместители начальника и, в данном случае, председатель комитета, в котором осуществляет свою деятельность исполнитель. Создание документа в виде системы IDEEF0 представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7- Создание документов А1

Стадия приема и первичной обработки распределяется на входящие документы. Данной процедурой должен заниматься секретарь, чтобы распределять документы между двумя заместителями начальника и начальником Департамента или другого учреждения. Первичная обработка нужна для того, чтобы распределять документы, которые поступили не по назначению. Проверяется целостность приложений к документам. Далее корреспонденция идет руководителям. К входящим документам относятся письма, которые пришли по электронной почте и по почте России. Если по почте России, то на письме проверяется адрес отправителя, если данного нет, то прикрепляется к документу конверт. Если обращения граждан или бухгалтерские документы, то конверты должны прилагаться для подтверждения времени отправки и получения корреспонденции, в других случаях конверты уничтожаются.

Если конверты пришли с грифом «лично», то они не вскрываются, а от-даются сразу передаются по назначению [3].

Далее идет стадия предварительное рассмотрение и распределение. Данная стадия распределяет документы по назначению. В данном случае секретарь распределяет документы по руководителям, а руководители распределяют данную корреспонденцию по председателям комитетов, а они уже по исполнителям. Руководители пишут визы. Для детального рассмотрения данной стадии будет построена модель (рисунок 2.8).

Рисунок 2.8- Предварительное рассмотрение и распределение А3

Регистрация документов является важным процессом документооборота. Регистрация- это запись определенных сведений о документах в автоматизированную систему электронного документооборота, присвоению документу номера проставление номера в оригинальном документе. Данной процедурой занимается секретарь учреждения. Каждый документ регистрируется только один раз [3].

Следующей стадией является направление на исполнение. Этим занимаются заместители начальника и начальник. Они пишут визу каждому документу и направляют их по Департаментам.

Контроль за сроками исполнения должен осуществляться определенными лицами, то есть лицо, осуществлявшее контроль по всему учреждению и, конечно, помощник по контролю. Данный вид деятельности нужен для установления в учреждении большего внимания важным документам и улучшения эффективности в исполнении документов.

На документах, которые подлежат контролю, помощник по контролю должен проставить штамп «Контроль». Помощник по контролю нужен для информирования о ходе исполнения документа лицу, которое контролирует исполнение данного документа во всем учреждении. Данные документы могут быть на определенный срок и на неопределенный. Если документ не был исполнен в срок, который ему был дан, то продлить может только руководитель учреждения, но не позднее двух дней до истечения срока исполнения.

Для более детального рассмотрения данной стадии надо построить модель (рисунок 2.9).

Рисунок 2.9- Контроль за сроками исполнения А6

Рисунки 2.7 -2.9 характеризуют функциональную модель документооборота «как должно быть» как сложную систему, которую надо конкретизировать и каждый шаг осуществлять последовательно.

Модель «как должно быть» должна существовать всегда и во всех сферах деятельности. Каждый руководитель, предприниматель и другие лица должны просчитывать каждый последующий шаг своей компании, фирмы, учреждения особенно это должна быть система документационного обеспечения.

Согласно проведенной работе, можно сделать вывод, что при внедрении нового шага в виде контроля за сроками исполнения документов изменяются условия выполнения операций. Данная функциональная модель позволяет определить должностные инструкции каждого сотрудника, сократить сроки исполнения документов. В любом учреждении должна состоять деятельность по контролю за сроками исполнения документов и в виде отчетов по каждому сотруднику. Данная деятельность нужна для характеристики каждого сотрудника, в какой срок исполняет документы, много ли раз ему подписывал начальник об увеличении срока исполнения, количество просроченных документов. Характеристика показывает соответствие работника замещаемой им должности, данный документ должен прикрепляться к документам, необходимым для прикрепления к отчетам в период аттестации.

План организационных мероприятий по внедрению предлагаемой системы документооборота

В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области трудовая деятельность документационного обеспечения осуществляется электронно, то есть в учреждении имеет место быть электронный документооборот.

В учреждении нет контроля за сроками исполнения документов. Для этого нужно ввести две должности. К таким относится должность помощника по контролю и лицо, контролирующее исполнение документов, в целом.

Контроль за сроками исполнения документов нужен для эффективности исполнения документов. Если будет осуществляться контроль, то будет и отчетность каждого сотрудника. В отчете будет содержаться следующая информация:

· кто является исполнителем документа;

· должность исполнителя документа;

· количество документов, которые подписал начальник Департамента об увеличении срока исполнения;

· количество просроченных документов;

· общее количество документов у исполнителя за определенный период времени (за месяц или за год).

Данный перечень показывает, справляется ли работник с данным объемом работы. Этот отчет прилагается к перечню выполненных поручений и подготовленных им проектам документов за аттестационный период.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: