Основные принципы управления социальной работой: социальная диагностика, организованность процесса управления, обеспечение обратной связи.

3.1.1. Сущность понятия «организация»

Слово «организация» относится к числу наиболее часто употребляемых. Это объясняется омонимичностью его как термина. Оно употребляется, по меньшей мере, в трех значениях:

организация как система;
организация как состояние;
организация как процесс. Организации как системе присущи:

^ целостность — предполагается, что система представляет собой совокупность конкретных элементов с присущими только им свойствами и характером взаимосвязи. Таким образом, система выделяется из бесконечного многообразия объектов материального мира; ^ делимость — предполагается, что система допускает деление ее на подсистемы и элементы, которые, в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же исследуемая система входит в более широкую совокупность элементов, т. е. в систему более высокого уровня. Для организационных систем характерно наличие цели — одно и то же множество взаимосвязанных элементов представляет различные системы в зависимости от цели, по отношению к которой оно рассматривается. Так, например, станок является системой, предназначенной для выполнения определенных технологических операций. А для инженера-исследователя это — система, предназначенная для получения динамических или эксплуатационных характеристик. В за-

висимости от цели исследуются те или иные свойства элементов системы и их связи.

Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между ее элементами. Известны три типа связей:

^ функционально необходимые — посредством их формируются отношения, определенные для данной системы (например социально-экономической) отношения управления, подчиненности, социальные отношения и т. д.;

^ синергические (совместного действия) — при совместных действиях некоторых частей элементов системы они обеспечивают увеличение общего эффекта этих действий до величины, превышающей сумму эффектов от тех же частей, действующих независимо;

^ избыточные — лишние или противоречивые.

Когда идет речь о состоянии системы, то имеется в виду ее организованность, т. е. наличие определенного порядка или степень упорядоченности системы, в том числе в ее строении и функционировании.

Многие недостатки производственной деятельности объясняются организационными причинами. Поэтому повышение организованности на основе применения теории организации и ее законов — важный резерв повышения эффективности производственных систем.

Организация как процесс есть проявление общественной деятельности, возникшей на основе общественного разделения труда. Функциональным назначением организации в этом смысле является создание новых и качественное совершенствование созданных и функционирующих систем любого вида. Поэтому организовать — значит либо создать новую систему, либо улучшить состояние прежней в процессе ее функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями.

Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловливается ее объектом. Для производственной системы большое значение имеет организация производства, труда и управления.

Организация как процесс осуществляется людьми. Она оформилась в огромный по масштабам самостоятельный объект, поэтому выделилась также и особая группа профессиональных работников, называемых специалистами по организации производства, труда, управления. В своей практической деятельности они широко используют организационные методы, обеспечивающие реализуемость организационных воздействий. Применение мер организации как средства качественного совершенствования систем предполагает наличие общих организационных основ. Таковыми являются объективные законы организации.

Организация процесса управления, как и всякая организация вообще, предполагает распределение и закрепление работ по этапам, регламентирование и нормирование их последовательности и сроков, установление меры дисциплинарных взысканий, введение обязательных требований осуществления процесса управления.

Организация процесса управления — это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления. Иначе говоря, это целесообразное построение процесса управления во времени и пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социально-экономической системе с задачами повышения эффективности управления производством.

Организация процесса управления включает установление:

• необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и операций, а также возможной и необходимой в определенных условиях параллельности выполнения различных работ;

_• временных границ выполнения работ определенного вида и их группировку по факторам интенсификации управления;

_• четкого порядка поступления необходимой и достаточной информации для нормального и своевременного осуществления каждого из этапов процесса управления и всех его операций;

_• порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления;

_• процедур процесса управления как обязательных операций для определенного вида работ (операций согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и пр.

Обеспечение постоянной обратной связи с сотрудниками также помогает узнавать их мнение о топ-менеджменте, политике организации и оценивать степень разделения ими стратегических целей и задач компании. Осуществляется это путем непосредственных контактов топ-менеджмента с персоналом или методом анкетирования. При этом вопросы анкеты должны выявлять как положительные, так и отрицательные взгляды сотрудников на политику компании.

Кроме того, обратная связь - это мощный мотивирующий инструмент. Отсутствие или недостаток информации о результатах работы подчиненных часто становится причиной их раздражения и недовольства. Ведь каждый из них ожидает от руководителя оценки своей работы, которая показывает не только слабые или сильные стороны, но и, прежде всего, значимость его работы для компании.

Согласно западным исследованиям, организации, в которых успешно реализуются программы регулярной оценки работы менеджеров и обратной связи «руководитель - персонал», имеют более высокие показатели прибыли.

Итак, положительные результаты, которые дает применение обратной связи с подчиненными, очевидны. Во-первых, улучшаются взаимоотношения сотрудников и руководителей. Опасения, что обратная связь может вызвать негативную реакцию, оправданы только в тех случаях, когда для ее передачи выбирается неправильная форма или неподходящий момент - например, если сотрудник остро переживает свою неудачу или когда его критикуют на виду у коллег. Благодаря постоянно действующей системе обратной связи любое приглашение к начальству воспринимается не как «вызов на ковер», а как повод для конструктивного диалога.

Во-вторых, необходимость давать своим подчиненным обратную связь заставляет руководителя собирать больше информации о деятельности своего подразделения и глубже задумываться о результатах его работы. Часто менеджеры относят анализ работы подчиненных к задачам важным, но не очень срочным и как результат - откладывают его «до лучших времен». К сожалению, иногда «лучшие» времена оборачиваются худшими: подразделение не может выполнить важный проект или лучший сотрудник подает заявление об уходе.

Методы обратной связи можно разделить на позитивные и негативные. Позитивная обратная связь заключается в письменном или устном выражении благодарности, вознаграждениях, повышении по службе и так далее. Она основывается на регулярном контроле руководителем деятельности своих подчиненных. Целью контроля является не выявление недостатков, а объективная оценка работы. При этом обнаруженные ошибки не рассматриваются как провинность - руководитель вместе с подчиненным обсуждают, что и как нужно сделать для их устранения.

К негативной обратной связи относятся выговоры, вычеты из заработной платы, лишение премий, понижение по службе, увольнения. В данном случае контроль работы подчиненных направлен на выявление недостатков и руководитель не обсуждает с подчиненными способы их устранения, считая это их личной проблемой. Определяется лишь срок, в течение которого все должно быть приведено в норму.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: