Организация оперативного хранения документов.

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь причеткой классификации документов. Специальным классификационным справочником, распределяющим документы в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел –это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел–это многоцелевой документ. Организатор документов, классификатор документов исправочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме этого, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного хранения; (свыше 10 лет)

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована в качестве схемы для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры.

Виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.(ВУЗы, школы, больницы)

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации—это систематизированный перечень конкретных заголовковдел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел.

Номенклатура дел структурного подразделения:

- составляется работниками этого подразделения;

- согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;

- подписывается руководителем этого структурного подразделения;

- направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организациии состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел: