Реквизиты управленческих документов

Лекция 2 Требования к оформлению документов

Реквизиты управленческих документов

Единые правила и требования к оформлению документов необходимы:
1. Для придания юридической силы документу.
2. Для качественного и оперативного оформления документов.
3. Для удобного и быстрого поиска документов.
Каждый документ имеет свои элементы, которые называются реквизитами:
-Постоянные (те, которые присутствуют в обязательном порядке на бланке документа)
-Переменные (те, которые наносятся на бланк, непосредственно, при подготовке конкретного вида документа.)
Реквизит 01 – государственный герб РФ. (1.вариант – многоцветный вариант на геральдическом щите, 2в – одноцветный вариант на геральдическом щите, 3в в одноцветный без геральдического щита)
Изготовление бланков с воспроизведением государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие на это разрешение.
02- Герб субъекта РФ.
помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами РФ.
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации)
04- Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятия и организаций (ОКПО – код вида деятельности) или общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ)
05 -Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами.
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа. Поставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
08- наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленных документах. Сокращенное наименование в скобках помешают ниже
09 – Справочные данные об организации.
включают в себя почтовый адрес номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. Порядок:
-название улицы, номер дома, номер квартиры,
-название населенного пункта (города, поселка и т.п.)
-название района
-название республики, края, области, автономного округа(области)
-почтовый индекс.
10 – Наименование вида документа. Составленного или изданного организацией, должно быть определенно уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов.
11 – дата документа является дата его подписания
12 -регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер дату документа
14 – место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации.
15 – адресат могут быть организации. Их структурные подразделения должностные или физические лица при адресованные документа организации или структурному подразделению их наименованию указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более 4х адресатов.
16 -гриф утверждения документа реквизит официального документа придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
17 резолюция надпись на документе сделанная должностным лицом и содержащей принятое им решения.
18 – заголовок к тексте. Заголовок располагается под реквизитами бланка печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк.
19 -отметка о контроле реквизит свидетельствует о постановке документа на контроль. Обозначают буквой К словом или штампом Контроль.
20 -текст документа. Информация зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
21 – Отметка о наличии приложения
22 -подпись реквизит документа продляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
23 -Гриф согласования документа. Реквизит официального документа выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа с его содержанием.
24 -визы согласования документа выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе -
28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку и дату
29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты * телефонограмма)
30 идентификатор электронной копии документа.
является отметка проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные установленные в организации.
Юридически значимые реквизиты:
Юридическое значение – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
-Наименование организации (должностного лица)
-Наименование вида документа
-дата документа
-регистрационный номер документа
-гриф утверждения
-подпись
-печать
-текст документа

Лекция№3
Организационно-распорядительные документы.

Устав -свод правил, регулир. деятельность орг-ий, общества и граждан, их взаимодействия с другими орг-ями и гражда-ми, права и обяз-тив определенной сфере госуд-ого управления, хоз-ой и ли иной деят-ти.

Реквизиты устава:

-Наименование организации (должностного лица)
-Наименование вида документа
-дата документа

-гриф мутверждения
-подпись
-печать

-место составления

Штатное расписание- закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд з/п

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается –руководителем предприятия. Изменение в штатное расписание. вносят приказом рук-ля предприятия.

Основаниемдляподготовкираспорядительногодок-тамб:

1. Необходимость исполнения законодательных или нормативно-правовых актов
2. Необходимость осуществления собственной орг-но-исполнит-ой деят0ти,связанной с выполнением функций и задач организации учреждения.

ф

Этапы подготовки распорядительных документов:

В условиях единоличного приятия решений порядок разработки распорядительных документов(приказов, распоряжений):

1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.
2. .Сбор и анализ необходимой информаци и по возникшей проблеме.
3. Подгтовка проекта распорядит-ого документа
4. Согласования текста док-та с заинтересованными управленческими структурами и должностными лицами
5. Оформление док-та в соответствии с действующими нормами и правилами

6.Подписание док-та

7.Доведение распорядительного док-та до исполнителей

Подготовкираспорядит-огодок-тавусловияхколлегиальногопринятияуправленческихрешенийсостоитиз:

1. Выявлениеидиагностикапроблемы;
2. Подготовкаматериаловкзаседаниюколлегиальногооргана;
3. Обсуждениепроблемыназаседанииколлегиальногооргана;
4. Принятиерешениясоформлениемпротоколазаседания;
5. Издание распорядит-ого док-та;
6. Доведениераспор.док-тадоисполнителя;

Подготовка и оформление приказов.

Приказ -широко применяемый в управлении правоввой распорядительный док-т,издеваемый на правах единоначалия рук-вом орг-ии,учреждения.

Назначение приказов:

1. Приказы по организационным вопросам
2. Приказы по основной деят-ти
3. Приказы по личному составу

Издание приказов по организационным вопросаим ее цель:

1. Создание,ликвидация и реорганизация предприятия;
2. Образование коллегиальных совещательных органов(советов, комиссий);
3. Утверждение организационной структуры упр-ия, штатного расписания и их корректировку.
4. Координация работы всех звеньев системы управления орг-ии;
5. Утверждение и введение в действие орг-но-методических док-ов(положений,уставов);

Цель издания приказов по основной произв.деят-ти:

1. Обеспечение и регулирование порядка финансирования деят-ти
2. Формирование и осущ-ия научно-технической политики
3. Обеспечение выпуска качественной продукции
4. Подведение итогов работы организации, оформление результатов, проверок
5. Решение вопросов, связанных со спецификой деят-ти

Приказы по личному составу орг имеют цель:

1. Обеспечение отбора приема наработу персонала
2. Создание условий обучения и служебно-профессионального продвиж-я персонала
3. Вслучае перевода на другую работу
4. Оформление командирование работников
5. Решение ряда соц-ых вопросов
6. Оформление поощрений раб-ков и наложение в зысканий
7. Увольнение раб-ков

Приказы по основнойдеят-ти оформляются на общем бланке)указываем вид док-та-приказ)орг-ии или на бланке приказа

Реквизиты приказа:

-Наименование организации (должностного лица)
-Наименование вида документа
-дата документа

-герб РФ

-Регистрационный номер док-та

-место составления док-та

18,20,21,22,23,23,27,28,30

Текст приказа состоит из двух частей:

1.констатирующей;

2.распорядительной;

В констатирующей части указ-ся основание для издания приказа(вцелях обеспеч. Безопастности…).

Распорядитльное слово(приказываю)

В р аспорядительной части-кому,что,в какие сроки сделать.

· Язык служебных документов

-это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемый в сфере делового общения для составления док-ов

· Точность и ясность обеспечивается тщательным подбором слов, использованием слов и терминов в традиционных для норм обще литературного языка значения, а также прямым порядком слов в предложениях

· Лаконичность

· Убедительность(наличие достоверной информации, веских аргументов, логика изложения, юридическая формулировка)

· Нейтральность тона(текст от третьего лица, например, банк не возражает, отсутствие эмоциональной окраски)

· Наличие устойчивых словосочетаний(уважаемый, прошупринятьксведениюит.д.)

Использованиеобщепринятых

Лекция № 4
Информационно справочные документы –
содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно правовых и распорядительных документов. К ним относятся:
- Акт,
-Протокол
-справка
-записка и т.п.
Они не содержат поручений не обязывают выполнять поручения.
Информация содержащая в этих документах может побуждать к действию или может быть принята к сведению.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления. От работника к руководителю подразделения. От руководителя подразделения к руководителю организации.
Докладная записка -документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имеющих место событий, фактах, явлений.
Докладная записка может быть внешней или внутренний.
Внешняя докладная записка представляется руководителю, вышестоящей организации, докладные записки составляются на общем бланке организации.
Внутренняя докладная записка представляется руководителю подразделения или организации, создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность.
Текст докладной записки состоит из других или трех смысловых частей.
1 часть – излагаются причины, факты или события послужившие поводом для ее написания.
2 часть – анализ сложившейся ситуации и анализ возможных вариантов решения
3 часть – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях.
Обязательные реквизитами докладной записки явл:
1. Наименование орг.
2. Наименование вида документа
3. Дата и регистрационный номер
4. адресат
5. Заголовок к тексту
6. Подпись
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Датой служебной записки явл дата ее составления и подписания.
объяснительная записка
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
2) сообщение должностного лица, поясняющее какой-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
1 – содержит факты, послужившие поводов к ее написанию
2 – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Предложение – разновидность докладной записки. Содержащая перечень конкретных предложений по определённому вопросу.
Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма предложения.
текст предложение содержит 2 части:
1. Обоснование
2 Заключение – перечень предложений.
Предложения составляются руководителями подразделений
Представление документ содержащий предложения о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определённых действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Текст предложения содержит следующее:
- ФИО
-дата рождения
-образование
-занимаемую должность
-наименование структурного подразделения
-стаж работы
-оценку служебной деятельности
- повышение проф. Уровня
-оценку политических, деловых и моральных качеств
-информацию об участии в общественной работе
-мотив назначения, перемещения или поощрения
-наименование должности на которую предлагается.
-структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переметить.
Заявление – документ содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу
Заявление подразделяются на 2 группы:
- по кадровым вопросам (о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об освобождения от должности)
-сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций отдельных должностных лиц и т.д.
Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса (прошу перевести, прошу проверить, состояние)
Заявления могут иметь приложения.
Заявления подписываются авторов и передается для принятия решения. Решения руководства вырежется резолюцией. Решение руководства выражается резолюцией.
Справка -
1. Документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справка, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки составляются для представления руководству.
Внешние оформляются на общем бланке организации.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос “о чем ” и может включать указание на период времени к которому относятся изложенные в справке сведений.
Текст справки, как правило состоит из двух частей:
в 1 излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления.
во 2 приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Внешние справки подписывается руководитель или его зам.
справки содержащую сведения финансового характера, кроме руководителя подписывает главный бухгалтер, кроме того, такие справки заверяются печатью.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:
-ФИО лица, которому она выдана
-указание в удостоверении каких сведений выдана
-для каких целей или в какую организацию выдана
-подпись и указание должности лица, выдавшего справку
-дату составления
-оттиск печати.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже)
Обязательные реквизитами справки явл:
1. Наименование орг.
2. Наименование вид документа (справка)
3. Дата и регистрационный номер
4. Место составления (для внешней справки)
5. Адресат.
6. Заголовок к тексту (для справки оформленной на формате А4)
7. Подпись
8. Оттиск печати (для справки, биографического и финансового характера)
8. Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.)
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.
Заключение – документ содержащий мнение, вывод учреждения комиссии специалиста по какому либо документу или вопросу.
заключения составляются на проекты положений постановлений инструкций на научные работы.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается С проектом согласны или по проекту замечаний нет.
Отзыв документ содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.
Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.
Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов составленный в целях распространения на них определённых норм или требований.
оформляется на общем бланке.
Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения или дата утверждения если он имеет этот реквизит.
Список – перечисления лиц или предметов в определённом порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим пояснительным документом к протоколам распорядительным документам отчетам справкам и т.д.
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.)
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае когда затрудним или невозможен иной способ обмена мнениями.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие:
-запрос
-подтверждение
-напоминание
-требование
-извещение
-просьба
-гарантия
-приглашение.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами.
письма составляются на специальных бланках
Текст письма состоит из одной двух частей вступления и заключения.
в письмах исп след формы изложения
- от первого лица множественного числа (просим направить)
-от первого лица ед. числа (считаю необходимым, прошу выделить)
- от третьего лица ед. числа (министерство не возражает.)
в практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату обычно используется либо обращение господа либо добавление к имени и отчеству упреждения уважаемых
датой письма явл дата его подписания.
обязательные реквизиты:
1. Наименование орг.
2. Справочные данные об орг
3. Код орг
4. ОГРН юр лица
5. ИНН/ кпп
6. Дата
7. Регистрационный номер
8. Ссылка на регистрационный номер и дату
9. Адресат
10. Заголовок к тексту
11. Подпись
12. Отметка об исполнителе
13. В сопроводительных письмах отметка о наличии предложений
14. В гарантийных письмах – оттиск печати.
Служебное письма это обобщённое название различных по содержанию документов выделяемых в связи особым способом.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: